Stedin met eConnect al sinds 2016 koploper e-facturatie via Peppol
Hoe het begon
Het is 2015 en netbeheerder Stedin verstuurt een groot deel van haar facturen op papier, maar merkt een veranderende klantvraag. Uit onderzoek blijkt dat de klanten van Stedin steeds meer en nadrukkelijker vragen om e-facturen in XML of UBL-vorm, oftewel e-facturatie. Door de samenwerking tussen Stedin en eConnect wordt hier sinds 2016 gehoor aan gegeven. In eerste instantie gaat het om een pilot van drie maanden. Inmiddels zijn we vijf jaar verder en bestaat het partnership uit samenwerken en innovatie.
Multichannel facturatie
Judith Combrink, Teamlead order-to-cash, is inmiddels vijf jaar werkzaam binnen Stedin. Zij is verantwoordelijk voor de keten van klantopdracht tot en met klantontvangst (order-to-cash) voor de volledige Stedin organisatie. Toen zij bij Stedin startte, werden facturen voornamelijk per post verstuurd. Inmiddels heeft Stedin, mede dankzij eConnect, de beschikking over een professionele facturatie invulling. De cijfers van Stedin laten zien dat er bij 31% van de maandelijks terugkerende facturen sprake is van elektronische verzending. Vier jaar geleden was dit nog een percentage van slechts 1%.
*Gebaseerd op ruim 45.000 facturen per maand
Hoe nu verder
Het streven van Stedin is om eind 2021 50% van de maandelijks terugkerende facturen als e-factuur te verzenden. Om dat te bereiken worden er dit jaar een aantal klantgroepen actief benaderd. Een voorbeeld zijn de (semi)overheden die hun factuur tot op heden digitaal ontvangen en nog niet proactief hebben aangegeven deze elektronisch te willen. De verplichting voor deze klantgroep om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken is er, het in praktijk daadwerkelijk doen is dan ook een logische vervolgstap.
Tips & trics
Ook starten met e-facturatie? Judith heeft een aantal ‘lessons learned’ en aanbevelingen voor je op een rijtje gezet:
Durf (impopulaire) keuzes te maken (intern)
Wees niet bang om impopulair te zijn. Zet door en besteed veel tijd aan uitleg. Leg het begrip e-facturatie uit en maak duidelijk dat de interne organisatie hiermee terrein wint op het gebied van slim, digitaal, snel en geautomatiseerd factureren.
Vraag scherpte van je serviceprovider
Bij de implementatie van e-facturatie is het goed om een serviceprovider in de arm te nemen met wie je daadwerkelijk een partnership aangaat. Wees kritisch en blijf kritisch gedurende de samenwerking en vraag de serviceprovider ook kritisch te zijn op jou.
Maak een gedegen projectaanpak
Formeer intern een projectteam waar ook de gebruikers voldoende in vertegenwoordigd zijn. Zodat er vanaf het eerste moment intern ‘medestanders’ voor het plan zijn. Dit is met name verderop in de implementatie praktisch.
Creëer draagvlak onder gebruikers
Hoe zorg je dat jouw nieuwe feature wordt omarmd door je eigen operatie en klant? Dit is volgens Judith een cruciale stap in het slagen van het implementatieproces. Neem hen dus ook volledig mee in dit proces en creëer draagvlak onder gebruikers.
Geduld is key
Stedin is een early adopter van e-facturatie via het Peppol-netwerk. De verplichting van e-facturen per 18 april 2019, voor de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties, heeft bij het implementatieproces deels geholpen. Als iets verplicht wordt, dan doet dit voor de intrinsieke motivatie vrij weinig. Geduld is een schone zaak en het is aan jou om uit te leggen waarom je voor e-facturatie kiest.
Benadruk het gemak van XML-facturatie (extern)
Onbekend maakt onbemind. Een factuur zelf uit de enveloppe halen, inscannen en overtypen geeft een vorm van controle. De eindklant moet bereid zijn om deze controle uit handen te geven. Benadruk dan ook de verscheidene gemaksvoordelen.
Gebruik gewone mensentaal (in- en extern)
Hou vast aan duidelijk taalgebruik, zowel onder medewerkers als klanten. Communiceer informatie die voor hen begrijpelijk is.
Zoek intern ambassadeurs
Om e-facturatie intern te laten leven is het belangrijk om, naast medewerkers in je projectteam, ook ambassadeurs te zoeken. Dit zijn vaak mensen die direct in contact staan met de klanten van jouw organisatie. Zij moeten het verhaal van e-facturatie begrijpen en kunnen uitleggen, bijvoorbeeld medewerkers van een klantcontactcentrum of accountmanagers. Besteed hier veel aandacht aan en help collega’s het verhaal van e-facturatie vertellen.
Houd de opbouw van de XML zo generiek mogelijk
Wees klantgericht maar niet klantgezwicht. Het is mooi dat je in de techniek van alles kunt aanpassen maar hou de opbouw van de XML-factuur zo generiek mogelijk, net zoals dit ook van toepassing is op papieren facturen.
Pas je boodschap op elke doelgroep aan
Wees helder over je boodschap en besef dat dit een proces is. Voor klanten en medewerkers is de onderbouwing ‘het is goedkoper’ vaak niet meteen een reden om aan de slag te gaan. Termen als ‘het maakt het werk makkelijker’ en ‘klantgemak verhogen’ werken beter.
Ben jij ook benieuwd wat eConnect voor jou zou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier, of bel direct 088-440 66 33