Selfbilling facturen

Onze supportafdeling krijgt zo nu en dan de vraag waarom een factuur met de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" niet te verwerken is als inkoopfactuur. Bij deze vermelding is er sprake van een selfbilling factuur. De vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" is conform de wettelijke eisen aan dit type facturen.

Selfbilling facturen zijn facturen die door de afnemer (klant), in plaats van de leverancier worden opgesteld. De klant stelt dus de factuur op, die de leverancier als verkoopfactuur in de administratie opneemt. Dit gebeurt meestal bij langdurige samenwerking tussen partijen waarbij vertrouwen essentieel is.

Een self-billing factuur is dus een verkoopfactuur, waarop nog weleens ‘inkoop’ of ‘inkoopfactuur’ wordt vermeld. Immers, de afnemer redeneert richting de leverancier: “u koopt bij mij in”. Het gevolg is soms dat de self-billing factuur in de stroom van inkoopfacturen terecht komt, waar deze - terecht - uitgefilterd wordt.

Een selfbilling factuur kan en hoort door de leverende partij als verkoopfactuur te worden verwerkt. Let er wel op dat niet ieder softwarepakket verkoopfacturen kan inlezen.

Meer over self billing

Waarom bestaat eigenlijk de constructie dat de afnemer de factuur opstelt voor de leverancier? Het antwoord is: efficiëntie.
Deze manier van werken bespaart tijd voor de leverancier, aangezien de afnemer de administratieve last op zich neemt. Een aanleiding om te kiezen voor deze constructie is als de afnemer nauwkeurige(re) informatie heeft over de transactie(s). Als de afnemer de factuur opstelt vermindert de kans op fouten.

Een praktijkvoorbeeld: Bij gemeenten kun je denken aan een schroothandelaar die bij een gemeente schroot heeft opgehaald, en weegt wat in welke categorie valt. Zo'n schroothandelaar kan een Selfbilling factuur aan de gemeente sturen voor het opgehaalde schroot - voor de afvoer waarvan de schroothandelaar betaald krijgt.

Er zijn belangrijke vereisten en verantwoordelijkheden verbonden aan selfbilling. De leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur en voor de correcte betaling van de BTW aan de belastingdienst. In Nederland moet de factuur voldoen aan alle wettelijke eisen en expliciet vermelden dat deze door de afnemer is uitgereikt. Als de leverancier het niet eens is met een door de afnemer opgestelde factuur, moet hij dit tijdig melden en zelf een correcte factuur uitreiken. Het is belangrijk dat deze regels door beide partijen goed worden nageleefd.