Provincie Noord-Brabant ontvangt meer dan 90% e-facturen via Peppol binnen 3 maanden
Een pionier, dat kun je de Provincie Noord-Brabant wel noemen. Per 1 februari 2021 werd e-facturatie verplicht gesteld voor inkomende facturen. In 2020 was slechts een handjevol inkomende facturen nog een e-factuur, dit jaar ligt dat aantal al boven de 90%. Een ongekend resultaat binnen een overheidsinstelling, dat nog niet eerder binnen Nederland is behaald! Hoe ze dat voor kregen? Eelke Blonk, Manager Stuurinformatie & Administratie en Dirk Booltink, Coördinator Administraties bij de Provincie Noord-Brabant leggen het uit.
Als in 2019 het kunnen ontvangen van e-facturen verplicht wordt gesteld voor overheden, maakt de Provincie Noord-Brabant hier een speerpunt van. De provincie gaat op zoek naar een oplossing die e-factureren mogelijk maakt met SAP. Via een aanbesteding komen ze bij eConnect terecht.
Inkomende facturen via SAP
Samen met partner Avelon regelt eConnect dat de e-facturen op de juiste plek terechtkomen binnen de provincie. E-facturen worden verstuurd via het beveiligde e-facturatienetwerk Peppol en zijn ook zichtbaar in het platform van eConnect. Via een workflow worden deze facturen automatisch inhoudelijk geverifieerd en goedgekeurd, dan wel afgekeurd. Worden de facturen goedgekeurd, dan worden ze via Avelon naar SAP gestuurd.
Een succesvolle proefperiode
De verplichtstelling vanuit de overheid bood de Provincie Noord-Brabant een mooie gelegenheid om te kijken hoe e-facturatie in de praktijk zou werken. “Toen het Rijk alle overheidsinstanties verplichtte om vanaf april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen, zag de provincie dit als een mooie kans. We hebben dat moment aangegrepen om te kijken hoe het proces van e-facturatie verloopt. We namen op dat moment dus ook nog facturen per post en e-mail in behandeling.”, vertelt Dirk Booltink. De proefperiode was een succes. Niet alleen intern waren de voordelen groot, ook leveranciers zagen hun facturen sneller betaald worden. Dirk legt uit: “Het grootste voordeel is dat facturen centraal binnenkomen en dat we ze snel kunnen afhandelen, omdat een deel al in het systeem staat. Een ander groot voordeel is de extra veiligheid. Een leverancier moet meerdere stappen doorlopen om te bewijzen dat hij is wie hij zegt dat hij is. We hoeven dus niet te twijfelen aan de authenticiteit van de afzender. Er komen dus geen spookfacturen meer binnen.”
Van proefperiode naar verplichting
Overal waren de voordelen merkbaar en ook de directie was enthousiast. Het besluit om per 1 februari 2021 e-facturatie te verplichten bij alle leveranciers was dan ook snel genomen. Waar in de proefperiode nog pdf-facturen en papieren facturen werden geaccepteerd, was dat per 1 februari vorig jaar niet meer het geval. Nog geen enkele andere overheidsinstelling had dat op deze manier gedaan, dus je kunt Provincie Noord-Brabant met recht een pionier noemen. Dat bracht in het begin ook onzekerheden met zich mee. “Ik verwachtte wel dat we wat obstakels zouden tegenkomen en niet iedere leverancier zou het er direct mee eens zijn. Maar hoe dan ook, we gingen er vol voor!", zegt Eelke. Dirk vult aan: “In het begin heb ik echt wel eens gedacht of we dit wel moesten doen. Maar ik was ook overtuigd van de vele voordelen, ook voor de leverancier.”
Interne communicatie
“Niet alleen wij hebben contact met de leverancier, ook andere afdelingen hebben te maken met diezelfde partij. Het was voor ons daarom ook belangrijk om hen bij deze overgang te betrekken en te instrueren, bijvoorbeeld door het organiseren van sessies met collega’s”, vertelt Dirk. “En gelukkig kwam er intern steeds meer begrip.", vult hij aan.
Eelke Blonk - Manager Stuurinformatie & Administratie
Dirk Booltink - Coördinator Administraties
Externe communicatie
Samen met eConnect werd een onboardingstraject gestart om zoveel mogelijk leveranciers te informeren, motiveren en uiteindelijk te activeren een e-factuur te sturen. “Alle leveranciers die ons in het halfjaar daarvoor een factuur hadden gestuurd, lieten we per e-mail weten dat we vanaf 1 februari 2021 alleen nog maar e-facturen wilden ontvangen.”, zegt Dirk. “Ook hebben we het laten opnemen in de algemene voorwaarden en in onze factuurvoorschriften. Niet iedere leverancier accepteerde dat meteen. Het was iets nieuws en er werd iets verplicht gesteld. Zeker in coronatijd viel dat niet altijd in goede aarde.", vult Eelke aan. “Maar we wilden absoluut geen escape-mogelijkheid en dus echt alleen e-facturen ontvangen. We hebben niet letterlijk gezegd: je pdf-factuur wordt niet in behandeling genomen, maar daar kwam het, op enkele uitzonderingen na, wel op neer.”, vertelt Eelke. “Als we het doen, dan willen we het ook goed doen!”, zegt Dirk vol overtuiging . De provincie nam niet alleen een verplichting op in de algemene voorwaarden, maar maakte in samenwerking met eConnect, ook een webpagina aan met duidelijke uitleg voor de leveranciers hoe zij konden overstappen op e-facturatie. “Deze pagina was echt ontzettend belangrijk in het proces. Hierop stond stap-voor-stap uitgelegd hoe leveranciers een e-factuur naar ons konden sturen.”, vertelt Eelke.
Geduldig en zorgvuldig
eConnect heeft een belangrijke rol gespeeld in het hele traject. Dirk licht toe: “De eenvoudige vragen werden direct telefonisch of per mail beantwoord. Voor complexere vragen werd een 1-op-1 meeting ingepland. Alles werd zorgvuldig en geduldig door eConnect uitgelegd en begeleid.” De leveranciers zijn op verschillende manier geïnformeerd en geïnstrueerd. Zo is er een handleiding geschreven en zijn er diverse instructiefilmpjes gemaakt, waarmee duidelijk werd uitgelegd hoe een e-factuur verstuurd kon worden. Als de leverancier al werkte met een softwarepakket, is gekeken naar hoe zij dit in hun eigen software konden regelen. Als ze die software niet hadden of slechts een paar facturen per jaar verstuurden, dan konden ze zich aanmelden op het eConnect-platform. Voor de medewerkers van de administratie is een FAQ gemaakt, zodat zij ook direct vragen van leveranciers konden beantwoorden over e-facturatie.
“Meer dan 90% hadden we nooit verwacht”
Al die inspanningen leverden een waanzinnig resultaat op. “Dat binnen een jaar na onze verplichtstelling meer dan 90% van onze leveranciers een e-factuur zou sturen, hadden we nooit verwacht! We dachten dat 70-80% realistisch zou zijn.”, vertelt Dirk enthousiast. “eConnect is hierbij een cruciaal onderdeel van het succes geweest!”, vult Eelke direct aan. “Waar voorheen onze betaaltermijn 22 dagen was, is deze nu nog maar 8!” Dat het in de praktijk nog wel eens anders gaat, zien ook Eelke en Dirk: “Wij hebben verschillende projecten, waarvan e-facturatie er één is. Het succes van e-facturatie hebben we behaald met een klein team en met één dag per week iemand van eConnect. We kennen ook verhalen van organisaties die met 20 mensen fulltime op e-facturatie zitten, maar waarbij het percentage veel lager ligt.”
De pioniersrol van Provincie Noord-Brabant
Provincie Noord-Brabant is een pionier op het gebied van e-facturatie. Dat blijkt ook uit de vragen die ze steeds vaker krijgen van andere decentrale overheden. “Steeds meer provincies en gemeenten weten ons te vinden. Ze willen weten welke stappen wij hebben genomen”, vertelt Dirk. “Zo zijn er overheden die nog helemaal niet bezig zijn met e-facturatie en bij de aanbesteding van een nieuw boekhoudpakket dit niet meenemen als eis. Ze denken: dat komt later wel. Terwijl wij denken: neem het gelijk mee. Over 5 jaar weten we niet beter en is iedereen aan het e-factureren.”
Hoe nu verder?
De provincie is nog niet klaar met het onboarden van leveranciers. Er is nog een groep leveranciers die hulp nodig hebben bij het versturen van e-facturen. Dat zijn vaak de lokale ondernemers, zoals de bakker of de slager om de hoek. “Achteraf gezien hadden we hen wat meer aandacht moeten geven. Voor grote bedrijven is het vaak een kwestie van een vinkje in hun boekhoudpakket, maar voor bijvoorbeeld een kleine bakker of horecaondernemer kan het lastiger zijn. Deze kleine bedrijven hebben meer hulp en begeleiding nodig.”, vertelt Dirk. eConnect gaat hier ook weer een belangrijke rol spelen om deze leveranciers te onboarden. “We zouden hier graag nog stappen in maken. Hoe kunnen we die kleine leveranciers beter helpen? Het is mijn ambitie om ervoor te zorgen dat het voor hen makkelijker wordt en dat zij de voordelen ervan zien. Maar dat het aan de andere kant ook voor ons aan de eisen voldoet.” Dirk kijkt tevreden terug op de overgang naar e-facturatie: “We zitten nog niet op 100%, maar we weten ook dat het niet voor alle leveranciers even makkelijk is. Ik ben trots dat wij als provincie op deze manier werken.”
Uitgaande facturen?
“We hebben afgelopen periode veel geïnvesteerd aan de kant van de crediteuren door hen te vragen een e-factuur te sturen. Op dit moment sturen we een e-factuur als hierom gevraagd wordt. Onze wens is om op korte termijn ook pro-actief e-facturen te versturen aan onze klanten”, legt Dirk uit.
“E-facturatie, ga het gewoon doen!”
Hebben Eelke en Dirk nog een tip voor andere organisaties die succesvol willen e-factureren? Eelke is kort en krachtig: “E-facturatie, ga het gewoon doen!”. Dirk: “En als je het doet, doe het dan goed! En vergeet ook niet je kleine leveranciers!”