PostNL start met e-factureren via Peppol
PostNL verstuurt jaarlijks een enorme hoeveelheid aan facturen. Per post, mail of via bijvoorbeeld Digipoort (voor het elektronisch uitwisselen van berichten met overheden). Anderhalf jaar geleden ontstond de behoefte om de stroom aan elektronische facturen nog beter te structureren. Biedt Peppol dé oplossing voor e-factureren? De NPa vroeg het aan Johan Heijda en Richard Scholten van PostNL.
Pilot
De vraag om e-facturen via Peppol te versturen kwam aanvankelijk vanuit een aantal Nederlandse gemeenten. Naar aanleiding daarvan is PostNL gaan uitzoeken hoe dat kon worden gerealiseerd. Johan vertelt: "We zijn gaan onderzoeken hoe we facturen kunnen uitwisselen via Peppol. Als eerste hebben we een verkenning gestart naar ‘verbindingspunten': wie kan ons aansluiten op het Peppol-netwerk?"
"Daaropvolgend is gekozen een pilot te starten in samenwerking met een (door de NPa) gecertificeerde serviceprovider. We zijn gestart met de groep klanten die bij ons informeerden of het mogelijk was om facturen via Peppol naar hen te sturen. Voor ieder van hen werd vanuit PostNL een factuur aangemaakt vanuit ons factureringssysteem. Vervolgens werden deze facturen via de serviceprovider naar de klant verzonden, die ook op Peppol is aangesloten via de eigen serviceprovider. Omdat het kleine aantallen zijn, is gekozen de facturen handmatig te versturen via de portal van de serviceprovider waarmee PostNL samenwerkt."
Toekomstbestendig
PostNL onderzocht ook andere wijzen van e-facturen versturen. Maar Peppol sprong eruit vanwege de gevestigde digitale infrastructuur. Richard geeft aan: "Bij de keuze voor een e-factureringsstandaard is het belangrijk dat deze toekomstbestendig is. Een aantal van onze klanten is al op Peppol aangesloten en ook de Rijksoverheid maakt gebruik van Peppol. Dat schept vertrouwen."
Samen met de serviceprovider wil PostNL op termijn ook andere grote klanten een e-factuur via Peppol sturen. Johan: "We willen het onze klanten en onszelf zo makkelijk mogelijk maken. Is een klant al aangesloten op Peppol, dan is dat uiteraard de eenvoudigste weg. Samen met onze serviceprovider hebben we al een 1e analyse gemaakt en vastgesteld dat een groot aantal van onze klanten facturen via Peppol kan ontvangen. Daarnaast is onze serviceprovider in staat om ook aansluitingen te maken met andere providers. Handig want dit voorkomt dat PostNL zelf met deze partijen een connectie moet maken."
Vervolgstap
Richard: "In onze pilot is vooral onderzocht wat de mogelijkheden van verzenden via Peppol zijn. En of de infrastructuur werkbaar is voor PostNL. We gaan nu kleine groepen klanten toevoegen om via Peppol e-facturen naar toe te sturen. Dit doen we niet meer via de portal maar via een rechtstreekse connectie vanuit ons eigen facturatiesysteem naar de serviceprovider."
"Deze route wordt op dit moment technisch ontwikkeld. Daarnaast wordt er ook intern bekeken wat er, naast het verzenden van facturen, nog meer mogelijk is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een hogere factuurfrequentie. De NPa zou, als onafhankelijk toezichthouder, ook een rol kunnen spelen. Door meer bedrijven in Nederland, maar ook daarbuiten (via het internationale OpenPeppol), te stimuleren om zich aan te sluiten."
Tips
Ook aansluiten op Peppol? Johan en Richard hebben nog enkele tips om mee te starten:
- Denk goed uit hoe het proces eruit moet zien.
- Maak vervolgens de juiste keuzes, kijk uiteraard goed naar compliance.
- Regel de technische zaken samen met de door jouw gekozen Peppol serviceprovider.
- Overleg het goed met je eigen klanten en rol vervolgens beheerst uit met hen.
- Vergeet ook niet straks het klantcontact goed te regelen, zodat klanten met vragen snel en goed geholpen kunnen worden.
eConnect is als serviceprovider samen met PostNL deze pilot gestart. PostNL vormt in Nederland één van de grote verzenders.