Polen introduceert verplichte e-facturatie: wat betekent dit voor uw organisatie?

Vanaf 1 februari 2026 wordt e-facturatie verplicht in Polen. Dit is een belangrijke verandering die gevolgen heeft voor alle bedrijven die zakendoen met Poolse partijen. In deze blog leggen we uit wat er verandert en hoe wij u kunnen helpen om tijdig klaar te zijn.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht?

De invoering van KSeF verloopt gefaseerd:

• 1 februari 2026 – grote bedrijven met een omzet boven 200 miljoen PLN
• 1 april 2026 – alle andere btw-betalers, inclusief het MKB
• 1 januari 2027 – kleine bedrijven (met een maandomzet vanaf 10.000 PLN)

Het KSeF-systeem: anders dan Peppol

In tegenstelling tot landen die Peppol gebruiken, kiest Polen voor een centraal overheidsplatform: KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dit systeem werkt fundamenteel anders dan wat u gewend bent.

Wat is het verschil?

Bij Peppol verstuurt u facturen rechtstreeks naar uw klant via het netwerk. In Polen moet elke uitgaande factuur eerst worden goedgekeurd door de overheid voordat deze geldig is. Dit wordt het ‘pre-clearance model’ genoemd. Pas na goedkeuring door KSeF krijgt uw factuur een officieel KSeF-nummer en wordt deze als echte factuur beschouwd.

Concreet betekent dit:

• Een Poolse organisatie verstuurt de factuur naar het KSeF-platform
• Het systeem controleert of de factuur aan alle vereisten voldoet
• Na goedkeuring ontvangt de organisatie een bevestiging (UPO) met het officiële KSeF-nummer
• De ontvanger kan de factuur vervolgens ophalen uit het KSeF-portaal

Wie valt onder deze verplichting?

KSeF is vooral gericht op uitgaande facturen. Alle Poolse btw-plichtigen met een NIP-nummer (het Poolse btw-nummer) moeten hun facturen via KSeF versturen.

Dit betekent:

Heeft u een organisatie met een Poolse NIP-nummer? Dan moeten vanaf nu alle uitgaande facturen via KSeF worden verstuurd. Als de ontvanger ook een Poolse organisatie is met een NIP-nummer, kan deze de facturen ophalen uit het KSeF-platform.

Heeft u Poolse leveranciers die facturen naar u sturen, maar heeft u zelf geen vestiging in Polen? Dan moet de leverancier de factuur alsnog via KSeF uitsturen. Gebeurt dit op een andere afgesproken manier, dan moet de leverancier twee facturen sturen: één naar KSeF en één naar u. Verstuurt uw organisatie facturen naar Poolse bedrijven, maar bent u zelf niet belastingplichtig in Polen? Dan heeft het systeem geen impact op u.

Het Poolse factuurformaat: FA(3)

Polen gebruikt een eigen XML-factuurformaat, FA(3), dat verschilt van de internationale UBL/Peppol-standaard. Het formaat is volledig in het Pools opgesteld en kent specifieke velden en structuren. Belangrijke kenmerken van FA(3):

• XML-gebaseerd, maar niet compatibel met UBL Poolstalig
• Bijlagen zijn beperkt mogelijk: alleen XML-bijlagen, toestemming van de KSeF autoriteit (dus geen PDF-facturen)
• Elke factuur moet voorzien zijn van een QR-code voor verificatie

Online en offline factureren

KSeF biedt verschillende manieren om facturen te versturen, met oog op situaties waarin het platform niet bereikbaar is:

Online (standaard)

Uw factuur wordt direct naar KSeF gestuurd en gevalideerd. Na goedkeuring krijgt deze een KSeF-nummer en is de factuur officieel geldig.

Offline

Bij een storing of zonder internetverbinding kunt u facturen offline uitsturen. Deze moeten binnen 24 uur (of bij storing binnen 7 werkdagen) alsnog bij KSeF worden ingediend. Offline facturen hebben twee QR-codes: één voor de factuurgegevens en één voor verificatie van de uitgever. Factureren naar het buitenland Een belangrijk aandachtspunt: factureert u naar buitenlandse partijen zonder toegang tot KSeF? Dan moet de factuur op twee manieren worden verstuurd:

• Via KSeF (voor registratie bij de Poolse overheid)
• Via de gebruikelijke methode, zoals Peppol of e-mail

Hoe wij u ondersteunen

Als specialist in e-facturatie breiden wij onze dienstverlening uit om u ook voor Polen te ondersteunen. Valt uw organisatie onder één van de genoemde scenario’s waarin u moet versturen en ontvangen via KSeF, dan kunnen wij aan de slag zodra u ons heeft gemachtigd in het KSeF-platform. Waar u gewend bent om via onze API-facturen via Peppol te versturen en ontvangen, zorgen wij nu dat hetzelfde mogelijk is voor het Poolse KSeF-systeem.

Wat gaan wij voor u regelen?

• Automatische conversie van uw factuurgegevens naar het FA(3)-formaat
• Afhandeling van de communicatie met het KSeF-platform, inclusief authenticatie
• Verwerking van goedkeuringen en het verkrijgen van KSeF-nummers
• Ontvangst van facturen uit het KSeF-portaal (+ transformatie naar standaard e-factuur indien gewenst)
• Generatie van verplichte QR-codes
• Ondersteuning van zowel online als offline modi U blijft gewoon onze vertrouwde API gebruiken; wij verzorgen de complexe technische integratie op de achtergrond.

Wanneer moet u zich voorbereiden?

De verplichting gaat over vier maanden in. Vanaf november stelt KSeF test-API’s beschikbaar, waarna wij de volledige flow kunnen testen. In de daaropvolgende maanden zullen organisaties worden onboard.

Voor nu is het verstandig om:

In kaart te brengen of uw organisatie(s) onder de Poolse KSeF-wetgeving valt. Vraag ook bij uw leveranciers of zij de factuur uit KSeF willen ophalen of liever via een andere methode ontvangen. Een digitale opslagplek te creëren voor het opslaan van UPO-berichten en de bijbehorende KSeF-nummers. Uw processen waar nodig aan te passen. Na machtiging blijft het proces grotendeels hetzelfde, maar wellicht wilt u zelf de FA(3)-factuur genereren en verwerken.

Vragen?

Heeft u vragen over hoe dit uw organisatie raakt of wanneer u moet overstappen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag om tijdig klaar te zijn voor de verplichte e-facturatie in Polen.