Omgaan met vertrouwelijke data van vermogende klanten - Family Office Commenda vertelt
Veiligheid en vertrouwelijkheid zijn voor Frederik Redelé, oprichter van family office Commenda, pijlers van de bedrijfsvoering. Mede daarom koos hij vijf jaar geleden voor eConnect. “eConnect heeft het prima voor elkaar. De veiligheid is op orde, maar er is ook voldoende ruimte voor innovatie”.
Commenda is een family office, dat vermogende families ondersteunt en adviseert bij het organiseren en structuren van hun vermogen. Een deskundig klankbord, dat adviseert over vermogensbeheer en financiële en administratieve diensten biedt aan particulieren, hun gezin en onderneming.
Privacy, integriteit & veiligheid
Discretie vormt de basis voor het werk in deze sector, waar klanten hechten aan hun privacy. Op het gebied van databeveiliging heeft Commenda dan ook de hoogst mogelijke certificering. Controles door externe experts zorgen ervoor dat voortdurend voldaan blijft worden aan de allerhoogste veiligheidseisen. Samenwerkingspartners worden dan ook met zorgvuldigheid geselecteerd. eConnect is in het bezit van een ISO27001 (informatiebeveiliging) & NEN7510 (informatiebeveiliging in de zorg) certificaat.
Wat is een family office?
Een family office ondersteunt vermogende particulieren of families bij het realiseren van financiële doelstellingen of wensen. Er zijn twee soorten family offices:
- Single family office (SFO): richt zich op vermogensbeheer binnen één familie
- Multi-family office (MFO): richt zich op vermogensbeheer van meerdere families
“Die NEN7510 certificering laat zien dat het bij eConnect het goed zit qua privacy. Wij zijn scherp op het beveiligingsniveau van alle leveranciers waarmee we werken. Bovendien is eConnect preferred partner van AFAS, de financiële software waar we mee werken.”, licht Frederik toe. eConnect heeft als enige factuurverwerker een communicatieprofiel in AFAS Software waarmee de facturen in AFAS binnengehaald worden. Dit communicatieprofiel zit op hetzelfde veiligheidsniveau als de communicatie met de Belastingdienst.
“Compliance is een state-of-mind”
Niet alleen externe partners worden streng gecontroleerd, ook eigen medewerkers worden uitgebreid gescreend voor ze bij Commenda starten. Via een screening van DSI (een onafhankelijke stichting die de integriteit en deskundigheid binnen de financiële sector bewaakt) worden onder andere referenties nagetrokken en diploma’s gecontroleerd. “Integriteit is voor ons ontzettend belangrijk. Commenda is ook wettelijk verplicht om een compliance officer te hebben. Die bewaakt binnen de organisatie of alles volgens de juiste procedures verloopt. Compliance vind je terug in onze hele organisatie, bij alle afdelingen, bij alle medewerkers. Het is een state-of-mind.”, licht Frederik toe.
Ideeën over veiligheid
Aan ambities is bij Commenda geen gebrek. Frederik staat nooit stil, ook niet als het om beveiliging gaat. Zo is hij bezig om samen met IT-partner PQR een eigen beveiligingscertificaat op te stellen. Ook is hij druk bezig om het financiële systeem AFAS te koppelen aan Microsoft Teams, zodat bijlagen nog veiliger met klanten gedeeld kunnen worden. Als eerste family office maakte Commenda gebruik van werken in de cloud, waardoor thuiswerken tijdens corona geen enkel probleem vormde. En al langere tijd maken ze gebruik van PowerBI dashboards. “Concurrenten beginnen daar nu pas mee. Door bronnen te combineren krijg je echt krachtige data en geïntegreerde rapportages. Onze innovatieve technologie vormt het geheim achter de geavanceerde rapportages. Onze klanten krijgen één overkoepelende rapportage. Die biedt een volledig overzicht van alle bezittingen: vermogensbestanddelen in binnen- en buitenland, genoteerd en niet-genoteerd, vastgoed, private equity, privécollecties, etcetera. Eenduidig, compleet en overzichtelijk”, vertelt Frederik enthousiast.
Verbod op trustkantoren?
De laatste tijd is er het nodige te doen rond trustdiensten. Zo zinspeelde demissionair minister van Financiën Hoekstra onlangs op een verbod op trustdiensten. In 2004 is de Wtt (Wet toezicht trustkantoren) in het leven geroepen om misbruik van trustdiensten tegen te gaan. Sindsdien komen uitwassen nauwelijks meer voor en Commenda juicht het strenge toezicht vanuit De Nederlandsche Bank juist toe. In een algeheel verbod op trustdiensten ziet Frederik geen heil: “Dat is alsof je snelwegen gaat sluiten, omdat er drie auto’s te hard rijden, terwijl iedereen weet dat mobiliteit noodzakelijk is en zich fatsoenlijk gedraagt.”.
Boekhouden met AFAS
Alle transacties worden geregistreerd in het financiële systeem AFAS, waarmee ook de klanten van Commenda werken. Zij sturen een factuur in of scannen een bon via de Scan & Herken-functie van eConnect en deze komt direct op de juiste wijze in de administratie terecht. Vorig jaar kwam Commenda met de wens dat ook hun particuliere klanten gebruik konden maken van het eConnect-platform. Normaalgesproken is er een KVK-nummer nodig voor registratie op het platform. “eConnect heeft dit waanzinnig goed opgelost, door voor onze klanten de mogelijkheid te bieden tot herkenning op basis van IBAN. Simpel en effectief”, vertelt Frederik enthousiast. Zijn ervaringen met AFAS en eConnect zijn uitstekend: “Ik heb jullie nooit aan de telefoon. Dat is een goed teken!”.
“Doe wat je leuk vindt!”
Frederik heeft na 13 jaar nog steeds veel plezier in zijn werk en dat komt mede omdat hij doet wat hij echt leuk vindt. Duurzaamheid speelt hierin een steeds belangrijkere rol. Commenda stimuleert klanten om bij hun investeringen ook het milieu en de maatschappij beter te maken. “Het gaat om rendement, maar ook om het helpen van mensen.” Denk hierbij aan projecten als het creëren van een waterbassin in Australië, het planten van bomen in Spanje en verschillende sociale projecten. “Doe wat je leuk vindt, doe het net even anders en slimmer en doe het met impact!”
Trustkantoren – hoe zit het precies?
Een trustkantoor verleent trustdiensten. Een family office dat trustdiensten levert kan aangemerkt worden als trustkantoor. In de Wet Toezicht Trustkantoren 2018 (Wtt 2018) worden vijf verschillende vormen van dienstverlening als trustdienst genoemd:
- Het zijn van bestuurder / vennoot van een rechtspersoon / vennootschap
- Het ter beschikking stellen van het adres of het postadres aan een doelvennootschap en het verlenen van ‘bijkomende werkzaamheden’, zoals het voeren van administratie of het verzorgen van belastingaangiften (domicilie plus)
- Het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen
- Het optreden als trustee
- Het aanbieden van een doorstroomvennootschap
Trustkantoren die in Nederland actief willen zijn, hebben een vergunning nodig van De Nederlandse Bank en dienen aan strenge eisen te voldoen, waaronder het opstellen en uitvoeren van een integriteitsrisicobeleid. (Bron: dnb.nl)