KPN wil e-facturen via Peppol de norm maken voor zakelijke klanten
Per jaar verstuurt KPN zo'n 5 miljoen facturen aan zijn zakelijke klanten. Dat zijn nu nog vrijwel allemaal pdf's, maar Hans Hodes heeft als product-owner billing zakelijke markt de ambitie om over te stappen op e-factureren via Peppol. "Het is veiliger, geeft minder kans op fouten en je bespaart tijd en geld", aldus Hodes.
Hodes is bij KPN verantwoordelijk voor hoe de uitgaande facturenstroom aan zakelijke klanten is ingericht. Hij gaat over de spelregels voor de afhandeling van die facturen. "E-factureren begon bij ons halverwege de jaren negentig met de grote supermarkten. Die eisten van ons dat wij aan hen e-facturen stuurden", vertelt Hodes. "Dit was toen nog vrij ingewikkeld en alleen grote bedrijven kregen het echt van de grond. Het was gebaseerd op Electronic Data Interchange (EDI) dat ook voor orders en orderbevestigingen werd gebruikt. Wij zelf gebruikten het nauwelijks. Wat we nu zien is dat Peppol e-factureren toegankelijk maakt voor alle bedrijven. Bij KPN willen we daarom naar een situatie waarin e-factureren de norm is. Om te beginnen voor al onze mkb-klanten en de large corporates. Over een jaar of twee willen we zover zijn."
Overgang naar e-factureren
"Op dit moment is zo'n 3 procent van de zakelijke klanten van KPN bereikbaar via Peppol, dat hebben we onlangs gemeten", aldus Hodes. "Die klanten kunnen we een e-factuur gaan sturen. We zitten dus echt aan het begin, maar ik verwacht dat dit heel snel verandert. Vanaf mei 2021 hebben wij voor onze klanten een wijzigingsproces ingericht waarmee zij kunnen overstappen op e-factureren. In de tweede helft van het jaar kunnen die klanten e-factureren ook zelf aan- of uitzetten via de KPN-website, is de planning."
Minder overhead
"Wij willen dat onze klanten zo min mogelijk administratieve overhead hebben van alles wat met facturen te maken heeft. Door handmatige factuurverwerking te verminderen en door automatisering hebben zij meer tijd voor de activiteiten waarmee ze hun geld verdienen. De gedachte is dat we onze klanten ontzorgen met e-factureren via Peppol, omdat het veiliger is, minder kans geeft op fouten en dus minder rework. Je bespaart als leverancier en klant gewoon tijd en geld met e-factureren. Daarom willen we daarnaartoe", aldus Hodes.
Goede afspraken nodig
E-factureren gaat in een keer goed en heel snel, mits je goede afspraken maakt. Bij grotere bedrijven is het PO-nummer (Purchase Order Number, red.) daarbij de essentiële schakel, vertelt Hodes. Het vormt de administratieve link tussen een contract en de levering van goederen of diensten. "De functie van het PO-nummer ontbreekt nog iets te vaak in de discussies over e-factureren. Het is een hele belangrijke schakel die om goede afspraken en communicatie vraagt", vindt Hodes.
Dat laatste geldt ook voor het factureringsproces als geheel. Hodes: "Voor succesvol e-factureren is het belangrijk dat de verzender en ontvanger hun proces gezamenlijk goed inregelen. Dat gebeurt nog niet altijd. Misschien is de aanloop langer als je meer tijd neemt voor afstemming, maar dit geeft dan wel minder tot geen operationele problemen daarna. KPN en Rijkswaterstaat zijn op die manier bijvoorbeeld in maart 2021 succesvol overgestapt op e-factureren, na een grondige voorbereiding."
Statusberichten wenselijk
"Statusberichten kunnen veel extra voordeel opleveren bij de verwerking van e-facturen", vertelt Hodes. "Ze zijn technisch al mogelijk, maar nog niet bij KPN geïmplementeerd. Ik geef een voorbeeld van hoe het in de praktijk zou werken: als je via Peppol een factuur verstuurt, krijg je kort na de verzending een terugmelding van de ontvanger en weet je of je factuur wel of niet is geaccepteerd in hun systeem. Dat geeft je de mogelijkheid om als er iets niet in orde is, op dag twee of drie actie te ondernemen in plaats van op dag 31 of 61. Dat zie ik als een groot bijkomend voordeel", aldus Hodes. "Daarmee is grote operationele winst te behalen."
Beginnen met e-factureren
Voor bedrijven die willen starten met e-factureren zijn er twee cruciale schakels: financiële software die ervoor geschikt is en toegang tot Peppol. Hodes: "Als je een pakket hebt dat geschikt is voor e-factureren, heb je daarnaast toegang tot Peppol nodig. Bij sommige pakketten is dat ingebouwd, maar soms ook niet. In dat geval kan je werken met een aparte Peppol-access provider. Die staan op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit. Dat geeft je de vrijheid er een aantal te spreken en je keuze te maken."
E-factureren stimuleren
Leveranciers van financiële software zouden e-factureren veel meer kunnen stimuleren, denkt Hodes. "Ik vind dat leveranciers van financiële pakketten nog onvoldoende benadrukken dat zij e-factureren via Peppol ondersteunen voor in- en uitgaande facturen. Vraag tien folders op van willekeurige pakketleveranciers en ik denk dat je in de eerste pagina's niets over e-facturatie tegenkomt. Ook op hun websites staat het niet pontificaal vermeld. Wat mij betreft ligt de sleutel van het succes van e-factureren in een goede samenwerking met de leveranciers van financiële software."
Open standaarden
Peppol is een netwerk dat gebruikmaakt van open standaarden en KPN zet daar echt op in. Hodes zegt: "We maken bijvoorbeeld geen speciale connecties met bedrijven als Ariba, Tungsten of Coupa. Die verwerken facturen via besloten netwerken die ongeschikt zijn voor Peppol-facturen. Bij Peppol zeg je: we hebben een open netwerk met verschillende aanbieders en daarmee kan je de hele wereld bereiken, net als via e-mail of telefoon. Dat is wat Peppol doet voor facturen en in de toekomst ook voor orders, dat heeft onze voorkeur."
Bron: NMBF