Kenter verviervoudigt e-facturatie door energie e-factuur en eConnect
Kenter is partner in energievoorzieningen, meetdiensten en laadoplossingen voor ruim 30.000 bedrijven en organisaties. Ze bestaan sinds 2016 en zijn gegroeid van 90 naar 360 medewerkers. Een knappe prestatie in een verzadigde markt. Het aantal e-facturatie klanten is in de afgelopen 5 maanden verviervoudigd. Hoe ze dit voor elkaar krijgen?
Bernard Meijer / Product Specialist en Kelly Vercauteren / Senior Facturatie en Debiteurenbeheer vertellen je meer over de aanleiding om met e-facturatie te starten, het proces rondom de implementatie van de energie e-factuur en de op maat oplossing van eConnect die op innovatieve wijze een groot deel van de verwerking van de ruim 4.000 facturen per week ondersteunt. “Om goed te kunnen begrijpen waar al deze ontwikkelingen uit voort komen, is het belangrijk om te weten hoe het ooit begon.” aldus Bernard Meijer die vanaf het begin bij Kenter werkzaam is.
Kenter als organisatie
Bernard Meijer / Product Specialist bij Kenter
Kenter is in 2016 ontstaan vanuit Liander, waarbij het zich als meetbedrijf richtte op het verbruik van gas, water en warmte in de grootzakelijke markt. Al vrij snel kwam daar het onderdeel energievoorzieningen bij, dat zich richtte op de verhuur, het beheer en het onderhoud van middenspanningsinstallaties. Denk hierbij aan kabels, leidingen en transformatoren. Daarnaast Kenter specialist op het gebied van laadoplossingen voor elektrisch vervoer. De specialisaties sluiten goed op elkaar aan. Enerzijds is altijd inzicht in het energieverbruik wat bedrijven helpt bij kostenbewust en duurzame inzet van energie. Anderzijds zorgt het voor borging, aangezien je als bedrijf kan rekenen op een betrouwbare energievoorziening en altijd aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.
De markt
Het meetbedrijf bevindt zich in een in een verzadigde markt. Met een totaal van ongeveer 110.000 metingen binnen deze markt, onderscheidt Kenter zich hierin door het aanbieden van kennis- en expertisediensten.
Het onderdeel energievoorzieningen van Kenter zit echter in een groeimarkt. “Er is een tekort aan olie, gas en steenkolen. Het is vervuilend en mensen willen dit niet meer. Groene energie met zonneparken en windmolens, dat is de vraag die nu speelt. Dit heeft veel impact op de stroomvoorziening en energietransacties waar we ons dan ook volop op richten.” verduidelijkt Bernard. “Een ander voorbeelden is elektrisch vervoer waar we sinds een jaar ook de afdeling laadpalen voor hebben opgericht.”
Eerste energie e-factuur via Peppol verstuurd
“In 2018, ruim 3 jaar geleden werd ik intern benaderd door mijn Salescollega’s. Zij hoorden van overheidsklanten dat wij verplicht e-facturen aan zouden moeten gaan leveren. Dit was een voorwaarde van toekomstige samenwerkingen en werd ondersteund door opname in de aanbestedingswet.” vertelt Bernard. “Dat we hier iets mee wilden en moesten was duidelijk. Maar wat verwachtten onze klanten precies? Waar moest het aan voldoen? We hebben informatie gezocht, want hoe pakken we dit aan? Je hebt een e-factuur, maar in onze branche speelde ook de ontwikkeling van de energie e-factuur. We hebben deelgenomen aan een TNO meeting over deze energie e-factuur en samen met onze ontwikkelaar hebben wij zelf een UBL/XML met energie e-extensies gemaakt op basis van SAP B1. Dit hebben we getest met klanten en toen bleek dat zij dit via het Peppol netwerk aangeleverd wilden krijgen. We hadden dus een service provider nodig. Begin 2019 hebben we gekozen voor eConnect als service provider en in april dat jaar was onze eerst uitgaande energie e-factuur via Peppol al een feit!”
Welke marktpartijen zijn er binnen de energiebranche?
In de energiemarkt zijn verschillende partijen actief. Die vervullen elk een eigen functie binnen de markt.
- Netbeheerder De netbeheerder beheert het energienetwerk. Zij leggen kabels en leidingen aan en zorgen voor het transport van elektriciteit en gas.
- Energieleverancier Een energieleverancier levert en/of koopt de energie die je gebruikt en/of produceert.
- Meetbedrijf De energie die je gebruikt moet gemeten worden, zodat de leverancier het verbruik kan factureren. Bij een grootverbruik aansluiting, bijvoorbeeld bij een capaciteit van meer dan 40 kubieke meter per uur, is bij wet bepaald dat het meten door een onafhankelijke derde partij gebeurt: een meetbedrijf.
- Middenspanningsinstallateur Ben je een grootverbruiker en heb je een aansluiting boven de 160kVA (250A)? Dan ben je ook verantwoordelijk voor het transformeren van de stroom naar de juiste spanning. Hier helpt een middenspanningsinstallateur je bij.
Kenter is binnen de energiemarkt erkend meetbedrijf voor grootverbruik en installateur van middenspanningsinstallaties.
Energie e-factuur in het kort
De energie e-factuur is dé standaard voor elektronische facturen van partijen in de energiesector. Deze standaard houdt rekening met energie-specifieke kenmerken, bijvoorbeeld een EAN code. De standaard energie e-factuur is ontwikkeld vóór en dóór de energiebranche en is een XML-bestand opgemaakt in UBL, een landelijke standaard voor elektronische bedrijfsvoering.
Een energie e-factuur is zo opgebouwd dat deze gemakkelijk in te lezen is in de financiële software. Hierdoor behoort het handmatig verwerken van de factuur tot het verleden en zorgt het voor gemak, snelheid en kostenbesparing. Door de gekozen standaard is de verwerking van verschillende energieleveranciers, netbeheerders of meetbedrijven hetzelfde. Ze hebben immers hetzelfde factuurformaat.
Van SAP B1 naar AFAS
Kelly Vercauteren / Senior Facturatie- en Debiteurenbeheer bij Kenter
Kelly Vercauteren / Senior Facturatie- en Debiteurenbeheer bij Kenter: “In de loop van 2019 wordt duidelijk dat we meer met eConnect zullen gaan doen.” vertelt Bernard. “AFAS is namelijk het pakket waar we mee zullen blijven werken en wat SAP B1 en FIA op termijn zal vervangen. eConnect is geïntegreerd in AFAS, het werkt naar tevredenheid, zij hebben kennis van zaken en zijn daardoor een voor de hand liggende keuze.”
Begin 2020 stond de optimalisatie van e-facturatie naar klanten op de agenda. Het doel was meer klanten over te halen om e-facturatie te gebruiken in plaats van pdf/e-mail of post. Daarnaast werden de scenario’s met betrekking tot e-facturatie en energie extensie getest.
“AFAS ondersteunt e-facturatie, maar zonder energie extensie. In tegenstelling tot de UBL factuur met energie extensie die we eerst zelf hadden gemaakt, hebben we besloten om dit nu extern door eConnect aan te laten leveren, zij zijn specialist. Deze maatwerksoftware hebben we na een succesvolle testperiode in december 2020 geïmplementeerd. Dit alles verliep heel soepel.”, aldus Bernard.
Verrijking energie extensie
Wat er nu technisch gezien precies gebeurt is dat de UBL via de Procurement Service Bus (PSB) van eConnect verrijkt wordt met de meetgegevens die in de AFAS connector zitten. De factuurregels worden uitgebreid met een EAN-nummer (European Article Numbering), waardoor de meetlocatie te herleiden is en dit in de energie extensie wordt opgenomen.
Het grote voordeel volgens Bernard is dat de factuur gewoon vanuit AFAS wordt verstuurd, dus niemand merkt iets van deze verrijking. Het gaat automatisch, snel en resulteert in een valide efactuur mét energie extensie. En mocht er op welke reden dan ook ooit een verandering komen in de financiële software? Dan blijft het verrijken van de energie extensies werkend.
Johan Schaeffer - Product Owner eConnect: “Kenter stuurt een normale e-factuur op basis van de standaard functionaliteit vanuit hun ERP, dit proces blijft ongewijzigd. Echter, voordat de factuur werkelijk wordt verzonden houden we hem nog even tegen om wat extra gegevens aan te vullen. In dit geval halen we aanvullende gegevens op en wordt hiermee de energie extensie gemaakt en in de e-factuur gestopt.”
Uitgaande en inkomende factuurstromen
Per mei 2021 zal niet alleen de facturatie (Uitgaand), maar ook de leveranciersfacturen (Inkomend) voor zowel het meetbedrijf als het onderdeel energievoorzieningen via AFAS en eConnect plaatsvinden. “Verder optimalisatie is nu mogelijk.” vertelt Kelly Vercauteren enthousiast. “In praktijk blijft het een lastig onderwerp, leveranciers zitten er niet altijd op te wachten. Maar we komen iedere keer uit op dezelfde conclusie: leveranciers blijven we uitnodigen ‘gewoon’ een e-factuur te sturen.”
“We zijn begin 2021 begonnen met het benaderen van onze 25 belangrijkste leveranciers. Ondanks dat het grotere verzenders zijn, blijkt niet dat iedereen er klaar voor is. Maar twee van deze leveranciers bleken e-facturen te kunnen versturen. Kortom, werk aan de winkel!”
Facturatie en Incasso
“Op onze afdeling Facturatie en Incasso versturen we ruim 4.000 facturen per week! Toen we in 2016 begonnen waren we met drie finance professionals, dat is logischerwijs inmiddels ook gegroeid.” aldus Kelly.
“E-facturatie bij onze klanten was in het begin een echte struggle, klanten wisten vaak van niets. Ook intern was het nieuw en spannend. Als het er iets met e-factuur voorbij kwam, was het ‘Bel Kelly’. Dat is nu gelukkig wel anders. Op het moment dat we december vorig jaar live gingen en de 1e factuur verstuurden, was het ongelofelijk fijn om met eConnect mee te kunnen kijken. Alles ging in één keer goed, dat geeft vertrouwen!”
E-factureren moeten we niet (ver)bijzonderen
Dat iets nieuws eng gevonden wordt is menselijk. Ook bij Kelly haar oud-werkgever TNT heeft ze ervaren dat klanten terughoudend waren over de digitaliseringsslag die de organisatie toen wilde maken. “Klanten waren bang dat de factuur misschien niet aan zou komen als hij digitaal, dus als PDF per mail, verstuurd zou worden. Men kon kiezen om de factuur per post te ontvangen, dit kostte € 2,50 extra. Dit zette mensen aan het denken en het bleek goed om deze optie te bieden. Binnen een jaar was de e-mail als standaard verzendmethode omarmd.”
Datzelfde geldt nu voor e-facturatie. Een e-factuur is niet bijzonder, het is gewoon een verzendwijze. Dat moeten we niet (ver)bijzonderen, dat is normaal! Het is een kwestie van tijd dat dit ook zo ervaren zal worden.”
GLN genereert 57% e-facturatie
“Sinds december voor jaar zien we ook dat door de verrijking de intermediairs beter in beeld zijn. Dit komt doordat we het nu ook naar het GLN-nummer kunnen sturen.” licht Kelly toe. “We krijgen hier vanuit hen hele positieve reacties op terug en heeft er de afgelopen 6 maanden voor gezorgd dat maar liefst 57% (!) van alle verstuurde e-facturen via een intermediair bij de eindklant is gekomen
De totaalontwikkeling in e-facturatie aan de klantzijde laat überhaupt een mooie groei zien.” vertelt Kelly. ”3% van de klanten heeft in de eerste maanden van dit jaar een e-factuur van ons ontvangen. Een 4-voudiging van het totale aantal in 2020 wat geheel te danken is aan de nieuwe energie e-factuur die we vanuit AFAS kunnen genereren.”
Jaartal & Aantal klanten met e-factuur
| Jaartal | Klanten |
|---|---|
| 2017 | 1 |
| 2018 | 45 |
| 2019 | 89 |
| 2020 | 100 |
| 2021 | 473 |
Van kopie factuur tot machtiging
“Ons doel om facturen op tijd betaald te krijgen, heeft door de implementatie van AFAS en eConnect een enorme slag gemaakt. Een grote doelstelling voor 2021 is ook de overgang van ons meetbedrijf naar AFAS. Andere speerpunten zijn het standaard toevoegen van een kopie factuur bij het versturen van een herinnering en de uitdaging hoe we klanten meer betaalgemak kunnen geven met SEPA automatische incasso. We zijn altijd bezig met verbeteringen.” vult Kelly lachend aan.
“En uitbreiding!” vult Bernard enthousiast aan. “Op dit moment zijn we bezig met andere divisies, waaronder Kenter België. Hier is sinds kort ons eerste kantoor geopend. De uitbreiding is in volle gang ingezet. En e-facturatie? Dat loopt gewoon door, ook in België.”
Tip als afsluiter
Bernard - ”Ruim 3 jaar geleden was e-facturatie nog pionieren, nu is er zoveel info beschikbaar. Een van de belangrijkste dingen voor mij blijft de samenwerking hierin met leveranciers en klanten, zoek ze op, benader ze en zet ze in!”
Kelly – “Doe het gewoon samen met de klant, ga niet zomaar klanten omzetten. Check of alles goed staat. Wil de klant een PO nummer op de factuur of hebben ze een andere wens? Stem dit af, dan gaat het vaak in één keer goed.”