Hoe werkt een UBL-factuur
Steeds meer bedrijven stappen over op e-facturatie, en het UBL-formaat speelt daarbij een cruciale rol. Maar wat is een UBL-factuur precies, hoe werkt het en waarom is het essentieel voor jouw organisatie? In dit artikel leggen we het uit.
Wat is een UBL-factuur?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een gestandaardiseerd, digitaal formaat voor het uitwisselen van zakelijke documenten, zoals facturen, orders en pakbonnen. In plaats van een factuur als pdf of papieren document te versturen, wordt een UBL-factuur gestructureerde data. Elk veld - zoals factuurnummer, bedrag, BTW of klantgegevens - wordt exact herkend door boekhoud- of ERP-software. Het resultaat: minder fouten, snellere verwerking en geen handmatige invoer meer.
Hoe werkt een UBL-factuur?
Factuur aanmaken: Je genereert de factuur in je boekhoud- of ERP-systeem. Omzetten naar UBL: De factuur wordt automatisch omgezet naar het UBL-formaat. Verzending via een netwerk: De factuur wordt verstuurd via een gestandaardiseerd netwerk, zoals Peppol. Automatische verwerking: De ontvanger ontvangt de factuur en zijn software leest deze direct in, klaar voor betaling. Dankzij deze gestandaardiseerde aanpak verloopt het hele proces sneller, veiliger en foutloos.
Waarom jouw bedrijf UBL nodig heeft
Efficiëntie: Handmatige verwerking van facturen is verleden tijd. Bedrijven besparen vaak tot 70% aan administratiekosten. Veiligheid: Digitale facturen via Peppol of andere netwerken zijn minder kwetsbaar voor fraude dan pdf's via e-mail. Overzicht en controle: Alle facturen zijn direct inzichtelijk in je administratie. Internationaal zakendoen: UBL is een internationaal erkend formaat, ideaal voor grensoverschrijdende handel. Voorbereiding op wetgeving: België verplicht vanaf 2026 UBL-facturen voor alle btw-plichtige bedrijven. Europese regelgeving rondom e-facturatie neemt eveneens toe.
Hoe stap je over naar UBL?
Breng je huidige proces in kaart: Hoe verstuur en ontvang je nu facturen? Welke handmatige stappen kunnen worden geautomatiseerd? Controleer je software: Zorg dat je boekhoud- of ERP-systeem UBL-facturen kan genereren en ontvangen. Veel moderne pakketten ondersteunen Peppol al. Sluit aan op een netwerk: Het Peppol-netwerk zorgt voor veilige en correcte verzending van facturen. Toegang verloopt via een Access Point, zoals eConnect. Start op tijd, door nu te beginnen profiteer je direct van een efficiënter facturatieproces en ben je voorbereid op toekomstige verplichtingen.
Een overstap naar UBL betekent minder fouten, snellere betalingen en een toekomstbestendige administratie. Wil je weten hoe jouw organisatie vandaag nog kan starten met UBL-facturen via Peppol? Neem contact met ons op stuur een e-mail aan info@econnect.eu of bel ons op 088-4406633. Zo ben je op tijd klaar voor 2026.