Efficiencyslag van Peinemann door inzet e-facturatie met eConnect en AllSolutions
Een multinational met ruim 30 entiteiten waarbij één persoon verantwoordelijk is voor alle, ruim 50.000, inkomende facturen. Onwaarschijnlijk? Niet bij Peinemann, een toonaangevende en onmisbare speler in de Rotterdamse haven. Het gebruik van AllSolutions en eConnect heeft positief bijgedragen aan de succesvolle digitaliseringsslag van dit concern en heeft e-factureren een stap dichterbij gebracht. Hoe? Arnold Mes / Group Controller en Annette Godijn / Medewerker Crediteurenadministratie vertellen je er alles over!
Group Controller Arnold Mes is zelf in 2018 gestart. “De afgelopen jaren is Peinemann hard gegroeid, zowel door overnames als door omzetstijging van de bestaande bedrijven. De ontwikkeling van de administratieve verwerking bleef echter achter. Er lag een duidelijke wens van mij, onze CFO en overige boardmembers om efficiënter, effectiever en digitaler te gaan werken. Wetende dat je iets hebt wat beter kan en waarbij hardcopy’s dagelijks niet letterlijk meer van bureau naar bureau gedragen worden om een handtekening te zetten, vormt een goede motivatie.”
Over Peinemann
Peinemann is van origine een Rotterdams familiebedrijf wat begon met het verhuren van heftrucks en personeel in de Rotterdamse haven. In de loop der jaren zijn ze in de wereld van “horizontaal-, verticaal- en wegtransport” uitgegroeid tot een full service provider met een uitgebreide vloot aan machines en professionals. Inmiddels werken er meer dan 850 medewerkers en hebben zij vestigingen over de hele wereld.
Meer dan Scan & Herken
Peinemann bestaat uit ruim 30 entiteiten, waarvan de meerderheid in Nederland is gevestigd. Binnen 20 van deze entiteiten wordt met AllSolutions als ERP systeem gewerkt. “Scan & Herken deden we al bij een andere leverancier. In de loop van 2019 werd duidelijk dat deze leverancier er mee zou stoppen. Door navraag bij AllSolutions zijn we met eConnect in gesprek gegaan. Zij zijn de e-facturatie partner van AllSolutions en zijn volledig in het ERP geïntegreerd. Deze integratie bood naast Scan & Herken meer mogelijkheden dan dat we op korte termijn zouden gaan gebruiken en het werkte veel gebruiksvriendelijker. Toen bleek dat Arjen Looijenga, Consultant bij eConnect ruime gebruikerservaring had met AllSolutions, was de keuze om met hen samen te gaan werken snel gemaakt.” aldus Arnold.
Leveranciersonboarding
“De afgelopen anderhalve jaar zijn we druk bezig geweest met het digitaliseren van onze entiteiten. De laatste entiteit die met AllSolutions werkt staat dit najaar op het digitalisatieprogramma. Als dit is doorgevoerd, zijn we klaar voor de vervolgstap inzake e-facturatie.” vertelt Arnold. “We zullen actief met onze leveranciers gaan communiceren over de mogelijkheid om een e-factuur aan te leveren, ook wel leveranciersonboarding genoemd. Dit zal ons een grote tijdswinst opleveren, het is immers veel efficiënter en ook nog eens veel nauwkeuriger.”
“Met ruim 50.000 inkomende facturen op jaarbasis hebben we ons eerste doel, tijdswinst, met het gebruik van eConnect ruim behaald.” zegt Arnold lachend. “Het is gebruiksvriendelijk en het werkt. Dat is wat je wilt. Onze collega Annette werkt nu 12,5 jaar bij ons en is dagelijks en als enige bezig met de verwerking van inkomende facturen. Als je weet dat het aantal entiteiten in die jaren flink gegroeid is, dat dit een verhoging in de facturen met zich meebrengt en dit nog steeds door 1 FTE opgevolgd kan worden, dan snap je wat digitalisering doet. Ik kan dan ook niet wachten om e-facturatie als vervolgstap op grote schaal door te voeren. Wij gaan hier nog hele mooie dingen in doen!”
Succesvol digitaliseren
“Op finance gebied is het leuk om te zien dat je met dezelfde organisatie in staat bent om de werkdruk te verminderen en dat dit niet ten koste gaat van de kwaliteit. Slimmer werken, miniprojecten en je medewerkers hierin meenemen heeft gezorgd dat de algehele digitalisering zo succesvol is.”
Op de vraag wat zo’n miniproject kan zijn licht Arnold toe “Dat kan heel veel zijn. Denk aan het boeken van de bank. Alles werd eerst uitgeprint, apart ingeboekt en tegenwoordig gaat dit digitaal. We downloaden de bankmutaties, lezen deze in AllSolutions in, wat vervolgens zoveel mogelijk matches maakt. Hierdoor wordt de bank nu voor 80% automatisch geboekt. Met een paar van dit soort relatief eenvoudige verbeteringen, worden de voordelen in praktijk ervaren en zie je dat werknemers zelf ook zaken signaleren, bespreekbaar maken en in sommige gevallen zelfs een oplossing aandragen. Dat is waar je met zo’n digitaliseringsslag naartoe wilt.”
Terug in de tijd
“Het is ook bijna niet meer voor te stellen. Enkele jaren geleden liepen we nog met volle ordners heen en weer. Alles kwam met de post. Ik mis die papieren facturen helemaal niet. Het is voor iedereen op elk gewenst moment inzichtelijk, niets raakt kwijt en dat vind ik absoluut een vooruitgang. Zeker in deze tijd. Al thuiswerkend aan de keukentafel liep alles gewoon door, ideaal!”
Tot slot
“Wat het prettige is aan eConnect? Dat is dat ze leveren.” aldus Arnold. “Het doet wat het moet doen. Zo eenvoudig kan het zijn. Daarnaast ben ik als Group Controller erg blij met de functionaliteiten in de beheersomgeving. Daar heb ik de vrijheid om organisaties en gebruikers toe te voegen, de dashboards zijn duidelijk, inzicht in data is uitstekend. Kortom, dingen die vanuit mijn organisatiebrede en strategisch ondersteunende rol belangrijk zijn en het verschil kunnen maken.”