E-facturatie en de wettelijke bewaarplicht: Hoe zit dat eigenlijk?
Hoe moet je de bewaarplicht zien in combinatie met e-facturatie? Is het, zoals vroeger, noodzakelijk om alle facturen te bewaren en/of te printen, terwijl ze ook digitaal zijn opgeslagen? Het antwoord is nee. Het is niet meer noodzakelijk om dit te doen, zij het onder bepaalde voorwaarden. De Belastingdienst probeert op het terrein van de wettelijke bewaarplicht met haar tijd mee te gaan. Hieronder leggen we het uit.
We krijgen regelmatig vragen over de wettelijke (fiscale) bewaarplicht. Jij als ondernemer hebt hier natuurlijk ook mee te maken. De wettelijke bewaarplicht houdt in dat alle boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, door jou in principe gedurende 7 jaar bewaard moeten blijven. In deze blog zullen we het bewaren van facturen behandelen.
HOE MOET JE ELEKTRONISCHE FACTUREN BEWAREN?
Als je nu al elektronisch factureert (bijvoorbeeld via eConnect), zijn je facturen via het factuurportaal toegankelijk. Maar voldoe je op deze manier aan je wettelijke bewaarplicht? Het antwoord is gedeeltelijk. Voor wat betreft je elektronische facturen wel. Vanuit de wet komt namelijk de eis dat facturen moeten worden bewaard in hun originele vorm en in het geval van elektronische facturen is dat dus ook elektronisch.
MAG JE FYSIEKE FACTUREN WEGGOOIEN?
In het geval van fysieke facturen ligt het iets anders. Waarschijnlijk zijn je fysieke facturen gescand en in het platform opgeslagen. Dit is conversie, je hebt de fysieke facturen geconverteerd. Het op deze manier overbrengen van gegevens is toegestaan, mits het gebeurt onder de volgende voorwaarden:
- Alle gegevens worden overgezet
- De inhoud wordt letterlijk overgenomen, juist overgezet
- Gedurende de hele bewaartermijn is de nieuwe gegevensdrager beschikbaar
- De gegevens moeten binnen een redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden
HOE ZIT HET MET DE AUTHENTICITEIT EN INTEGRITEIT?
Ook de gegevens over de oorspronkelijkheid en de inhoud van de factuur zijn belangrijk. Het is natuurlijk van belang om te weten én aan te kunnen tonen dat een factuur bijvoorbeeld daadwerkelijk afkomstig is van een leverancier.
WAT MOET JE VERDER BEWAREN?
Alle gegevens met betrekking tot de facturen moeten in principe 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Je moet de Belastingdienst namelijk duidelijk kunnen maken wat er precies met de factuur is gebeurd. Dit betekent dat ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en/of het bewijs van betaling moeten worden bewaard. In eConnect zijn meerdere mogelijkheden om deze belangrijke gegevens toe te voegen aan je facturen. De wettelijke bewaarplicht en elektronische facturatie gaan dus prima samen. Sterker nog: elektronisch factureren zorgt voor veel gemak en efficiëntie als het gaat om het voldoen aan je wettelijke bewaarplicht. Meer weten? Houd onze website in de gaten voor meer informatie.