E-facturatie binnen Unit4 Financials: een buitengewone efficiëntieslag
Het scheelt werk, veel werk. Inkomende facturen komen geautomatiseerd en op de juiste plek binnen in je financiële pakket. Scannen is verleden tijd. Dubbelingen worden er vanzelf uit gehaald. Spookfacturen komen niet meer voor. Foutmarge is nihil. Klinkt te mooi om waar te zijn?
Herman Overdick, eConnect
Nee, het is simpelweg het gevolg van e-factureren. Een e-factuur is een document in een gestructureerd XML-formaat dat zonder extra handelingen automatisch in boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. Door middel van de plugin “eInvoicing” van Unit4 en de API van eConnect kan dit geïntegreerd worden in je huidige Unit4 Financials pakket. Vanuit Solmate merken we dat hier steeds meer vraag naar ontstaat, waardoor we onze kracht met die van eConnect bundelen en de koppeling bij klanten optimaal doorvoeren. Solmate-consultant Martin de Boer implementeert dit momenteel samen met Herman Overdick van eConnect bij een van onze klanten.
E-facturatie: het proces
Hoe ziet zo’n e-facturatie proces eruit? “Idealiter komt de factuur elektronisch binnen in ‘het register’ van Unit4 Financials”, vertelt Martin. “Daarin staat de crediteurenregel, het bedrag, het factuurnummer en een preview van de factuur. De software van eConnect en Unit4 heeft dan al gecontroleerd of de verzender van de factuur legitiem is en of deze niet dubbel is binnengekomen. De crediteurenadministratie kan de factuur direct coderen, bijvoorbeeld met een kostenplaats en btw-code. Als je gebruikmaakt van de verplichtingenmodule, dan is coderen niet nodig. Dit wordt dan automatisch van de inkooporder overgenomen. Vervolgens doet de factuur de ronde in de organisatie en wordt hij door de budgethouder(s) geaccordeerd. Als dit gebeurd is, vindt de betaling plaats. E-facturatie betekent dat een groot deel geautomatiseerd is, maar niet alles. De controlestappen blijven bestaan.”
Ook leveranciers ervaren de voordelen
Los van de voordelen bij het ontvangen van facturen, bestaan er ook voordelen bij het uitsturen van facturen met e-facturatie. Herman vertelt: “Als je een pdf stuurt naar een e-mailadres, of een papieren factuur naar een kantoor, weet je nooit of het is aangekomen en in het financiële systeem is verwerkt. Dat voorkom je met e-facturatie. Je stuurt het direct van machine naar machine. Je krijgt een ontvangstbevestiging en ziet zelfs wanneer de factuur wordt gedownload. Bovendien ervaren leveranciers vaak het positieve gevolg dat ze sneller betaald worden.”
Geen papier of pdf meer: hoe?
Desondanks kan het onboarden van leveranciers nog wel een klus zijn. “De echte tijdswinst behaal je als vrijwel alle leveranciers op e-facturatie overstappen. Heel veel leveranciers hebben al software die elektronische facturen kunnen versturen. Het is dan een kleine moeite om de knop om te zetten. De leveranciers die deze software nog niet hebben, moet je wel apart benaderen en toelichting geven. Deze klus kan uiteraard ook uit handen genomen worden. Zelfs na dit onboardingsproces is het natuurlijk nog mogelijk dat er een pdf of papieren factuur binnenkomt. Geen paniek, eConnect heeft een volledige Scan&Herken oplossing oplossing, waarmee de volledige inkomende factuurstroom hybride omgezet wordt naar een elektronische factuur, aldus Herman.