Duitsland zet grote stappen richting verplichte e-facturatie

Duitsland zet grote stappen richting verplichte e-facturatie, een ontwikkeling met aanzienlijke implicaties voor Duitse bedrijven.

De weg naar verplichte e-facturatie

Duitsland heeft recent formeel een verzoek ingediend bij de Europese Commissie om toestemming te krijgen voor de invoering van verplichte e-facturatie voor transacties tussen bedrijven. Dit initiatief is in lijn met de verwachtingen en volgt op de richtlijnen van de Europese Unie, specifiek de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), die als doel heeft het btw-systeem te moderniseren en fraude tegen te gaan. De Duitse factuurstandaard is xRechnung, deze is in lijn gebracht met de Europese Norm.

Waarom zet Duitsland in op verplichte e-facturatie?

Duitsland zet in op verplichte e-facturatie om efficiëntie en transparantie in het zakendoen te verbeteren, fraude te bestrijden en te voldoen aan Europese richtlijnen. Deze stap ondersteunt de digitale transformatie, en bevordert snellere betalingsprocessen.

Wat is de ViDA-richtlijn??

De ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) is een plan van de Europese Unie om de regels voor btw te verbeteren in het digitale tijdperk. Het doel is om het zakendoen voor bedrijven makkelijker te maken, de inefficiëntie van het handmatig verwerken van PDF's te ontmoedigen, het moeilijker te maken om btw-regels te omzeilen, en ervoor te zorgen dat btw beter wordt betaald door het gebruik van digitale technologieën. Een belangrijk deel van ViDA is dat het bedrijven aanmoedigt om elektronische facturen te gebruiken, met als gevolg dat betalingen sneller en veiliger kunnen worden gedaan. Dit initiatief ondersteunt de digitale interne markt van de EU omdat bedrijven gemakkelijker over grenzen heen in verschillende landen kunnen werken. Zo wordt Europa sterker en meer verbonden op economisch gebied.

Wat is de Europese e-facturatiestandaard EN-16931?

De Europese e-facturatiestandaard EN-16931 is een set regels gemaakt door de Europese Unie om ervoor te zorgen dat e-facturen overal in Europa op dezelfde manier worden gemaakt en gebruikt. Het uiteindelijke doel is om het voor bedrijven makkelijker te maken om facturen te versturen en te ontvangen, ongeacht in welk EU-land ze zich bevinden. Het idee is dat, als iedereen dezelfde soort digitale factuur gebruikt, het verwerken van facturen en betalingen sneller gaat en er minder fouten worden gemaakt in deze processen.

Belangrijke data en overgangsperioden

Vanaf 1 januari 2025 is het voor alle Duitse bedrijven (B2B) verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen die voldoen aan de Europese e-facturatiestandaard (EN 16931), de XRechnung. Dit betekent een verandering ten opzichte van de huidige situatie, waarbij "kopersinstemming" (de eis dat kopers expliciet moeten instemmen met het ontvangen van e-facturen in plaats van papieren facturen of facturen in PDF-formaat) niet langer een voorwaarde is. Facturen in PDF zijn geen e-facturen. Uitzonderingen gelden voor facturen onder de €250 en voor tickets, terwijl facturatie aan consumenten (B2C) buiten de scope valt.

Er is een overgangsperiode van twee jaar, van 1 januari 2025 tot 31 december 2026, waarin papieren facturen en e-facturen die niet aan de nieuwe vereisten voldoen (bijvoorbeeld PDF's) nog kunnen worden uitgewisseld, mits handelspartners hiermee instemmen. eConnect kan een efactuur ook omzetten naar een PDF, maar beter is het om de voordelen van efacturatie te benutten.

Vanaf 1 januari tot 31 december 2027 geldt deze overgangsperiode alleen nog voor facturerende bedrijven met een jaaromzet van minder dan €800.000.

De rol van Peppol en de toekomst van e-facturatie in Duitsland

Duitsland heeft ook aanzienlijke vooruitgang geboekt met betrekking tot de infrastructuur voor e-facturatie. Het land heeft een gedeeld e-facturatieportaal (E-Rechnungs-Portal) opgezet op federaal niveau, met sommige deelstaten die dit portaal eveneens gebruiken, terwijl andere hun eigen systemen hebben ontwikkeld. Deze ontwikkelingen zijn in lijn met de Peppol-standaarden, die de interoperabiliteit tussen verschillende systemen en landen bevorderen.

De Duitse formaten XRechnung en ZUGFeRD 2.1 ten opzichte van EN-16931

De Duitse overheid heeft XRechnung en ZUGFeRD 2.1 aangenomen als standaardformaten voor e-facturatie, die beide voldoen aan de Europese e-facturatiestandaard EN-16931 en specifieke Duitse vereisten. De XRechnung een XML-bestand is met daarin eventueel een PDF, terwijl de ZUGFeRD een PDF is met daarin een XML. De XRechnung versies die nu in 2024 op Peppol mogen worden gebruikt zijn: XRechnung-UBL-3.0.1 en de XRechnung-UBL-3.0.1-CreditNote.

Het voordel van ZUGFeRD is dat deze gelijk is aan de Franse Factur-X. Dit is ter bevordering van de handel tussen de twee landen

De keuze voor standaardformaten die voldoen aan de Europese e-facturatiestandaard EN-16931 zorgt voor compatibiliteit met Europese normen en faciliteert grensoverschrijdende handel binnen de EU, ondanks dat Duitsland het gebruik van het Peppol-netwerk niet expliciet verplicht stelt. Hiermee toont Duitsland zijn commitment aan efficiënte en veilige digitale transacties, zowel nationaal als binnen de Europese markt.

Conclusie

Met de aanstaande veranderingen in de Duitse wetgeving rond e-facturatie, wordt duidelijk dat e-facturatie in Duitsland geen vrijblijvende kwestie meer is.

Hoewel de verplichting zich in eerste instantie richt op binnen Duitsland geregistreerde bedrijven, is het van belang voor alle internationale bedrijven die handelen met Duitse partners om zich bewust te zijn van deze ontwikkelingen, om de voordelen van gestroomlijnde en efficiënte digitale transacties te kunnen benutten.

Wat we in ons recente blog over de verplichtstelling van e-facturatie in België schreven geldt nu ook voor Duitse klanten: Vanaf 2025 mogen Nederlandse ondernemers er, vanwege de verplichtstelling van e-facturatie, vanuit gaan dat ook Duitse klanten e-facturen kunnen ontvangen. Het is aan te raden om dat zo snel mogelijk te gaan doen, Als je Peppol Service Provider helpen we je daarbij. Wij transformeren vandaag de dag al jouw SI2.0 of BISv3 e-facturen naar het Duitse XRechnung-UBL-3.0 formaat, of andersom. Als jouw klant (ontvanger) alleen XRechnung-UBL-2.3 en XRechnung-UBL-2.3-CreditNote kan ontvangen, leveren we die ook nog gewoon voor je af.

Als een Duitse klant zich bij eConnect registreert, zullen we deze klant op Peppol registreren met de XRechnung-UBL-3.0 (Invoice+Creditnote).

Meer weten over de mogelijkheden? Plan dan een kennismaking.