Generazione PDF e opzioni di unione: quando eConnect crea un nuovo PDF e come vengono combinati gli allegati.
Molti software contabili possono mostrare un solo file PDF per fattura. Per questo eConnect può generare automaticamente un PDF dai dati della fattura elettronica e unire gli allegati in un unico documento chiaro.
Quando ricevi una fattura elettronica (XML) senza un PDF allegato, la piattaforma può generare automaticamente un PDF dai dati della fattura nell'XML. Hai così sempre una versione visivamente leggibile di ogni fattura, indipendentemente da come è stata inviata.
Sono disponibili tre modalità, impostabili a livello di account:
L'impostazione è separata per flusso (in entrata e in uscita) ed è gestita dal supporto eConnect. Contattaci se vuoi cambiare la modalità.
Un'opzione utile è posizionare il PDF generato da eConnect all'inizio del documento. L'utente vede sempre lo stesso layout standardizzato, indipendentemente dal layout della fattura originale del fornitore. È particolarmente utile per le organizzazioni che ricevono molte fatture da fornitori diversi e vogliono una visualizzazione uniforme nel processo di approvazione.
Per le fatture che arrivano insieme a specifiche, bolle di consegna o altri documenti, puoi far unire tutto in un solo PDF. È essenziale per i sistemi ERP che possono elaborare un solo file PDF per fattura nel workflow di approvazione.
L'ordine di unione è:
In alternativa puoi scegliere di inviare gli allegati come file separati invece di unirli. La scelta giusta dipende da ciò che il tuo software può gestire.
L'unione PDF è particolarmente utile in queste situazioni:
I fornitori possono anche incorporare un PDF nella stessa fattura UBL (come allegato base64 nell'elemento AdditionalDocumentReference). È un metodo supportato da Peppol con cui i fornitori inviano in un solo file sia i dati strutturati sia il PDF visivo. eConnect lo elabora correttamente e rende disponibile il PDF incorporato come allegato.
Sì. Con l'unione PDF tutti gli allegati (specifiche, bolle di consegna e altri documenti) vengono combinati automaticamente in un unico file PDF. È particolarmente utile per i sistemi ERP che possono elaborare un solo PDF per fattura nel workflow di approvazione. In alternativa puoi anche far inviare gli allegati come file separati.
Tre modalità sono impostabili a livello di account, separate per flusso (in entrata e in uscita): "Sempre" (per ogni fattura viene generato un nuovo PDF dai dati della fattura elettronica), "Se assente" (predefinito; solo se alla fattura XML non era allegato un PDF) e "Mai" (non viene generato alcun PDF). L'impostazione è gestita dal supporto eConnect.
La generazione PDF e le impostazioni di unione sono gestite dal supporto eConnect. Contatta il supporto tramite support.econnect.eu per cambiare la modalità o attivare l'unione PDF per il tuo account.
Vuoi modificare le impostazioni PDF del tuo account? Contatta il supporto.
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