Il processo di conversione completo: dall'invio alla consegna, inclusi stati e tempi di elaborazione.
Quando invii una fattura PDF o un'immagine a eConnect, questa diventa un'attività di conversione. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) converte il documento in una e-fattura validata. Questo articolo spiega come funziona quel processo dall'inizio alla fine.
Ogni PDF o immagine che invii — tramite e-mail, attraverso un mittente affidabile o tramite l'API — diventa automaticamente un'attività di conversione. Il sistema determina il metodo di conversione migliore e inizia a lavorare.
Il sistema riceve il documento e lo classifica tramite l'API Detect. Si tratta di una fattura, un documento di trasporto, un sollecito o qualcos'altro? Solo i documenti riconosciuti come fatture procedono alla conversione. Gli altri documenti vengono automaticamente aggiunti come allegati alla fattura.
L'IDR analizza il documento con tre livelli tecnologici:
L'IDR riconosce i campi chiave della fattura: fornitore, acquirente, numero fattura, data, importi, aliquota IVA e dati di pagamento.
Dopo il riconoscimento, tutti i campi vengono validati:
L'IDR confronta i valori riconosciuti con le fatture elaborate in precedenza dello stesso fornitore. Più fatture di un fornitore vengono elaborate, migliore diventa il riconoscimento. Il sistema apprende continuamente.
Se l'IDR non è sufficientemente certo del riconoscimento, l'attività di conversione viene inviata al team di Controllo qualità di eConnect. Questo esamina manualmente i casi dubbi, ad esempio un importo difficile da leggere o un campo mancante.
Ogni correzione del team QC viene restituita come dati di addestramento all'IDR. In questo modo, un errore che si verifica una volta viene evitato in futuro.
Dopo un riconoscimento e una validazione riusciti, il documento viene convertito in una e-fattura standardizzata in formato UBL. Questa e-fattura contiene tutti i dati strutturati di cui il software di contabilità ha bisogno.
La fattura elaborata appare nella tua Posta in arrivo (per le fatture di acquisto) o Posta in uscita (per le fatture di vendita). Se hai configurato un'integrazione software, la fattura viene automaticamente inoltrata al tuo pacchetto di contabilità.
La garanzia SLA di eConnect è che il 99% di tutti i documenti viene elaborato entro 8 ore lavorative.
Puoi seguire il progresso di un'attività di conversione nella piattaforma. Il periodo di conservazione standard per le attività di conversione è di 4 mesi, dopodiché vengono eliminate automaticamente.
A volte un documento non può essere elaborato completamente. Questo può accadere perché il file è illeggibile, mancano dati essenziali o la fattura non soddisfa lo standard richiesto. In tal caso, l'attività di conversione viene rifiutata e si riceve una notifica con il motivo.
L'IDR utilizza due cifre chiave che vengono sempre presentate insieme:
Queste due cifre misurano cose diverse: il 100% riguarda la completezza del canale, il 98% la correttezza del contenuto. Si applicano sempre insieme.
Il tempo di elaborazione puro per i documenti elaborati completamente in modo automatico è in media di 20-30 secondi. Incluso il tempo di attesa in coda, questo equivale a circa 3,5 minuti. Se è necessaria una revisione manuale da parte del team di Controllo qualità, può richiedere fino a 24 ore nei giorni lavorativi.
In caso di certezza insufficiente, l'attività di conversione viene inviata al team di Controllo qualità per la verifica manuale. Ogni correzione viene restituita come dati di addestramento al sistema, in modo che errori simili vengano automaticamente evitati in futuro. Puoi anche segnalare un errore al supporto.
Sì, puoi seguire il progresso di ogni attività di conversione nella piattaforma eConnect. Per ogni documento puoi vedere in quale fase si trova l'elaborazione. Il periodo di conservazione standard per le attività di conversione è di 4 mesi, dopodiché vengono eliminate automaticamente.
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