Come eConnect riconosce e blocca le fatture duplicate, e come elaborare un documento bloccato quando necessario.
La piattaforma rileva automaticamente quando la stessa fattura arriva più di una volta, anche se inviata tramite canali diversi. La prima fattura viene elaborata; le copie successive vengono trattenute come duplicati. In questo modo si evita la contabilizzazione doppia della stessa fattura.
La piattaforma confronta tre attributi per determinare se una fattura è un duplicato:
Se tutti e tre corrispondono a una fattura già ricevuta, il documento viene contrassegnato come duplicato e non viene trasmesso al software di contabilità.
Il rilevamento dei duplicati funziona su tutti i canali. Se la stessa fattura arriva sia tramite Peppol che via e-mail in PDF, la piattaforma lo riconosce come duplicato. La prima versione viene elaborata; quella successiva viene bloccata.
Questo è particolarmente rilevante per le organizzazioni che ricevono fatture attraverso più canali. Un fornitore che invia una fattura sia via e-mail che tramite Peppol non causa una doppia contabilizzazione.
A volte un documento contrassegnato come duplicato è in realtà un originale. Questo può verificarsi se due fatture diverse condividono casualmente lo stesso numero, o se si desidera rielaborare deliberatamente la stessa fattura.
Nella piattaforma è possibile elaborare un duplicato bloccato contrassegnando il documento come «Segna come originale». La fattura verrà quindi elaborata come se fosse un nuovo documento.
Un duplicato può passare inosservato se il numero di fattura viene riconosciuto in modo diverso al secondo invio. Questo può verificarsi se la fattura arriva tramite un canale diverso con formato o qualità di scansione differente, portando l'OCR a interpretare leggermente diversamente il numero di fattura. Questa è una limitazione intrinseca al riconoscimento su documenti PDF.
Suggerimento: riceve regolarmente notifiche di duplicati? Verifichi se il fornitore non invia la fattura contemporaneamente attraverso più canali (ad esempio sia via e-mail che tramite Peppol). Si accordi per un unico canale di consegna delle fatture.
Desidera saperne di più su come vengono elaborate le fatture? Legga Attività di conversione: il processo dall'inizio alla fine.
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