Come vengono elaborate le note di credito, l'importanza di un numero univoco e i problemi più comuni.
L'IDR riconosce ed elabora le note di credito allo stesso modo delle fatture ordinarie. Ci sono tuttavia alcuni punti di attenzione per evitare problemi.
Una nota di credito deve sempre avere un numero di fattura proprio e univoco. Non è corretto riutilizzare il numero della fattura originale sulla nota di credito. La nota di credito fa riferimento alla fattura originale tramite un campo di riferimento, non tramite il numero di fattura stesso.
Se il fornitore non assegna un numero proprio alla nota di credito, possono verificarsi problemi con il rilevamento dei duplicati (vedi sotto).
Una nota di credito può essere bloccata erroneamente come duplicato. Succede quando l'IDR riconosce il numero d'ordine sulla nota di credito come numero di fattura. Quel numero d'ordine è già apparso su altre fatture, quindi la piattaforma ritiene che il documento sia già stato ricevuto.
Come riconoscerlo? La nota di credito non compare nella Posta in arrivo e la piattaforma mostra un avviso di duplicato.
Cosa può fare?
Attenzione: il numero di fattura nell'XML non è corretto in questo caso (contiene il numero d'ordine invece del numero di nota di credito). Lo verifichi nella sua contabilità.
Dopo l'elaborazione, la nota di credito viene convertita in una UBL Credit Note. La fattura elettronica contiene:
A volte l'IDR riconosce una nota di credito come fattura di debito ordinaria, o viceversa («fattura di credito riconosciuta come fattura normale», «nota di credito riconosciuta come fattura»). Fa parte del riconoscimento generale da PDF a XML: gli errori possono in teoria verificarsi su tutti i campi, incluso debito/credito e il tipo di documento. Questa segnalazione segue lo stesso primo passo di «credito come debito» sotto.
Cosa può fare?
Altro percorso: UBL/XML nativo con InvoiceTypeCode. Quanto sopra vale per fatture scansionate/PDF (riconoscimento IDR). Se riceve già una nota di credito come UBL/XML nativo con una deviazione InvoiceTypeCode (381 vs. 380 + importi negativi), non è un errore di riconoscimento IDR ma una questione di TypeCode. Vedere Varianti di note di credito in UBL per quel percorso.
Può succedere se l'IDR riconosce il numero d'ordine sulla nota di credito come numero di fattura. Quel numero è già apparso su altre fatture, quindi la piattaforma ritiene che il documento sia già stato ricevuto. Contrassegni il documento come «Segna come originale» nella piattaforma e lo segnali al supporto.
Sì, una nota di credito deve sempre avere un numero di fattura proprio e univoco. Non è corretto riutilizzare il numero della fattura originale. La nota di credito fa riferimento alla fattura originale tramite un campo di riferimento, non tramite il numero di fattura stesso.
Dopo l'elaborazione da parte dell'IDR, la nota di credito viene convertita in una UBL Credit Note. La fattura elettronica contiene il numero di nota di credito come numero di fattura, un riferimento alla fattura originale (se presente sulla nota di credito) e gli importi accreditati.
Può succedere nella conversione da PDF a XML: sono possibili errori di riconoscimento su tutti i campi, incluso debito/credito. Scarichi il PDF originale e l'XML dalla Posta in arrivo e li invii al supporto. Il feedback aiuta a migliorare il riconoscimento per quel fornitore; non ci impegniamo sui tempi fino a una correzione strutturale.
Vuole saperne di più sul rilevamento dei duplicati? Legga Come riconosce eConnect le fatture duplicate?.
Veda le sue attività di conversione