Les offices HLM reçoivent un grand nombre de factures d'énergie qui doivent être réparties par unité immobilière. De plus, les offices travaillent avec des sous-traitants pour l'entretien et la rénovation, où les comptes G et l'autoliquidation de TVA sont courants. eConnect automatise l'ensemble de ce processus, de la réception de la facture à la comptabilisation par bâtiment.
Pourquoi eConnect pour les offices HLM ?
eConnect combine le traitement des factures d'énergie par code EAN avec le support des comptes G, la reconnaissance des bases TVA et le Rule Based Enrichment (RBE) pour la comptabilisation automatique par unité immobilière. Avec les partenaires DataRotonde et Databalk et des relations clients directes, eConnect est un nom établi dans le secteur du logement social.
Les e-factures d'énergie via Peppol sont automatiquement ventilées par code EAN par unité immobilière. Les coûts énergétiques périodiques par objet sont réalisés en traitant l'e-facture avec le bon mapping EAN.
Comptabilisation automatique par unité immobilière via RBE : les numéros EAN sont associés aux numéros de bâtiment ou numéros IO. La facture est enrichie de données absentes du document original.
Pertinent en cas de sous-traitance pour l'entretien et la rénovation. eConnect reconnaît automatiquement les IBAN de compte G et traite la répartition entre paiement bloqué et régulier.
L'IDR reconnaît les bases TVA sur les factures autoliquidées et attribue automatiquement le bon code TVA (AE pour l'autoliquidation nationale, K pour l'intracommunautaire, G pour l'export). Particulièrement pertinent en sous-traitance.
Une seule adresse e-mail pour plusieurs administrations. Le système reconnaît, sur la base du nom, de l'adresse et des alias (nom de bâtiment vers numéro d'administration), vers quelle administration une facture doit être routée.
Comptabilisation automatique dans le système ERP via l'Autopilot. Combiné au RBE, les factures sont comptabilisées sans intervention manuelle sur le bon compte et la bonne unité immobilière.
Havensteder est un office HLM qui travaille avec Empire ERP et Grip ERP. eConnect assure l'intégration via PSB et la plateforme avec une connexion Autopilot personnalisée vers Empire ERP et un Autopilot générique vers Grip ERP. La reconnaissance personnalisée des lignes de facture veille à ce que les factures soient comptabilisées sur le bon compte. Le RBE enrichit les factures avec des données absentes du document original, comme les numéros de bâtiment et les numéros IO.
eConnect collabore avec deux partenaires actifs sur le marché des offices HLM.
DataRotonde a intégré l'Access Point Peppol d'eConnect, permettant à leurs clients d'échanger des e-factures et des messages e-Procurement via Peppol. DataRotonde est actif sur le marché des transactions numériques et des offices HLM.
Databalk est un partenaire Microsoft Dynamics 365 Business Central actif sur le marché des offices HLM. La comptabilisation automatique des factures d'énergie par unité immobilière via RBE est un élément central de leur solution.
En plus de ces canaux partenaires, eConnect a également des clients directs dans le secteur des offices HLM.
Les e-factures d'énergie reçues via Peppol contiennent des codes EAN par point de mesure. eConnect associe ces codes EAN aux numéros de bâtiment ou numéros IO via le Rule Based Enrichment (RBE). Chaque ligne de facture est enrichie des données de l'unité immobilière correspondante, de sorte que les coûts sont automatiquement comptabilisés sur le bon objet dans le système ERP. Ce processus est entièrement automatique, sans que les collaborateurs aient à affecter manuellement les lignes de facture aux bâtiments.
RBE signifie Rule Based Enrichment. C'est un moteur basé sur des règles qui enrichit automatiquement les factures avec des données supplémentaires sur la base d'instructions intelligentes. Pour les offices HLM, cela signifie concrètement qu'un numéro EAN sur une facture d'énergie est automatiquement associé au numéro de bâtiment ou numéro IO dans le système ERP. L'Autopilot utilise ensuite ces données enrichies pour la comptabilisation automatique. La configuration des règles RBE est assurée par l'équipe technique d'eConnect.
Oui. L'IDR (Intelligent Document Recogniser) reconnaît automatiquement les bases TVA sur les factures autoliquidées. En cas de sous-traitance pour l'entretien ou la rénovation, l'autoliquidation de TVA est courante. eConnect détecte le taux de TVA (0%) combiné à l'indication d'autoliquidation et applique automatiquement le bon code TVA conformément à EN16931/NLCIUS. Combiné à la reconnaissance des comptes G et au RBE, l'ensemble de la chaîne de traitement peut fonctionner automatiquement, de la réception de la facture à la comptabilisation par unité immobilière.
Oui. Avec la détection d'administration, vous recevez toutes les factures via une seule adresse e-mail, quelle que soit l'administration à laquelle elles sont destinées. Le système reconnaît automatiquement la bonne administration sur la base du nom et de l'adresse. Pour les offices HLM, la fonction d'alias est particulièrement précieuse : un nom de bâtiment est automatiquement associé au numéro d'administration correspondant. En cas de doute, la détection bascule vers l'équipe Quality Control pour vérification manuelle. La détection d'administration est disponible à partir de l'abonnement Professional.
eConnect s'intègre avec un large éventail de systèmes ERP. Pour les offices HLM, les intégrations avec Empire ERP (via Autopilot personnalisé chez Havensteder), Dynamics 365 Business Central (via le partenaire Databalk) et DataRotonde sont particulièrement pertinentes. De plus, eConnect dispose d'intégrations avec plus de 100 logiciels et propose une API REST pour l'intégration directe. Contactez-nous pour discuter des possibilités pour votre environnement ERP spécifique.
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Voir aussi : Construction · Scan & Reconnaissance · Intégrations logicielles