Comment eConnect traite les reçus et tickets de caisse : moins de champs, valeurs fictives et pourquoi.
L'IDR traite aussi les reçus, tickets de caisse et notes de frais. Ce sont des factures simplifiées comportant moins de données qu'une facture ordinaire. Cela a des conséquences sur ce qui est reconnu et sur l'apparence de la e-facture.
Un ticket de caisse est, selon les règles fiscales, une facture simplifiée. Pour les transactions jusqu'à 100 € (TVA incluse), un fournisseur peut indiquer moins de données sur la facture. L'adresse, le numéro d'enregistrement ou même le nom complet du fournisseur manquent souvent.
La norme UBL exige toutefois que certains champs soient toujours renseignés. Une e-facture sans identification du fournisseur n'est pas valide. C'est pourquoi eConnect utilise plus souvent des valeurs fictives pour les reçus : des valeurs de remplacement qui rendent la e-facture techniquement valide, même si les données manquent sur le reçu.
Pour les reçus, l'IDR reconnaît un ensemble de champs plus restreint que pour les factures ordinaires :
Sur les reçus, l'IBAN est le champ d'identification principal. Le nom sur le ticket sert à reconnaître le fournisseur, mais l'adresse n'est pas considérée comme essentielle. L'IBAN offre le lien le plus fiable vers le bon fournisseur.
Comme de nombreux champs UBL obligatoires manquent sur un reçu, davantage de valeurs fictives sont utilisées que pour une facture ordinaire. Les valeurs fictives typiques pour les reçus sont le numéro OIN fictif pour le fournisseur et unknown pour le numéro de TVA.
En savoir plus sur les valeurs fictives dans Valeurs fictives dans la e-facture.
Si le numéro de facture manque sur un reçu — ce qui est fréquent, car une facture simplifiée n'exige pas légalement de numéro de facture — le pipeline IDR génère automatiquement un numéro de substitution au format YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND. Le document n'est pas rejeté mais traité avec un marquage. Via RBE ou vos propres systèmes, vous pouvez intercepter les documents portant ce numéro pour une vérification manuelle.
Voir Champs reconnus – Numéro de facture manquant : numéro de substitution pour la logique et l'interception via RBE.
Pour les reçus, l'IDR reconnaît un ensemble de champs plus restreint que pour les factures ordinaires. Le nom et l'IBAN du fournisseur, le montant, la TVA et la date sont reconnus s'ils sont présents. L'adresse et le numéro d'enregistrement manquent souvent sur les reçus et ne sont alors pas reconnus.
De nombreux champs UBL obligatoires (comme le numéro d'enregistrement ou le numéro de TVA) ne figurent pas sur un reçu. La norme UBL exige que ces champs soient toujours renseignés. Les valeurs fictives permettent à la e-facture de rester techniquement valide et d'être livrée, même si les données manquent sur le reçu original.
Oui, l'IDR prend en charge JPEG, PNG, BMP et PDF. Prenez une photo ou un scan net du reçu, de préférence rapidement car le papier thermique s'efface vite. Soumettez chaque reçu comme fichier séparé.
Vous souhaitez savoir quels champs l'IDR reconnaît sur les factures ordinaires ? Lisez Quels champs l'IDR reconnaît-elle ?.
Lire comment soumettre des factures