Comment les notes de crédit sont traitées, l'importance d'un numéro unique et les problèmes fréquents.
L'IDR reconnaît et traite les notes de crédit de la même manière que les factures ordinaires. Il existe toutefois quelques points d'attention pour éviter les problèmes.
Une note de crédit doit toujours avoir un numéro de facture propre et unique. Il n'est pas correct de réutiliser le numéro de la facture d'origine sur la note de crédit. La note de crédit renvoie à la facture d'origine via un champ de référence, et non via le numéro de facture lui-même.
Si le fournisseur n'attribue pas de numéro propre à la note de crédit, cela peut provoquer des problèmes de détection des doublons (voir ci-dessous).
Une note de crédit peut être bloquée à tort comme doublon. Cela se produit lorsque l'IDR reconnaît le numéro de commande sur la note de crédit comme numéro de facture. Ce numéro de commande est déjà apparu sur d'autres factures, ce qui fait croire à la plateforme que le document a déjà été reçu.
Comment le reconnaître ? La note de crédit n'apparaît pas dans votre boîte de réception et la plateforme affiche un message de doublon.
Que pouvez-vous faire ?
Attention : le numéro de facture dans le XML n'est pas correct dans ce cas (il contient le numéro de commande au lieu du numéro de note de crédit). Vérifiez-le dans votre comptabilité.
Après traitement, la note de crédit est convertie en UBL Credit Note. La e-facture contient :
Parfois, l'IDR reconnaît une note de crédit comme facture de débit ordinaire, ou l'inverse (« facture de crédit reconnue comme facture ordinaire », « note de crédit reconnue comme facture »). Cela relève de la reconnaissance PDF vers XML en général : des erreurs peuvent en théorie survenir sur tous les champs, y compris débit/crédit et le type de document. Ce signalement suit la même première étape que « crédit comme débit » ci-dessous.
Que pouvez-vous faire ?
Autre voie : UBL/XML natif avec InvoiceTypeCode. Ce qui précède concerne les factures scannées/PDF (reconnaissance IDR). Si vous recevez déjà une note de crédit en UBL/XML natif avec un écart InvoiceTypeCode (381 vs. 380 + montants négatifs), ce n'est pas une erreur de reconnaissance IDR mais une question de TypeCode. Voir Variantes de notes de crédit en UBL pour cette voie.
Cela peut arriver si l'IDR reconnaît le numéro de commande sur la note de crédit comme numéro de facture. Ce numéro de commande est déjà apparu sur d'autres factures, ce qui fait croire à la plateforme que le document a déjà été reçu. Marquez le document comme « Marquer comme original » dans la plateforme et signalez-le au support.
Oui, une note de crédit doit toujours avoir un numéro de facture propre et unique. Il n'est pas correct de réutiliser le numéro de la facture d'origine. La note de crédit renvoie à la facture d'origine via un champ de référence, et non via le numéro de facture lui-même.
Après traitement par l'IDR, la note de crédit est convertie en UBL Credit Note. La e-facture contient le numéro de note de crédit comme numéro de facture, une référence à la facture d'origine (si elle figure sur la note de crédit) et les montants crédités.
Cela peut arriver lors de la conversion PDF vers XML : des erreurs de reconnaissance sont possibles sur tous les champs, y compris débit/crédit. Téléchargez le PDF original et le XML depuis la boîte de réception et envoyez-les au support. Le retour aide à améliorer la reconnaissance pour ce fournisseur ; nous ne nous engageons pas sur le délai jusqu'à un correctif structurel.
En savoir plus sur la détection des doublons ? Lisez Comment eConnect détecte-t-elle les factures en double ?.
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