Soumettre des notes de frais électroniques via eConnect : lignes de coûts et indemnité kilométrique.
Via la plateforme eConnect, vous pouvez soumettre des notes de frais électroniques. Les notes de frais sont traitées comme des factures électroniques et automatiquement livrées dans votre logiciel comptable connecté, tout comme une facture d'achat classique.
Note de frais est destinée aux frais et indemnités kilométriques, pas au téléversement ou à la création d'une facture. Pour téléverser ou créer une facture, utilisez l'application Facture de vente (créez-la vous-même ou téléversez un fichier XML existant) ou Facture d'achat (facture reçue) dans le menu latéral, voir Créer et envoyer une facture.
Lorsque vous ouvrez Note de frais dans le menu latéral, vous voyez le tableau de bord avec un graphique de vos notes de frais soumises et un aperçu Track & Trace. Le Track & Trace affiche la progression de chaque note de frais via les statuts suivants :
Via la sous-navigation, vous filtrez par phase : Brouillon, Nouvelle note de frais, Livrée, Ouverte, Approuvée et Rejetée.
Cliquez sur Nouvelle note de frais dans la sous-navigation.
Remplissez le formulaire avec les données suivantes :
Après avoir rempli le formulaire, enregistrez la note de frais. Vous pouvez choisir de la soumettre immédiatement ou de l'enregistrer comme brouillon pour plus tard.
Comme pour les factures de vente, vous pouvez configurer la numérotation automatique pour les notes de frais. Le système attribue alors automatiquement un numéro séquentiel à chaque nouvelle note de frais. La configuration fonctionne de la même manière que pour les factures, voir Configurer la numérotation automatique.
Les notes de frais soumises sont converties par la plateforme en facture électronique et livrées à l'organisation. Si une connexion logicielle est active, la note de frais apparaît automatiquement dans le logiciel comptable.
Pour les organisations ayant configuré un workflow d'approbation, la note de frais passe d'abord par le processus d'approbation avant d'être traitée.
L'application eScanner (qui permettait d'enregistrer des reçus et des kilomètres via votre mobile) a été abandonnée. Comme alternative, vous pouvez envoyer des reçus et justificatifs par e-mail via l'Email Receiver. Prenez une photo du reçu, envoyez-la en pièce jointe à votre adresse d'expéditeur de confiance et la plateforme traite le document automatiquement.
Il n'existe pas de bouton déroulant "Apps" distinct dans la barre de menu. Note de frais figure, comme les autres applications (Facture de vente, Facture d'achat, Tâche de conversion, Email Receiver, Autopilot, Order), seule dans le menu latéral. Faites défiler directement le menu latéral jusqu'à l'application souhaitée.
Non, Note de frais est destinée aux frais et indemnités kilométriques, pas au téléversement ou à la création d'une facture. Utilisez pour cela l'application Facture de vente (créez-la vous-même ou téléversez un fichier XML existant) ou Facture d'achat (facture reçue) dans le menu latéral.
Vous souhaitez également envoyer des factures via la plateforme ? Consultez Créer et envoyer une facture.
Soumettre une note de frais