Comptabilisez automatiquement les factures dans votre logiciel via l'Autopilot. Connexions, journaux de documents et tableau de bord.
En bref L'Autopilot crée une connexion directe avec votre logiciel comptable et comptabilise automatiquement les factures reçues, ou les transfère de la plateforme vers votre logiciel. Le tableau de bord vous indique immédiatement si les comptabilisations ont réussi.
Avec l'Autopilot, vous connectez la plateforme eConnect à votre logiciel comptable. Les factures reçues sont automatiquement comptabilisées ou transférées vers le logiciel, sans avoir à les saisir manuellement. L'Autopilot prend en charge les connexions avec Exact Online, SnelStart, Unit4 et Business Central.
L'application Autopilot dispose de sa propre sous-navigation dans la barre latérale :
Cliquez sur Nouvelle connexion dans la sous-navigation de l'application Autopilot.
Choisissez l'organisation pour laquelle vous souhaitez créer la connexion.
Sélectionnez le logiciel que vous souhaitez connecter (Exact Online, SnelStart, Unit4 ou Business Central).
Configurez le schéma de comptabilisation : celui-ci détermine comment les types de TVA sont comptabilisés dans votre logiciel. Ce schéma est utilisé pour chaque comptabilisation automatique.
Enregistrez la connexion. La connexion est maintenant active et les factures sont traitées automatiquement.
L'Autopilot apprend des comptabilisations précédentes et applique ces connaissances aux nouvelles factures. Pour chaque facture, le système analyse le fournisseur, le montant, le type de coût et les schémas de comptabilisation historiques afin de composer une proposition de comptabilisation complète : compte général, centre de coûts et taux de TVA. Plus le nombre de factures qui transitent par la connexion est élevé, plus les propositions sont précises.
Avec un niveau de confiance suffisant, la facture est comptabilisée automatiquement sans intervention. Avec une confiance moindre, la proposition est soumise pour approbation. Le seuil de comptabilisation automatique est configurable par connexion, afin que votre organisation décide elle-même du niveau de contrôle souhaité.
Les clients et fournisseurs sont créés automatiquement dans votre logiciel. Ainsi, la comptabilité fonctionne en temps réel, même le week-end et pendant les vacances.
La plateforme peut associer automatiquement les lignes de facture aux lignes de commande. La logique de rapprochement repose sur un prix unitaire unique, la description et une ligne de commande unique. Les informations de commande sont récupérées via l'interface ou à partir de l'archive des commandes précédemment envoyées. Le rapprochement fonctionne aussi bien pour les factures électroniques que pour les PDF traités par OCR et augmente le pourcentage de traitement direct de bout en bout.
Le journal de documents est le registre de l'Autopilot. Un journal est tenu pour chaque connexion active avec le statut de chaque document comptabilisé.
Lorsqu'une comptabilisation échoue, vous pouvez consulter le message d'erreur et choisir entre deux actions :
Chaque entrée de journal contient un lien direct vers le document original dans la boîte de réception, pour que vous puissiez rapidement vérifier de quelle facture il s'agit.
Les libellés de statut que la plateforme attribue à une facture entrante diffèrent selon le type de connexion. Seule la route Autopilot ↔ Unit4 ERPx renvoie explicitement Comptabilisé ou Comptabilisation échouée ; les autres routes Autopilot utilisent Téléchargé avec une signification différente selon le type de connexion. Pour l'explication complète et les chemins de diagnostic en cas d'écarts entre la plateforme et l'ERP, consultez Autopilot dans les intégrations personnalisées.
Le tableau de bord de l'Autopilot vous donne un aperçu de toutes les comptabilisations : combien de documents ont été comptabilisés avec succès et combien ont échoué. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil si votre traitement automatique fonctionne correctement.
Vous souhaitez configurer une connexion de facturation ? Rendez-vous dans l'application Autopilot sur la plateforme et créez une nouvelle connexion.
Créer une connexion
Rule Based Enrichment est un moteur basé sur des règles qui enrichit ou modifie les factures selon des règles prédéfinies. Les modifications conduisent à des comptabilisations adaptées via l'Autopilot. Par exemple, associer des numéros EAN à des numéros d'immeuble pour la comptabilisation automatique des factures d'énergie, ou nettoyer les numéros de commande lorsque les fournisseurs y ajoutent des préfixes. L'Autopilot est en libre-service ; RBE nécessite l'intervention de l'équipe technique eConnect et n'est pas en libre-service. Les deux composants fonctionnent mieux en combinaison. Pour les développements sur mesure, le tarif de conseil habituel s'applique.