Comptabilisez automatiquement les factures dans votre logiciel via l'Autopilot. Connexions, codification du grand livre et tableau de bord.
En bref L'Autopilot crée une connexion directe avec votre logiciel comptable et comptabilise automatiquement les factures reçues, ou les transmet de la plateforme vers votre logiciel. Le tableau de bord indique tout de suite si les écritures ont réussi.
Avec l'Autopilot, vous reliez la plateforme eConnect à votre logiciel comptable. Les factures reçues sont comptabilisées automatiquement ou transmises au logiciel, sans saisie manuelle. L'Autopilot prend en charge les connexions avec Exact Online, SnelStart, Unit4 et Business Central.
L'application Autopilot a sa propre sous-navigation dans la barre latérale :
Cliquez sur New Connection dans la sous-navigation de l'application Autopilot.
Choisissez l'organisation pour laquelle vous voulez créer la connexion.
Sélectionnez le logiciel avec lequel vous voulez vous connecter (Exact Online, SnelStart, Unit4 ou Business Central).
Configurez le schéma de comptabilisation. Il détermine comment les types de TVA sont comptabilisés dans votre logiciel. Ce schéma est utilisé pour chaque écriture automatique.
Enregistrez la connexion. La connexion est maintenant active et les factures sont traitées automatiquement.
L'Autopilot apprend des écritures précédentes et applique cette connaissance aux nouvelles factures. Pour chaque facture, le système analyse le fournisseur, le montant, le type de coût et les schémas d'écriture historiques afin de composer une proposition complète : compte général, centre de coût et taux de TVA. Plus les factures passent par la connexion, plus les propositions deviennent précises.
Avec une confiance suffisante, la facture est comptabilisée automatiquement, sans intervention. Avec une confiance plus faible, la proposition est soumise pour approbation. Le seuil de comptabilisation automatique est configurable par connexion, afin que votre organisation fixe elle-même le niveau de contrôle souhaité.
Les débiteurs et les créanciers sont créés automatiquement dans votre logiciel. L'administration continue donc en temps réel, y compris les week-ends et les vacances.
La plateforme peut relier automatiquement les lignes de facture aux lignes de commande. La logique de rapprochement s'appuie sur un prix unitaire unique, la description et une seule ligne de commande. Les informations de commande sont récupérées via l'interface ou dans l'archive des commandes déjà envoyées. Le rapprochement fonctionne sur les factures électroniques et sur les PDF traités par OCR, et augmente le pourcentage de traitement straight-through.
Le Document Journal est le journal de l'Autopilot. Pour chaque connexion active, un journal conserve le statut de chaque document comptabilisé.
Delivered/Reçu n'est pas une ligne de journal. Le statut Delivered (interface NL : Ontvangen) dans la boîte de réception signifie que la facture est arrivée et disponible dans eConnect. Ce n'est pas un résultat d'écriture et cela ne crée pas de ligne dans le Document Journal. Si une recherche sur le numéro de facture donne 0 résultat dans Document Journals alors que la boîte de réception affiche Delivered/Ontvangen, c'est le comportement attendu tant qu'il n'y a pas eu d'étape Booked ou Booking failed. Voir aussi Statuts des factures.
Première étape lorsque Delivered n'a pas de ligne de journal :
En cas d'échec, vous pouvez consulter le message d'erreur et choisir l'une de ces deux actions :
Chaque ligne de journal contient un lien direct vers le document original dans la boîte de réception, afin de vérifier rapidement de quelle facture il s'agit.
Les libellés de statut que la plateforme attribue à une facture entrante diffèrent selon le type de connexion. Seule la route Autopilot vers Unit4 ERPx renvoie explicitement Booked ou Booking failed. Les autres routes Autopilot utilisent Gedownload avec une signification différente selon le type de connexion. Pour l'explication complète et les parcours de diagnostic en cas d'écart entre la plateforme et l'ERP, voir Autopilot dans vos propres intégrations.
Depuis la version d'octobre 2026, l'Autopilot détermine sur quel compte du grand livre une facture atterrit. Cela vaut pour les factures d'achat. Pour Exact Online et SnelStart, cela vaut aussi pour les factures de vente.
cbc:AccountingCost par ligne de facture et ajouter des dimensions. Qu'une règle laisse les codes existants ou les écrase dépend de la règle. Le codage SBI ne remplit par défaut que les lignes sans code. Cette règle peut aussi être réglée pour remplacer les codes existants.Un mauvais compte du grand livre vient de l'une de ces trois étapes : ce qui figurait sur la facture, ce que Rule Based Enrichment a renseigné, ou la façon dont l'Autopilot traduit le code.
Par connexion, un schéma détermine comment les codes RGS sont mappés vers des comptes du grand livre. Une table de traduction propre sur la connexion prime toujours sur le schéma. Les deux sont des réglages dans l'Autopilot, pas dans Rule Based Enrichment. Le mapping SBI dans Rule Based Enrichment choisit un code RGS pour une combinaison de secteurs. Ce n'est pas la table de traduction de l'Autopilot.
Une règle peut s'appliquer à tous les clients et être configurée autrement pour un client. Le réglage client l'emporte. Une règle peut être limitée à certaines factures, par exemple d'un seul fournisseur. Le support technique désactive le codage pour un client. Pour les autres clients, il reste actif. Ce n'est pas du self-service.
Une dimension est un classement supplémentaire à côté du compte du grand livre : centre de coûts, porteur de coûts ou projet. Les dimensions ne s'appliquent qu'avec Exact Online. L'Autopilot contrôle ces dimensions par rapport à l'administration du client.
Le tableau de bord Autopilot donne une vue de toutes les écritures : combien de documents ont été comptabilisés avec succès et combien ont échoué. Vous voyez d'un coup d'œil si le traitement automatique fonctionne bien.
En cas d'échec, une tâche de workflow est créée automatiquement. Vous pouvez consulter le message d'erreur dans le Document Journal et choisir « Resend to ERP » (après correction de l'erreur) ou « Mark as Done » si le document n'a pas sa place dans le logiciel.
Vous pouvez créer une connexion distincte par organisation via New Connection dans l'application Autopilot. Chaque connexion a son propre schéma de comptabilisation et peut pointer vers un autre logiciel.
Le schéma de comptabilisation détermine comment les types de TVA sont comptabilisés dans votre logiciel. Vous pouvez le modifier dans les paramètres de la connexion Autopilot concernée. Les modifications s'appliquent aux nouvelles écritures.
Contrôlez trois étapes. Y avait-il déjà des codes sur les lignes de facture ? Rule Based Enrichment a-t-il renseigné ou écrasé un code RGS ou une dimension ? Et le schéma ou la table de traduction propre de la connexion traduit-il ce code vers le bon compte du grand livre ? La table de traduction propre prime sur le schéma. Désactiver le codage pour un client se fait par le support technique, pas en self-service. Les dimensions (centre de coûts, porteur de coûts, projet) ne s'appliquent qu'avec Exact Online.
Rule Based Enrichment (RBE) est un moteur à règles qui ajuste le XML d'une facture juste avant l'envoi ou juste après la réception. Objectif : offrir une flexibilité supplémentaire là où le système ERP ou la livraison partenaire ne le peut pas. Les règles sont mises en place par l'équipe technique eConnect (actuellement via JavaScript) et activées par un filtre, par exemple pour un fournisseur précis. Pour chaque facture que RBE ajuste, le moteur recherche les données de partie validées (VPD) de l'expéditeur et du destinataire : identifiants de partie et codes sectoriels (SBI, NACE). Une règle peut donc filtrer sur une partie ou un secteur, même si cet identifiant n'est pas sur la facture. Si la partie est absente du VPD, ou si le VPD est inaccessible, le traitement continue sans ces données. RBE est aussi une alternative pour les partenaires qui codent en dur des modifications XML spécifiques au client : le partenaire livre toujours le XML de la même façon, et RBE assure le mapping spécifique au client. La gestion des règles en libre-service n'est pas proposée.
Outre le transfert des factures d'énergie (EAN vers numéro de bâtiment) et le nettoyage des numéros de commande, RBE sert aussi au mapping de champs (par exemple dans des parcours UWV où un champ XML obligatoire manque), au regroupement de lignes de facture en un nombre exploitable de lignes d'écriture, et aux tables de mapping qui convertissent ou enrichissent des valeurs de champ. L'Autopilot est en libre-service. RBE exige l'appui de l'équipe technique eConnect et n'est pas en libre-service. Les deux composants fonctionnent mieux ensemble. Le travail sur mesure suit le tarif de conseil habituel.
Regroupement des lignes de facture. Les factures de centaines à milliers de lignes (par exemple dans le commerce de détail, le bâtiment ou les télécoms) échouent parfois dans le logiciel comptable parce qu'il n'accepte qu'un nombre limité de lignes par facture, ou produisent une écriture illisible en traitement 1 pour 1. Le même besoin apparaît après la reconnaissance de lignes via IDR, lorsque de nombreuses lignes sont reconnues. RBE regroupe alors les lignes en une facture valide avec moins de lignes synthétiques. Le modèle standard rbe-autopilot-group-lines regroupe par catégorie de TVA. D'autres clés de groupe (par exemple par numéro de téléphone sur une facture télécom) sont possibles comme configuration RBE adaptée, dans les possibilités existantes, sans développement. La mise en place est faite par l'équipe technique eConnect, facturée via des heures de carnet de tickets (si disponibles) ou une session d'assistance à distance.
Pour le mapping EAN (numéro EAN vers numéro de bâtiment/numéro IO), eConnect ne reconnaît actuellement le numéro EAN que sur les factures électroniques (XML/UBL), pas sur les factures PDF. Un EAN visible sur une facture PDF ne suffit pas pour ce mapping. La valeur doit venir de la structure de la facture électronique. Cela est distinct du rapprochement des lignes de commande, qui fonctionne à la fois sur les factures électroniques et sur les PDF traités par OCR.
Vous voulez configurer une connexion de factures ? Allez dans l'application Autopilot sur la plateforme et créez une nouvelle connexion.
Créer une connexion