Die eConnect-Plattform basiert auf drei Kernbegriffen: der Umgebung, dem Benutzer und der Organisation. Wenn Sie verstehen, wie diese drei zusammenspielen, können Sie die Plattform effizient nutzen und einrichten, egal ob Sie als Selbstständiger arbeiten, als Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder als Steuerberater, der Mandanten betreut.

Ihre Umgebung ist Ihr übergreifender Arbeitsbereich auf der Plattform. Beim Erstellen eines Kontos prüft die Plattform, ob bereits eine Umgebung für Ihre E-Mail-Domain existiert. Falls ja, werden Sie als Gast zu dieser Umgebung hinzugefügt und der Administrator erhält eine Benachrichtigung. Falls keine Umgebung für die Domain besteht, wird automatisch eine neue angelegt und Sie werden zum Administrator. Bei generischen Domains (wie gmail.com oder hotmail.com) wird immer eine eigene Umgebung erstellt.

Innerhalb der Umgebung verwalten Sie die Organisationen, für die Sie Rechnungen verarbeiten, die Benutzer, die Zugang haben, und Ihr Abonnement.

Guthaben (Transaktionsguthaben) und Zahlungsoptionen sind ab dem Basic-Abonnement verfügbar und werden von allen Organisationen innerhalb der Umgebung geteilt. Dabei spielt es keine Rolle, welche Organisation eine Rechnung versendet oder empfängt: Die Kosten werden vom gemeinsamen Guthaben abgezogen. Das Invoice Portal ist kostenlos für den Versand von Rechnungen, verfügt jedoch nicht über eigenes Guthaben oder Zahlungsoptionen.

Ein Benutzer ist jede Person mit einem eigenen Konto auf der Plattform. Jeder Benutzer meldet sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort an und hat eine Rolle innerhalb der Umgebung: Basisbenutzer, fortgeschrittener Benutzer oder Administrator. Die Rolle bestimmt, was jemand auf Umgebungsebene tun darf, etwa andere Benutzer einladen oder Organisationen anlegen.

Darüber hinaus hat jeder Benutzer Berechtigungen auf der Ebene einzelner Organisationen. Sie können Mitglied einer oder mehrerer Organisationen sein. Nur die Organisationen, denen Sie zugeordnet sind, werden für Sie auf der Plattform angezeigt. Wenn Sie nach der Anmeldung keine Rechnungen sehen oder leere Bildschirme erhalten, sind Sie wahrscheinlich noch nicht den richtigen Organisationen zugewiesen. Der Organisationsadministrator kann Mitglieder hinzufügen und Berechtigungen zuweisen.

Beim Erstellen einer Umgebung wird der erste Benutzer automatisch zum Administrator. Alle nachfolgend hinzugefügten Benutzer erhalten standardmäßig die Rolle Basisbenutzer. Der Administrator kann Rollen jederzeit anpassen.

Eine Organisation repräsentiert ein Unternehmen, eine Stiftung oder eine Behörde, für die Sie Rechnungen versenden oder empfangen. Beim Hinzufügen einer Organisation sucht die Plattform automatisch nach der Handelsregisternummer oder dem Firmennamen. Nach der Aktivierung wird die Organisation im Peppol-Netzwerk registriert, und Sie können sofort Rechnungen verarbeiten.

Sie können mehrere Organisationen in einer Umgebung verwalten. Das ist praktisch, wenn Sie eine Holdinggesellschaft mit Tochterunternehmen haben oder als Steuerberater für mehrere Mandanten arbeiten. Jede Organisation hat eine eigene Peppol-Registrierung, eigene Rechnungseinstellungen (Rechnungsnummerierung, Logo, E-Mail-Adresse) und eigene Mitglieder. Innerhalb einer Organisation können mehrere Administratoren benannt werden.

Die Struktur funktioniert folgendermaßen: Die Umgebung enthält Organisationen, und Benutzer werden Organisationen zugeordnet. Ein Benutzer, der Mitglied von Organisation A ist, sieht alle ein- und ausgehenden Rechnungen von A. Ein Benutzer, der Mitglied von sowohl A als auch B ist, sieht die Rechnungen beider Organisationen.

Die Plattform unterscheidet zwei Ebenen von Administratoren. Der Umgebungsadministrator verwaltet Benutzer, Abonnements und kann Organisationen anlegen, hat aber nicht automatisch Zugang zu allen Organisationen innerhalb der Umgebung. Der Organisationsadministrator verwaltet die Mitglieder und Einstellungen einer einzelnen Organisation. Mehr dazu finden Sie unter Rechte und Rollen auf der Plattform.

Dieses Modell bietet große Flexibilität. Einige häufige Konfigurationen:

Ein Unternehmen, ein Mitarbeiter: Sie haben eine Umgebung mit einer Organisation. Sie sind selbst Administrator und Mitglied und haben Zugriff auf alles.

Ein Unternehmen, mehrere Mitarbeiter: Sie fügen Kollegen als Benutzer hinzu. Jedes Mitglied einer Organisation sieht alle ein- und ausgehenden Rechnungen dieser Organisation. Über die Berechtigungen legen Sie fest, welche Aktionen ein Benutzer durchführen darf.

Holding mit Tochterunternehmen: Alle Organisationen befinden sich in derselben Umgebung. Pro Organisation weisen Sie die zuständigen Mitarbeiter zu. Der Holding-Administrator hat den vollständigen Überblick.

Steuerberater mit Mandanten: Sie haben eine eigene Umgebung. Über das Bevollmächtigungsmodell verknüpfen Sie Mandantenumgebungen mit Ihrer eigenen Umgebung, sodass Sie von einem Ort aus die Rechnungen all Ihrer Mandanten verwalten können.

Die Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar. Sie können die Sprache über Profil bearbeiten (oben rechts im Menü) ändern und dort die gewünschte Anzeigesprache wählen. Nach dem Wechsel kann es einen Moment dauern, bis alle Labels aktualisiert sind. Aktualisieren Sie die Seite, falls kurz unverständlicher Text erscheint.

Rechnungen werden automatisch anhand des Ländercodes des Empfängers übersetzt und stehen ebenfalls in mehreren Sprachen zur Verfügung.

Tipp: Sie müssen die Rechnungssprache nicht manuell einstellen. Die Plattform wählt automatisch die passende Sprache anhand des Empfängerlandes.

Im Posteingang und Postausgang sehen Sie bei jedem Dokument ein Icon, das den Kanal anzeigt, über den die Rechnung eingegangen oder versendet wurde. Die vier häufigsten Icons:

Diese Icons helfen Ihnen, schnell zu erkennen, wie ein Dokument verarbeitet wurde, ohne die Rechnungsdetails öffnen zu müssen.

Bei jedem Login zeigt die Plattform ein Pop-up, das fragt, ob Sie pro Organisation E-Rechnungen empfangen möchten. Standardmäßig ist der Empfang deaktiviert, da es sich um einen kostenpflichtigen Dienst handelt.

Wichtig: Für den Empfang von E-Rechnungen ist Guthaben oder ein Abonnement (Basic oder höher) erforderlich. Laden Sie Ihr Guthaben auf, bevor Sie den Empfang aktivieren.

Klicken Sie auf Aktivieren, um den Empfang für eine Organisation einzuschalten. Möchten Sie die Frage nicht mehr sehen? Wählen Sie Pop-up deaktivieren. Die Einstellung für den Rechnungsempfang wird in den Organisationsdetails gespeichert, wo Sie den Empfang jederzeit wieder ein- oder ausschalten können.

Sobald Sie den Empfang aktivieren, wird Ihre Organisation im Peppol-Netzwerk für den Dokumentenempfang registriert. Andere Parteien können Ihnen dann E-Rechnungen über Peppol senden.

Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob der Empfang bereits aktiv ist? Gehen Sie zu den Details Ihrer Organisation und prüfen Sie dort die Einstellung.

Mehr über die verschiedenen Rollen und Berechtigungen erfahren? Lesen Sie Rechte und Rollen auf der Plattform.