Exact Online ist eine der am häufigsten genutzten Verbindungen mit eConnect. Über den Autopiloten werden Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet und in Ihrer Verwaltung gebucht. Der digitale Briefkasten sorgt dafür, dass Eingangsrechnungen direkt in Exact Online verfügbar sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes bereit haben:

• Ein aktives eConnect-Konto mit mindestens einem Basic-Abonnement
• Administratorzugang zu Ihrer Exact Online-Umgebung
• Ausreichend Transaktionsguthaben auf Ihrem eConnect-Konto

Die Autopilot-Verbindung mit Exact Online ist auf den Empfang und die Buchung von Eingangsrechnungen ausgerichtet. Das Senden von Ausgangsrechnungen über den Autopiloten ist für Exact Online derzeit nicht verfügbar.

Möchten Sie dennoch Ausgangsrechnungen über Peppol senden? Das ist über die eConnect-Plattform oder über den E-Mail-Empfänger mit der XML-Auto-Send-Option möglich.

Eingangsrechnungen, die über eConnect eingehen, werden automatisch in Ihrer Exact Online-Verwaltung abgelegt:

1. Die Rechnung gelangt zu eConnect (über Peppol, E-Mail oder den E-Mail-Empfänger).
2. Der Autopilot leitet die Rechnung an den digitalen Briefkasten von Exact Online weiter.
3. Die Rechnung erscheint in Ihrer Exact Online-Verwaltung, bereit zur Verarbeitung.

Beim Verbinden über die eConnect-App wird automatisch ein digitaler Briefkasten in Exact Online erstellt. Wenn das fehlschlägt, sehen Sie eine der folgenden Fehlermeldungen.

Wenn der Briefkasten nicht automatisch erstellt wurde, können Sie dies manuell tun:

1. Gehen Sie in Exact Online zu Mein Exact Online > Meine Kontaktdaten > Meine digitalen Briefkästen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Format ein: <kvk-nummer>@facturen.econnect.eu (ersetzen Sie <kvk-nummer> durch die KVK-Nummer Ihrer Organisation).
4. Stellen Sie sicher, dass diese E-Mail-Adresse auch in Ihren Kontaktdaten enthalten ist.

Tipp: Es kann einige Minuten dauern, bis der Briefkasten nach der Erstellung nutzbar ist. Warten Sie kurz und versuchen Sie es erneut, wenn die Verbindung nicht sofort funktioniert.

• Wenn Sie zuvor eine andere Integrationsmethode verwendet haben, trennen Sie diese zuerst, bevor Sie den Autopiloten aktivieren.
• Der Autopilot funktioniert pro Verwaltung. Bei mehreren Verwaltungen richten Sie den Autopiloten pro Verwaltung separat ein.
• Nach der Einrichtung kann eine kurze Verzögerung auftreten, bevor die ersten Rechnungen sichtbar sind.

Nicht jedes Exact Online-Konto eignet sich für die Verbindung mit eConnect. Ein MijnKantoor-Benutzer ist für die Zusammenarbeit zwischen Kunden und ihrem Buchhaltungs- oder Steuerberatungsbüro über die Exact Online für Buchhalter-Plattform vorgesehen. Diese Benutzer haben ein eingeschränktes Zugriffsmodell: Sie haben keinen API-Zugang und können daher keine Verbindungen mit externen Systemen wie dem Autopiloten herstellen.

Für eine erfolgreiche Verbindung mit eConnect benötigen Sie immer einen vollwertigen Exact Online-Benutzer mit einer bezahlten Lizenz und vollen Rechten.

Der Benutzer, der die Autopilot-Verbindung einrichtet, benötigt spezifische Rechte in Exact Online.

Exact setzt pro Verwaltung und pro App Grenzen für die Anzahl der API-Aufrufe pro Tag und die Anzahl der Buchungszeilen pro Monat. Bei größeren Verwaltungen oder intensiverer Verarbeitung kann das die Autopilot-Verbindung beeinflussen. Ziehen Sie dann ein Premium-Paket oder ein Volume Pack in Betracht und stimmen Sie die aktuellen Grenzen mit Exact ab. Die Autopilot-Verbindung verwendet JSON, kein XML.

Nur die Exact Online Advanced-Verbindung, bei der der Autopilot die Rechnung zeilenweise bucht, gibt Kostenstelle, Kostenträger und Projekt mit. Bei der einfachen Verbindung (nur das Dokument buchen) werden diese Dimensionen nicht verwendet. Ob das auch für Verkaufsbuchungen gilt, steht noch nicht fest. Die Codes selbst stehen in Exact Online.

Die Eigenschaft auf der Rechnungszeile beginnt genau mit Dimension: (großes D). Danach CostCenter, CostUnit oder Project. Die Großschreibung dieses Namens spielt keine Rolle. dimension: und Namen wie Dimension:Kostenplaats werden ohne Meldung ignoriert. Leerzeichen am Anfang und Ende entfallen. Ein leerer Wert wird ignoriert. Pro Zeile können eine, zwei oder drei Dimensionen stehen.

Der Lieferant setzt die Eigenschaft auf die Rechnung, oder TechSupport setzt sie über eine RBE-Regel. Es gibt keine separate Ein/Aus-Einstellung. Steht die Dimension auf der Zeile und nutzt der Kunde Advanced, versucht der Autopilot, sie mitzugeben.

Der Code muss genau übereinstimmen, einschließlich Großbuchstaben. kp100 findet KP100 nicht. Gefundene Codes kommen auf die Buchungszeile. Das Buchungsergebnis nennt nur gefundene Dimensionen, zum Beispiel Dimensions resolved for line '…': CostCenter 'KP100', Project 'P-2026-014'. Ein Code, der nicht existiert oder dessen Großbuchstaben abweichen, wird übersprungen. Die Buchung geht weiter, ohne Fehler. Pro fehlender Dimension steht eine Notiz: [WARNING] CostCenter code 'KP100' not found in Exact Online for line '…'. The dimension will be skipped. In der PSB steht außerdem ein Vorschlag mit der ID MissingDimensionMapping.

Das Buchungsergebnis steht auf der Detailseite der Rechnung in der PSB. Dieselben Notizen stehen im Anhang Autopilot.txt bei der Buchung in Exact Online. Vorschläge stehen nur in der PSB.

Der Autopilot merkt sich die Codeliste aus Exact Online bis zu zehn Minuten. Eine gerade angelegte Kostenstelle wird dadurch möglicherweise erst nach zehn Minuten gefunden.

Mehr über automatische Buchungsvorschläge erfahren? Lesen Sie, wie der Autopilot funktioniert.