Jak eConnect rozpoznává a blokuje duplicitní faktury a jak zpracovat zablokovaný dokument v případě potřeby.
Platforma automaticky zjistí, když stejná faktura dorazí více než jednou, i když byla odeslána různými kanály. První faktura se zpracuje; další kopie jsou zadrženy jako duplikáty. Tím se zabrání dvojímu zaúčtování stejné faktury.
Platforma porovnává tři atributy, aby zjistila, zda je faktura duplikátem:
Pokud všechny tři odpovídají dříve přijaté faktuře, dokument se označí jako duplikát a nepředá se do účetního softwaru.
Detekce duplikátů funguje na všech kanálech. Pokud stejná faktura dorazí jak přes Peppol, tak e-mailem ve formátu PDF, platforma to rozpozná jako duplikát. První verze se zpracuje; další se zablokuje.
To je obzvláště důležité pro organizace, které přijímají faktury prostřednictvím více kanálů. Dodavatel, který odešle fakturu jak e-mailem, tak přes Peppol, nezpůsobí dvojí zaúčtování.
Někdy je dokument označený jako duplikát ve skutečnosti originál. Může k tomu dojít, pokud dvě různé faktury sdílejí náhodně stejné číslo nebo pokud chcete záměrně znovu zpracovat stejnou fakturu.
Na platformě můžete zablokovaný duplikát zpracovat označením dokumentu jako „Označit jako originál". Faktura se pak zpracuje, jako by šlo o nový dokument.
Duplikát může zůstat nepovšimnut, pokud je číslo faktury rozpoznáno jinak při druhém odeslání. Může k tomu dojít, pokud faktura dorazí jiným kanálem s jiným formátem nebo kvalitou skenování, takže OCR mírně odlišně interpretuje číslo faktury. Toto je inherentní omezení rozpoznávání v PDF dokumentech.
Tip: pravidelně dostáváte oznámení o duplikátech? Zkontrolujte, zda dodavatel nezasílá fakturu současně prostřednictvím více kanálů (např. jak e-mailem, tak přes Peppol). Dohodněte se na jednom kanálu pro doručování faktur.
Chcete se dozvědět více o zpracování faktur? Přečtěte si Konverzní úloha: proces od začátku do konce.
Zobrazit konverzní úlohy