Pracujete s více administrativami v organizaci? Pomocí detekce administrativy eConnect automaticky směruje příchozí faktury na správnou administrativu. Můžete použít jednu e-mailovou adresu pro všechny administrativy místo samostatné pro každou.

Systém rozpozná na základě jména a adresy na faktuře, která administrativa má fakturu dostat. Podmínkou je, že možné administrativy jsou eConnect předem známé. Platforma pak ví, která jména a adresy patří které administrativě.

Detekce administrativy funguje pro e-faktury (XML) i pro PDF faktury zpracované přes IDR.

Pro organizace se složitou strukturou (například správci nemovitostí s desítkami budov) můžete nastavit aliasy pro administrativu. Alias je alternativní jméno, které se na faktuře může objevit a které systém spáruje se správnou administrativou.

Příklad: správce má administrativy podle budov. Dodavatel adresuje fakturu na „Kantoorgebouw De Toren“. Díky aliasu platforma ví, že to patří k administrativě s číslem 4523, a fakturu tam přesměruje.

Bloky administrativy (CustomerParty) na obrazovce IDR se vyplňují z BuyerGroup. BuyerGroup vytvoří eConnect Support na úrovni účtu. Platforma shromažďuje údaje všech organizací v účtu a odešle je do BuyerGroup v IDR. Pokud je skupina IDR šedá nebo není správně vyplněna, zkontrolujte, zda jsou organizační údaje na platformě úplné (ulice, PSČ, město, země). Při neúplných údajích je řešením BuyerGroup odstranit a znovu vytvořit, aby se aktualizované informace odeslaly do IDR.

Pokud systém nedokáže s jistotou určit administrativu, faktura se automaticky nesměruje, ale jde jako meziúloha týmu Quality Control, který ručně určí správnou administrativu.

Detekce administrativy je dostupná u předplatného Professional nebo vyššího. U nejnižšího předplatného Scan & Rozpoznávání funkce není k dispozici.

Detekci administrativy nastavíte přes Email Receiver s možností „Konverze pro více organizací“.

Chcete nastavit detekci administrativy? Nastavte důvěryhodného odesílatele s možností pro více organizací.