Automatické účtování faktur do softwaru přes Autopilot. Připojení, Deníky dokumentů a přehledový panel.
Ve zkratce Autopilot vytvoří přímé propojení s účetním softwarem a automaticky účtuje přijaté faktury nebo je přeposílá z platformy do softwarového balíku. Přehledový panel vám okamžitě ukáže, zda byla účtování úspěšná.
Pomocí Autopilota propojíte platformu eConnect s účetním softwarem. Přijaté faktury jsou automaticky účtovány nebo přeposílány do softwarového balíku bez ručního zadávání. Autopilot podporuje připojení k Exact Online, SnelStart, Unit4 a Business Central.
Aplikace Autopilot má vlastní podnavigaci v postranním panelu:
Klikněte na Nové připojení v podnavigaci aplikace Autopilot.
Vyberte organizaci, pro kterou chcete vytvořit připojení.
Vyberte softwarový balík, ke kterému se chcete připojit (Exact Online, SnelStart, Unit4 nebo Business Central).
Nakonfigurujte účtovací schéma: to určuje, jak se typy DPH účtují ve vašem softwaru. Toto schéma se používá při každém automatickém účtování.
Uložte připojení. Připojení je nyní aktivní a faktury se zpracovávají automaticky.
Autopilot se učí z dřívějších účtování a tyto znalosti aplikuje na nové faktury. U každé faktury systém analyzuje dodavatele, částku, druh nákladů a historické vzorce účtování, aby sestavil kompletní návrh účtování: účet hlavní knihy, středisko a sazbu DPH. Čím více faktur projde připojením, tím jsou návrhy přesnější.
Při dostatečné jistotě se faktura zaúčtuje automaticky bez zásahu. Při nižší jistotě se návrh předloží ke schválení. Práh pro automatické účtování lze konfigurovat pro každé připojení samostatně, aby vaše organizace sama rozhodla, jakou úroveň kontroly chce.
Odběratelé a dodavatelé se automaticky zakládají ve vašem softwaru. Díky tomu administrativa běží v reálném čase i o víkendech a o dovolených.
Platforma může automaticky propojit fakturní řádky s řádky objednávky. Logika párování pracuje na základě jednoznačné jednotkové ceny, popisu a jednoho řádku objednávky. Informace o objednávce se získávají přes rozhraní nebo z archivu dříve odeslaných objednávek. Párování funguje jak u e-faktur, tak u PDF zpracovaných přes OCR a zvyšuje podíl plně automatického zpracování.
Deník dokumentů je kniha záznamů Autopilota. Pro každé aktivní připojení se vede deník se stavem každého zaúčtovaného dokumentu.
Když účtování selže, můžete si zobrazit chybovou zprávu a vybrat jednu ze dvou akcí:
Každý záznam v deníku obsahuje přímý odkaz na původní dokument v Doručené poště, takže si můžete rychle ověřit, o kterou fakturu jde.
Stavové štítky, které platforma přiřazuje příchozí faktuře, se liší podle typu připojení. Pouze trasa Autopilot ↔ Unit4 ERPx výslovně vrací Zaúčtováno nebo Účtování selhalo; ostatní trasy Autopilota používají Staženo s odlišným významem podle typu připojení. Úplné vysvětlení a diagnostické postupy při odchylkách mezi platformou a ERP najdete v Autopilot ve vlastních integracích.
Přehledový panel Autopilota vám dává přehled o všech účtováních: kolik dokumentů bylo úspěšně zaúčtováno a kolik selhalo. Takto ihned vidíte, zda vaše automatické zpracování běží hladce.
Chcete nastavit připojení na faktury? Přejděte do aplikace Autopilot na platformě a vytvořte nové připojení.
Vytvořit připojení
Rule Based Enrichment je pravidly řízený modul, který obohacuje nebo upravuje faktury podle předdefinovaných pravidel. Úpravy vedou k upravěným účtováním přes Autopilota. Příklady jsou navázání EAN čísel na čísla objektů pro automatické účtování energetických faktur a očištění čísel objednávek, ke kterým dodavatelé přidávají prefixy. Autopilot je samoobslužný; RBE vyžaduje podporu technického týmu eConnect a samoobslužný není. Oba komponenty fungujou nejlépe v kombinaci. Pro zakázkové úpravy platí běžná konzultační sazba.