Platforma eConnect je postavená na troch kľúčových pojmoch: prostredie, používateľ a organizácia. Keď pochopíte, ako tieto tri prvky spolupracujú, môžete platformu efektívne využívať a nastaviť, či už pracujete ako samostatne zárobkovo činná osoba, ako firma s viacerými pobočkami, alebo ako účtovník spravujúci klientov.

Vaše prostredie je váš nadradený pracovný priestor na platforme. Pri vytvorení účtu platforma skontroluje vašu e-mailovú doménu. Ak pre danú doménu už prostredie existuje, budete pridaný ako hosť do existujúceho prostredia. Ak doména ešte nie je zaregistrovaná, vytvorí sa nové prostredie. Pri generických doménach (ako gmail.com alebo hotmail.com) sa vždy vytvorí vlastné prostredie. Správcovia prostredia dostanú notifikáciu pri každom novom hosťovi a môžu prideliť oprávnenia.

V rámci prostredia spravujete organizácie, pre ktoré spracovávate faktúry, používateľov s prístupom a predplatné. Kredit a platobné možnosti sú dostupné od predplatného Basic. Bezplatný Invoice Portal umožňuje odosielanie faktúr bez nákladov, ale bez kreditu a platobných možností.

Každé prostredie má vlastný zostatok (transakčný kredit), ktorý zdieľajú všetky organizácie v danom prostredí. Nezáleží na tom, ktorá organizácia faktúru odošle alebo prijme, náklady sa odpočítavajú zo spoločného kreditu.

Používateľ je každý, kto má vlastný účet na platforme. Každý používateľ sa prihlasuje e-mailovou adresou a heslom a má v prostredí určitú rolu: základný používateľ, pokročilý používateľ alebo správca. Rola určuje, čo môže daná osoba robiť na úrovni prostredia, napríklad pozývať ďalších používateľov alebo vytvárať organizácie.

Okrem toho má každý používateľ oprávnenia na úrovni jednotlivých organizácií. Môžete byť členom jednej alebo viacerých organizácií. Vidíte len tie organizácie, ktorých ste členom. Ak po prihlásení nevidíte žiadne faktúry alebo máte prázdne obrazovky, pravdepodobne ste ešte nie ste priradený k správnym organizáciám. Správca organizácie to môže vyriešiť.

Pri vytvorení prostredia sa prvý používateľ automaticky stáva správcom. Všetci ďalší pridaní používatelia dostanú štandardne rolu základného používateľa. Správca môže roly kedykoľvek zmeniť.

Organizácia predstavuje jednu firmu, nadáciu alebo štátnu inštitúciu, pre ktorú odosielate alebo prijímate faktúry. Pri pridávaní organizácie platforma automaticky vyhľadá podľa IČO alebo názvu firmy. Po aktivácii sa organizácia zaregistruje v sieti Peppol a môžete ihneď spracovávať faktúry.

V jednom prostredí môžete spravovať viacero organizácií. To je praktické, ak máte holdingovú spoločnosť s dcérskymi firmami alebo ak ako účtovník pracujete pre viacerých klientov. Každá organizácia má vlastnú registráciu v sieti Peppol, vlastné nastavenia faktúr (číslovanie, logo, e-mailová adresa) a vlastných členov. V rámci jednej organizácie môže byť viacero administrátorov.

Štruktúra funguje nasledovne: prostredie obsahuje organizácie a používatelia sú priradení k organizáciám. Platforma rozlišuje dve úrovne administrátorov: správca prostredia spravuje používateľov a predplatné, správca organizácie riadi prístup členov a nastavenia konkrétnej organizácie. Každý člen organizácie vidí všetky faktúry (prichádzajúce aj odchádzajúce) danej organizácie. Používateľ, ktorý je členom organizácií A aj B, vidí faktúry oboch. Viac informácií nájdete na stránke Oprávnenia a roly.

Tento model ponúka veľkú flexibilitu. Niekoľko bežných nastavení:

Jedna firma, jeden zamestnanec: máte jedno prostredie s jednou organizáciou. Ste správcom aj členom a máte prístup ku všetkému.

Jedna firma, viacero zamestnancov: kolegov pridáte ako používateľov a priradíte ich k organizácii. Každý člen vidí všetky prichádzajúce aj odchádzajúce faktúry danej organizácie, bez obmedzení na typ dokumentu.

Holding s dcérskymi spoločnosťami: všetky organizácie sú v rovnakom prostredí. Ku každej organizácii priradíte zodpovedných zamestnancov. Správca holdingu vidí kompletný prehľad.

Účtovník s klientmi: máte vlastné prostredie. Prostredníctvom modelu oprávnení prepojíte klientské prostredia so svojím vlastným prostredím, takže z jedného miesta spravujete faktúry všetkých klientov.

Platforma je dostupná vo viacerých jazykoch. Jazyk môžete zmeniť cez Upraviť profil (vpravo hore v menu), kde si vyberiete požadovaný zobrazovací jazyk. Po prepnutí môže chvíľu trvať, kým sa všetky popisky aktualizujú. Ak krátko vidíte nezrozumiteľný text, obnovte stránku.

Faktúry sa automaticky prekladajú na základe kódu krajiny príjemcu. K dispozícii je rovnaká sada jazykov.

Tip: jazyk faktúry nemusíte nastavovať manuálne. Platforma automaticky zvolí správny jazyk podľa krajiny príjemcu.

V priečinku Prijaté a Odoslané vidíte pri každom dokumente ikonu, ktorá ukazuje, cez aký kanál bola faktúra prijatá alebo odoslaná. Štyri najčastejšie ikony:

Tieto ikony vám pomáhajú rýchlo rozpoznať, ako bol dokument spracovaný, bez nutnosti otvárať detaily faktúry.

Pri každom prihlásení vám platforma zobrazí pop-up s otázkou, či chcete pre danú organizáciu prijímať e-faktúry. Štandardne je príjem vypnutý, pretože aktivácia príjmu je platená služba vyžadujúca predtým nahraný kredit.

Kliknite na Zapnúť pre aktiváciu príjmu pre danú organizáciu. Nechcete už túto otázku vidieť? Vyberte Vypnúť pop-up. Nastavenie príjmu faktúr sa uloží v detailoch organizácie, kde môžete príjem kedykoľvek zapnúť alebo vypnúť.

Keď zapnete príjem, vaša organizácia sa zaregistruje v sieti Peppol na príjem dokumentov. Ostatné strany vám potom môžu posielať e-faktúry cez Peppol.

Tip: neviete, či je príjem už aktívny? Prejdite do detailov vašej organizácie a skontrolujte nastavenie príjmu faktúr.

Chcete sa dozvedieť viac o rôznych rolách a oprávneniach? Prečítajte si Oprávnenia a roly v platforme.