Komunikaty statusowe to mechanizm, za pomocą którego odbiorca faktury automatycznie przekazuje nadawcy status przetwarzania. Za pośrednictwem sieci Peppol dostawca otrzymuje komunikat o statusie (Invoice Response) informujący, czy faktura została odebrana, jest przetwarzana, zatwierdzona czy opłacona. eConnect obsługuje komunikaty statusowe od 2015 roku.

Zasada jest prosta: po odebraniu e-faktury organizacja odbierająca wysyła Invoice Response do nadawcy. Komunikat ten zawiera kod statusu wskazujący fazę przetwarzania, w której znajduje się faktura.

Komunikat Invoice Response przesyłany jest przez tę samą sieć Peppol co oryginalna faktura, ale w odwrotnym kierunku. Nadawca otrzymuje komunikat automatycznie w swoim środowisku eConnect i widzi status przy odpowiedniej fakturze.

Wskazówka: aby móc odbierać komunikaty Invoice Response jako nadawca, Państwa organizacja musi być zarejestrowana do odbierania Invoice Response. Wymaga to konfiguracji SMP z capability invoiceResponse ustawioną na on.

Każdy Invoice Response zawiera kod statusu wskazujący fazę przetwarzania. Statusy tworzą logiczną sekwencję, od pierwszego odbioru do pełnej płatności.

Kody statusu RE (Rejected) i PD (Fully Paid) są statusami końcowymi: po nich nie następują żadne dalsze aktualizacje. Pozostałe statusy mogą następować po sobie w miarę postępu przetwarzania.

Poniższy diagram pokazuje, jak statusy następują po sobie, od pierwszego odbioru do statusów końcowych.

Przy określonych statusach (zwłaszcza UQ i RE) odbiorca może podać powód wyjaśniający, dlaczego faktura jest wstrzymana lub odrzucona.

Oprócz powodu odbiorca może również wskazać, jakiego działania oczekuje od dostawcy:

Gdy odbiorca wysyła Invoice Response, status pojawia się przy odpowiedniej fakturze w Państwa środowisku eConnect. Zmiana statusu jest zwykle komunikowana w ciągu trzech dni od zmiany przez odbiorcę.

Komunikaty statusowe odbierają Państwo automatycznie, pod warunkiem że:

• Państwa organizacja jest zarejestrowana do odbierania Invoice Response przez SMP
• Odbiorca Państwa faktury obsługuje proces Invoice Response

Nie wszyscy odbiorcy obsługują komunikaty statusowe. Jest to funkcjonalność, która jest coraz szerzej adoptowana, ale obecnie nie jest jeszcze powszechna.

Oprócz Invoice Response istnieje również Message Level Status (MLS). Różnica jest istotna:

• Invoice Response (komunikaty statusowe) to komunikat na poziomie biznesowym. Jest wysyłany przez organizację odbierającą (Corner 4) i dotyczy merytorycznego przetwarzania faktury: czy została zatwierdzona, odrzucona, opłacona?
• MLS to komunikat na poziomie transportowym. Jest wysyłany przez odbierający Access Point (Corner 3) i dotyczy technicznego dostarczenia: czy dokument został pomyślnie dostarczony do odbiorcy?

Oba typy komunikatów się uzupełniają. MLS informuje, czy faktura dotarła technicznie, Invoice Response informuje, co odbiorca z nią robi.

Chcą Państwo włączyć komunikaty statusowe dla swojej organizacji? Skontaktuj się z pomocą techniczną, aby uzyskać pomoc przy konfiguracji capability Invoice Response.

• Czym jest Peppol i jak działa sieć?
• Rejestracja w Peppol do wysyłania i odbierania
• E-fakturowanie na świecie: gdzie Peppol jest obowiązkowy?