Faktura hybrydowa łączy dwa światy w jednym pliku: wizualny PDF czytelny dla ludzi oraz maszynowo czytelny załącznik XML, który może być automatycznie przetwarzany. Sprawia to, że formaty hybrydowe są szczególnie odpowiednie na etapie przejściowym do pełnej e-fakturacji, gdy nie wszyscy odbiorcy przetwarzają jeszcze automatycznie.

Faktura hybrydowa jest technicznie dokumentem PDF/A-3. PDF/A-3 to wariant archiwizacyjny PDF, który pozwala na dołączanie dowolnych plików jako załączników. W przypadku faktury hybrydowej tym załącznikiem jest ustrukturyzowany plik XML ze wszystkimi danymi faktury.

Odbiorca może przetwarzać dokument na dwa sposoby:

Wizualnie. Otworzyć PDF i przeczytać, wydrukować lub zarchiwizować fakturę, dokładnie tak jak tradycyjną fakturę PDF.

Automatycznie. Odczytać wbudowany XML i automatycznie przetworzyć go w systemie księgowym lub ERP, bez OCR i ręcznego wprowadzania danych.

To odróżnia formaty hybrydowe zarówno od zwykłego PDF (tylko wizualny, nieustrukturyzowany) jak i od czystego formatu XML takiego jak UBL lub CII (tylko maszynowo czytelny, nie wizualny).

Istnieje kilka hybrydowych formatów faktur, każdy z własnym pochodzeniem i własnymi wyborami technicznymi. Łączy je zasada PDF/A-3; różnią się schematem XML, który jest wbudowany.

Factur-X (Francja) i ZUGFeRD (Niemcy) to dwie nazwy tego samego formatu. Wbudowany XML wykorzystuje schemat CII z UN/CEFACT i jest (od profilu EN 16931 wzwyż) w pełni zgodny z normą europejską. Factur-X przewiduje pięć profili, które różnią się ilością ustrukturyzowanych danych, od minimalnych danych podstawowych po w pełni rozszerzony model.

Factur-X jest dominującym formatem hybrydowym w Europie. We Francji jest jednym z sześciu obowiązkowych formatów w ramach reformy CTC. W Niemczech i Austrii ZUGFeRD jest szeroko zaadoptowany. Format posiada również własny Peppol DocumentTypeId, co umożliwia bezpośrednie wysyłanie przez sieć Peppol.

Więcej informacji: Factur-X / ZUGFeRD: hybrydowy format faktur

ISDOC.PDF to czeska wariant koncepcji hybrydowej. Zamiast CII wykorzystuje krajowy XML ISDOC jako wbudowany załącznik. Format nie jest natywnie zgodny z EN 16931 i nie posiada własnego Peppol DocumentTypeId. Do użytku transgranicznego wymagana jest konwersja do UBL.

ISDOC.PDF jest istotny głównie dla rynku czeskiego i słowackiego, gdzie jest szeroko obsługiwany przez lokalne oprogramowanie księgowe. Na arenie międzynarodowej jest nieznany; partnerzy handlowi spoza tego regionu oczekują UBL lub CII.

Więcej informacji: ISDOC: czeski standard e-fakturowania

Formaty hybrydowe rozwiązują praktyczny problem. Przejście do w pełni ustrukturyzowanej e-fakturacji (czysty XML) odbywa się stopniowo. Nie każdy odbiorca może już przetwarzać XML, ale jednocześnie nadawcy chcą już zautomatyzować swój proces fakturowania.

Faktura hybrydowa oferuje to, co najlepsze z obu światów: nadawca może fakturować w pełni ustrukturyzowany sposób (XML zawiera wszystkie dane), podczas gdy odbiorca może w razie potrzeby po prostu przeczytać fakturę jako PDF. Gdy odbiorca będzie już w stanie przetwarzać automatycznie, dane będą natychmiast dostępne bez zmian po stronie nadawcy.

Wszystkie formaty hybrydowe stosują tę samą budowę techniczną:

┌─────────────────────────────────┐
│  Kontener PDF/A-3               │
│  ┌───────────────────────────┐  │
│  │  Wizualne strony PDF      │  │
│  │  (układ faktury)          │  │
│  └───────────────────────────┘  │
│  ┌───────────────────────────┐  │
│  │  Metadane XMP             │  │
│  │  (opisuje załącznik)      │  │
│  └───────────────────────────┘  │
│  ┌───────────────────────────┐  │
│  │  Wbudowany plik XML       │  │
│  │  (CII, ISDOC, ...)       │  │
│  └───────────────────────────┘  │
└─────────────────────────────────┘

Trzy warstwy to:

1. Kontener PDF/A-3: zewnętrzna powłoka, format archiwizacyjny certyfikowany przez ISO.
2. Metadane XMP: opisują wbudowany załącznik (typ, wersja, poziom zgodności).
3. Załącznik XML: ustrukturyzowany plik faktury w schemacie odpowiedniego formatu.

Formaty hybrydowe wiążą się ze specyficznymi wyzwaniami, które nie występują w przypadku czystych formatów XML.

Spójność PDF a XML. PDF i wbudowany XML muszą zawierać te same informacje. W praktyce mogą wystąpić rozbieżności: kwota w PDF może różnić się od kwoty w XML, na przykład z powodu różnic zaokrągleń lub błędów w generowaniu. Powstaje wówczas pytanie, które źródło jest wiodące. W przetwarzaniu automatycznym jest to zawsze XML; w przypadku sporów wersja PDF może powodować zamieszanie.

Profile i przetwarzalność. W przypadku Factur-X/ZUGFeRD profil określa, ile informacji zawiera XML. Niższe profile (Minimum, Basic WL) zawierają zbyt mało danych do pełnego automatycznego przetwarzania. Odbiorca, który otrzyma tylko profil Minimum, nie może wykorzystać XML do kompletnego zaksięgowania faktury i musi mimo wszystko skonsultować PDF.

Walidacja. Oprócz walidacji schematu XML, w przypadku formatów hybrydowych również struktura PDF/A-3 musi być poprawna. Wbudowanie pliku XML musi być zgodne ze specyfikacją PDF/A-3, w tym z poprawnymi metadanymi XMP i typem relacji (af:relationship). Dodaje to dodatkową warstwę walidacji.

Interoperacyjność formatów krajowych. Formaty takie jak ISDOC.PDF, które wykorzystują własny krajowy schemat XML (zamiast CII lub UBL), nie są bezpośrednio wymienialne z europejskimi partnerami handlowymi. Wymagana jest konwersja, która odbywa się na wbudowanym XML, nie na kontenerze PDF. Po konwersji wynikiem jest zazwyczaj samodzielny plik UBL, przez co charakter hybrydowy zostaje utracony.

Rozmiar pliku. Faktura hybrydowa jest większa niż samodzielny plik XML, ponieważ zawiera zarówno wizualny PDF, jak i XML. Dla pojedynczej faktury jest to pomijalne, ale przy przetwarzaniu wsadowym tysięcy faktur dziennie różnica może stać się istotna.

eConnect obsługuje wszystkie popularne hybrydowe formaty faktur. Otrzymane dokumenty hybrydowe są automatycznie przetwarzane za pomocą wbudowanego XML, niezależnie od tego, czy jest to Factur-X, ZUGFeRD czy ISDOC.PDF. Wizualny PDF jest zachowywany jako załącznik.

PSB może również transformować formaty hybrydowe do Peppol BIS Billing V3 i innych obsługiwanych formatów. W tym przypadku PSB wyodrębnia wbudowany XML, transformuje go do żądanego formatu wyjściowego i kieruje dokument do odbiorcy. Działa to również w drugą stronę: faktura UBL może zostać przekształcona w format hybrydowy, jeśli odbiorca tego oczekuje.

Szczególnie istotne jest to, że PSB API może bezpośrednio odbierać i przetwarzać te formaty. Dostawcy oprogramowania, którzy już fakturują w Factur-X lub ISDOC, mogą wysyłać swoje istniejące dokumenty bezpośrednio do API bez konieczności wcześniejszej konwersji. PSB zarządza transformacją automatycznie. Dzięki temu partnerzy software, na przykład z Czech lub Francji, mogą szczególnie łatwo połączyć się z siecią Peppol za pośrednictwem eConnect.