Een ontvangstplicht lost de factuurstroom niet op zolang leveranciers via post en e-mail blijven aanleveren. De intake blijft versnipperd, het handwerk blijft, en een technische aansluiting alleen haalt die partijen niet over. Voor een overheidsorganisatie met SAP zit het werk dan in begeleiding, niet in nog een koppeling.
Provincie Noord-Brabant wachtte niet af toen het Rijk in 2019 vastlegde dat overheden e-facturen moesten kunnen ontvangen. In 2020 kwam nog maar een handjevol facturen als e-factuur binnen. Per 1 februari 2021 werd e-facturatie verplicht voor alle inkomende facturen. Leveranciers vinden de actuele voorschriften in Factureren aan de overheid.
De provincie zag de ontvangstplicht niet als een minimale compliance-opgave, maar als een kans om het factuurproces echt anders in te richten. De oplossing moest op SAP aansluiten. Grote leveranciers konden vaak relatief snel schakelen. Kleinere lokale ondernemers hadden meer begeleiding nodig.
Er werd niet gekozen voor een zachte stimulans of een lange overgang zonder eindpunt. De provincie besloot niet half te gaan en het proces fundamenteel te standaardiseren, ook al vroeg dat in de eerste fase extra inspanning en ook al kon een verplichting frictie geven bij partijen die al onder druk stonden.
Via een aanbesteding kwam de provincie uit bij eConnect. Samen met partner Avelon werd de keten ingericht zodat e-facturen via Peppol op de juiste plek binnenkwamen en daarna door konden naar SAP. Facturen kwamen centraal binnen, werden in de workflow inhoudelijk gecontroleerd en gingen bij goedkeuring direct door. Bij afkeur kreeg de leverancier een terugmelding met reden, zodat correctie mogelijk was.
De implementatie begon met een proefperiode. Naast e-facturen konden ook PDF- en papieren facturen nog worden verwerkt, zodat het proces in de praktijk getoetst kon worden en interne teams de voordelen zagen. Volgens de provincie leverden centrale intake en geautomatiseerde verwerking in die periode snel tijdwinst op. Na de proef werd de verplichting per 1 februari 2021 beleid voor alle leveranciers.
Het besluit steunde op meerdere interventies tegelijk. Afdelingen met leverancierscontact kregen interne sessies, zodat overal hetzelfde verhaal werd verteld. Leveranciers die in het voorgaande halfjaar hadden gefactureerd, ontvingen een aankondiging. De werkwijze kwam in de algemene voorwaarden en de factuurvoorschriften, aangevuld met een webpagina met stap-voor-stap uitleg, handleidingen en instructievideo's.
Vanuit eConnect was één dag per week beschikbaar, ongeveer 0,2 FTE, voor leveranciersvragen. Eenvoudige vragen gingen direct via telefoon of e-mail. Complexere gevallen kregen een sessie van 1-op-1. Die beschikbaarheid hoorde bij de brieven, de voorwaarden en de video's, zodat uitleg en hulp tegelijk liepen.
Niet elke leverancier had dezelfde start. Organisaties met een bestaand softwarepakket kregen begeleiding om e-facturatie vanuit hun eigen omgeving in te richten. Partijen die weinig facturen per jaar verstuurden en niet over zulke software beschikten, konden het platform van eConnect als praktisch alternatief gebruiken. Zo hoorden zij niet alleen wat er moest gebeuren, maar werden zij ook geholpen om het te regelen.
Binnen drie maanden lag het aandeel boven de 90 procent, terwijl intern op 70 tot 80 procent was gerekend, en de betaaltermijn daalde van 22 naar 8 dagen. Het proces werd beter en veiliger, met minder operationele ruis. Spookfacturen raakten uit beeld doordat de authenticiteit van afzenders beter was geborgd.
"Dat binnen een jaar na onze verplichtstelling meer dan 90% van onze leveranciers een e-factuur zou sturen, hadden we nooit verwacht."
Dirk Booltink, Provincie Noord-Brabant
De provincie benadrukt de verhouding tussen impact en teamgrootte. Een klein intern team droeg het traject, aangevuld met één dag per week vanuit eConnect. Het resultaat kwam sneller dan verwacht, zonder een grootschalig veranderprogramma met extra capaciteit. De provincie beschrijft het als een gerichte aanpak met duidelijke keuzes en discipline in de uitvoering.
Andere decentrale overheden kloppen aan om van de genomen stappen te leren. De adoptie vasthouden is daarbij niet het enige punt. Er blijft een groep leveranciers over die extra hulp nodig heeft, vooral kleinere lokale partijen, en die begeleiding moet voor beide kanten werkbaar blijven terwijl het proces nog in ontwikkeling is.
- Binnen drie maanden na de verplichting van 1 februari 2021 lag het aandeel e-facturen boven de 90 procent, terwijl intern op 70 tot 80 procent was gerekend.
- De betaaltermijn daalde van 22 naar 8 dagen.
- Spookfacturen raakten uit beeld doordat de authenticiteit van afzenders beter was geborgd.
Werk je bij een overheidsorganisatie met SAP en wil je inkomende facturen via Peppol standaardiseren, ook met een klein team? Plan een kennismaking.