Technisch e-facturen kunnen ontvangen is voor veel finance-afdelingen niet het zwaarste deel. De factuurstroom verandert pas als leveranciers anders gaan aanleveren, en tot die tijd blijft het handwerk op de crediteurenadministratie liggen. De ambitie is dan minder uitvoering, meer kwaliteit, en tijd voor advies in plaats van alleen verwerking.
De Kamer van Koophandel zat in die situatie. Als zelfstandig bestuursorgaan ondersteunt KVK ondernemers in groei, innovatie en handel, en Financiële Administratie keek met diezelfde blik naar het eigen proces. Na een aanbesteding koos KVK voor AFAS Software als ERP, met e-facturatie als geïntegreerd onderdeel. De livegang was bewust een groeipad, geen eenmalige technische omschakeling.
De technische basis lag er zodra AFAS was gekozen. Het resultaat hing daarna af van leveranciers, van kleine partijen met beperkt volume tot grote partijen met complexe systemen. De overgang moest zorgvuldig en veilig verlopen, met zo min mogelijk verstoring voor die leveranciers.
Op 1 juli 2019 ontvingen ruim 900 leveranciers een survey. Na het invullen kregen respondenten automatisch een advies op maat over de beste manier om e-facturen te versturen. Zij hoefden niet eerst zelf uit te zoeken welke route bij hen paste. De onboarding werd daarmee praktisch en laagdrempelig.
Niet elke leverancier kon op dezelfde dag live, en dat werd ook niet verwacht. De begeleiding volgde de volwassenheid van de leverancier, met nabelacties, reminders en kennissessies. Die mix hield de activatie aan de gang na de eerste mailing.
KVK keek niet alleen naar aantallen, maar ook naar gedrag. Een leverancier die eerst e-facturen verstuurt en daarna terugvalt op e-mail met PDF, vraagt andere opvolging dan een leverancier die nog niet is gestart. Die signalen werden actief opgepakt, zodat de kwaliteit van de overgang hoog bleef.
Voor finance ging het ook om interne verandering. Minder tijd aan repeterende handelingen was een doel op zich. Het grotere doel was een verschuiving van uitvoerend werk naar werkzaamheden met meer sturings- en advieswaarde. Digitalisering stond al in de KVK-strategie, dus er was interne urgentie en draagvlak.
"Het is niet voor niets dat KVK digitalisering heeft opgenomen in haar strategie. De impact hiervan is groot, ook voor ons als finance afdeling."
Bianca de Graaf, KVK
Na een scan stelde KVK vast welke leveranciers al bekend en geregistreerd waren op Simplerinvoicing/Peppol. Die groep werd gevraagd de eerstvolgende facturen elektronisch aan te leveren. Volgens KVK reageerde vrijwel iedereen in deze groep positief. De campagne begon dus bij partijen die technisch al konden leveren, en pas daarna bij de rest.
Na ruim vier maanden lag de surveyrespons op 30,6%, ondanks de zomervakantie in dezelfde periode. Vervolgacties in de maanden daarna trokken de voortgang verder omhoog. Op 4 december 2019 was 32,6% van de factuurstroom binnen KVK omgezet naar e-facturen. KVK had dat bewust als groeipad ingericht.
De overstap kwam uit verschillende profielen. Een grote uitzendorganisatie ging volledig over op e-facturatie. Een grote office supplier, die eerder via e-mail en zelfs per post factureerde, stapte onder begeleiding over. Een internationale IT-dienstverlener nam vroeg in de campagne zelf contact op om snel aan te sluiten.
Zowel partijen met hoge volumes als leveranciers met beperkte frequentie maakten de overstap. In de survey waardeerden leveranciers snelle betaling met 84%, zekerheid van aflevering met 87% en beveiligde uitwisseling met 73%. De combinatie van techniek, communicatie en opvolging maakte het mogelijk meer e-facturen te ontvangen en de organisatie voor te bereiden op de volgende stap.
De afdeling crediteuren merkte het effect in de verwerking. KVK boekte facturen al binnen 3 dagen in, met een betalingstermijn van 30 dagen. Met verdere digitalisering verwachtte de organisatie extra versnelling door real-time ontvangst en verwerking. Die versnelling stond los van de boektijd van drie dagen die op dat moment al gold.
KVK sprak ook een verwachting uit over het vervolg. Eind 2020 zou 50% van de facturen automatisch ingelezen en ingeboekt worden, waarvan 60% inhuurgerelateerd. Self-billing werd in dat kader als logische vervolgstap genoemd. Die cijfers zijn een uitgesproken verwachting, geen stand van zaken op 4 december 2019.
- Op 4 december 2019 was 32,6% van de factuurstroom een e-factuur.
- Na ruim vier maanden lag de surveyrespons op 30,6%, ondanks de zomervakantie.
- Leveranciers waardeerden snelle betaling met 84%, zekerheid van aflevering met 87% en beveiligde uitwisseling met 73%.
- Facturen werden binnen 3 dagen ingeboekt, met een betalingstermijn van 30 dagen.
Voor instellingen met veel leveranciers, waar e-facturen technisch al ontvangen kunnen worden, zit het werk in de begeleiding van die leveranciers. Wil je die aanpak naast jouw leveranciersbestand leggen? Plan een kennismaking.