Een gemeente moet e-facturen kunnen ontvangen zonder het applicatielandschap op zijn kop te zetten. Sinds 18 april 2019 geldt die plicht voor overheden, terwijl de keten voor financiële verwerking, documentbeheer en archivering er vaak al ligt. In dezelfde periode kan het financiële pakket een upgrade vragen, omdat de bestaande versie aan het einde van de ondersteuning zit. De e-facturatie moet dan meekunnen zonder het team extra te overbelasten.
Bij Gemeente Nijmegen kwam die combinatie samen. De Procurement Service Bus van eConnect is via een API op de eigen Enterprise Service Bus gezet, en binnen twee dagen na de implementatie was de eerste e-factuur binnen. Die loopt daarna via het documentmanagementsysteem Corsa en Invoice Matching naar Unit4 Financials.
Sophie Groenen, Senior Functioneel Beheerder, gaf aan dat meerdere partijen zijn bekeken en dat de selectie tijd kostte. Functionaliteit alleen gaf niet de doorslag. De gemeente wilde geen log systeem met veel overhead, maar een wendbare oplossing die eenvoudig op de eigen ESB aansloot. Snel kunnen schakelen bij issues en een goed werkgevoel in de samenwerking wogen mee.
De timing was gevoelig. In dezelfde periode draaide een intensief traject rond Unit4 Financials, omdat de bestaande versie aan het einde van de ondersteuning zat en een upgrade nodig was. Er liepen al grote technische en functionele veranderingen. De e-facturatie moest daarom implementabel zijn zonder het team extra te overbelasten, en mocht in de praktijk niet zwaar aanvoelen.
Intern werd een projectteam ingericht om de implementatie te begeleiden. Volgens Groenen verliep dat soepel, mede doordat eConnect ervaring had met Unit4 Financials. De technische aansluiting was snel operationeel. Daarmee stond vast dat de gekozen route in de bestaande architectuur werkte.
"Door de ervaring die eConnect heeft met Unit4 Financials ging de implementatie heel soepel. Binnen 2 dagen hadden we onze eerste e-factuur al binnen."
Sophie Groenen, Senior Functioneel Beheerder, Gemeente Nijmegen
E-facturen komen via de PSB binnen op de eigen ESB. Vanuit daar gaan ze naar Corsa, dat er een weergave van maakt voor archivering. Daarna wordt de factuur doorgezet naar Unit4 Financials via Invoice Matching. Die volgorde sluit aan op de bewaarplicht en op processtappen die al in gebruik waren.
Een nieuw eind-tot-eind proces was niet nodig. De gemeente voegde een gestandaardiseerd ontvangstkanaal toe en liet de kernarchitectuur intact. De aansluiting op de eigen ESB hielp om tempo te maken zonder extra complexiteit. De implementatie bleef snel en beheersbaar, zonder grote procesverstoring.
De gemeente communiceerde dat zij op het Peppol-netwerk vindbaar is en e-facturen kan ontvangen. Dat gebeurde via berichtgeving naar leveranciers, informatie op de website en opname in de leveringsvoorwaarden. De toon was informerend en faciliterend. Leveranciers kregen de mogelijkheid om e-facturen te sturen, zonder dat direct een harde verplichting werd opgelegd.
Eerst lag het accent op technische gereedheid en zichtbaarheid, met ruimte om adoptie in een volgende fase te versnellen. Een grootschalige overstap van het leveranciersbestand was in deze fase nog geen doel. Uitgaande e-facturen verstuurt de gemeente nog niet actief, omdat dat via Unit4 Financials op dat moment niet beschikbaar was. Wel ziet zij dat uitgaande e-facturatie voordelen kan opleveren, onder andere doordat spookfacturen en dubbele facturen minder kans krijgen.
Het grootste deel van de inkomende facturen komt nog als PDF binnen, daarnaast een deel per post en een kleiner deel als e-factuur. Het aandeel e-facturen lag op ongeveer 8 tot 10 procent. Jaarlijks gaat het om circa 30.000 tot 35.000 facturen. Vindbaarheid op Peppol ging samen met een lichte toename van ontvangen e-facturen. Dat is een fase in een langere overgang, geen eindstation.
Een gemeente die tegelijk met een grote systeemvernieuwing bezig is, kon e-facturatie toch inrichten omdat de oplossing bij de eigen IT-richting paste. Volledige leverancieradoptie was daar geen voorwaarde voor. De basis is een werkende keten, niet een afgeronde migratie van alle facturen.
- Binnen twee dagen na de implementatie was de eerste e-factuur binnen, met de PSB via een API op de eigen ESB.
- Facturen lopen daarna via Corsa en Invoice Matching naar Unit4 Financials.
- Jaarlijks gaat het om circa 30.000 tot 35.000 facturen; het aandeel e-facturen lag op ongeveer 8 tot 10 procent.
Werk je bij een gemeente met een eigen ESB en Unit4 Financials, en wil je e-facturen ontvangen zonder een extra platformlaag? Plan een kennismaking.