Wat is een e-factuur?

Een e-factuur, ook wel elektronische factuur of e-invoice genoemd, is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens vaste standaarden. Onterecht wordt vaak gedacht dat e-factureren het elektronisch versturen van bijvoorbeeld een factuur in pdf-bestand is. Dit is niet het geval: e-facturatie gaat een stap verder.

De e-factuur wordt opgemaakt in UBL (Universal Business Language) en is gebaseerd op XML. Dit laatste is het meest bekende en meest gebruikte standaard voor het structureren van documenten. Een e-factuur, om die reden ook wel UBL-factuur genoemd, kan direct worden ingelezen door de meeste financiële software. Hier is geen handmatige invoer meer voor vereist. Een e-factuur dient aan dezelfde wettelijke voorwaarden te voldoen als de ‘gewone’ factuur.

Voordelen van e-factureren

Veiligheid

Een e-factuur wordt standaard gecontroleerd op een aantal unieke kenmerken, waaronder IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. Spookfacturen en dubbele facturen worden hierdoor onderschept.

Gemak

E-facturen worden opgemaakt in UBL en kunnen daarom eenvoudig verwerkt worden in boekhoudprogramma’s. Dit betekent ook dat er minder handmatige handelingen vereist zijn.

Snellere verwerking

E-facturen staan bijna direct klaar in het boekhoudprogramma. Daardoor kunnen ze ook sneller geaccordeerd worden door de ontvanger.

Realtime data

Gegevens worden snel uitgewisseld, zodat zowel de ontvanger als de verzender realtime inzicht hebben in hun betalingen. Dit proces wordt niet vertraagd, omdat er nog handmatige handelingen nodig zijn.

Nauwkeurigheid

Omdat een UBL-factuur automatisch wordt ingelezen, is de kans op fouten nihil.

Kostenbesparing

Er hoeven geen facturen met de post meer verstuurd te worden en zo wordt bespaard op print- en portokosten. Bovendien zijn er minder menselijke handelingen nodig.

E-facturen verwerken

Om e-facturen eenvoudig met elkaar te kunnen delen, is een aansluiting op het Simplerinvoicing-netwerk nodig. Dit netwerk bestaat uit software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen eenvoudig en voor iedereen toegankelijk maakt. Door je aan te melden bij eVerbinding kun je gebruikmaken van dit netwerk en kun je eenvoudig e-facturen verwerken. eVerbinding is één van de eerste deelnemers die de Simplerinvoicing-standaard integraal heeft opgenomen. Daarmee is eVerbinding een Simplerinvoicing FULL™ member. Klanten en partners van eVerbinding hebben altijd automatisch toegang tot alle functionaliteiten van Simplerinvoicing FULL.