Skip to main content

Van GWH (Motorrijtuigenbelasting) naar volledige e-facturatie met Van der Velden Rioleringsbeheer

Werkzaam in de publieke sector met een dienstverlening die veelal onzichtbaar, maar toch onmisbaar is, neemt Bjorn Vorstenbosch van Van der Velden Rioleringsbeheer ons mee naar het proces en zijn ervaring met e-facturatie. Waarom dit bij Van der Velden Rioleringsbeheer nog eens extra complex is? Er zijn maar liefst 21 entiteiten. Daarnaast worden er per 1 april dit jaar een aantal finance werkzaamheden vanuit het Shared Service Center Finance (SSCF) gefaciliteerd. Dus niet alleen een proces-, maar ook een ingrijpende organisatieverandering.

Bjorn, die inmiddels ruim 8 jaar werkzaam is bij Van der Velden Rioleringsbeheer en de rol van Medewerker Financiële Administratie Concerndiensten vervult, vertelt dat ze in eerste instantie helemaal niet op zoek waren naar een oplossing voor e-facturatie. Het begon met iets heel anders.

GWH – FASE I

De aanleiding voor de samenwerking vormde het wagenpark, dat uit bijna 400 voertuigen bestaat. ”In 2018 ontvingen wij een brief van de Belastingdienst, waarin werd aangegeven dat zij de aanlevering van specificaties voor de Motorrijtuigenbelasting voor de Groot Wagenpark Houder-regeling (GWH) op Cd-rom niet meer faciliteerden.” geeft Bjorn aan.

Bjorn Vorstenbosch, Medewerker Financiële Administratie Concerndiensten

“We hadden op kantoor nog maar één werkplek waarop we dit uit konden lezen. Dit was dus het moment om iets ander te gaan doen. Het zelf ophalen via Digipoort was verre van ideaal. Via Google kwam ik bij eVerbinding terecht. Zij hadden het benodigde PKI-certificaat en vanaf het eerste moment werkte het goed. De facturen van de Belastingdienst werden eerst handmatig van het eVerbinding Platform gedownload. We zijn met de CLI tool van eVerbinding gaan werken, om facturen in Syntess te ontvangen en verwerken. Het hele proces liep daarna geautomatiseerd en gesmeerd. Ons vraagstuk inzake de Motorrijtuigenbelasting was dus naar tevredenheid opgelost.”

— “Er komen nu nog steeds enkele facturen per maand per post. Niet al onze leveranciers kunnen facturen
al digitaal of elektronisch versturen. Dit kost ons meer tijd dan nodig

E-facturatie – FASE II

Als finance professional belast met concern brede innovaties, was e-facturatie voor Bjorn de logische vervolgstap.

Inkomende facturen – van papier tot PDF
“De meeste facturen kwamen al wel digitaal per mail (PDF) binnen. Deze werden handmatig in ons softwarepakket ingevoerd, waarbij de PDF als bijlage werd toegevoegd en de mutatie inzichtelijk was.” licht Bjorn toe. “Er komen nu nog steeds enkele facturen per maand per post. Niet al onze leveranciers kunnen facturen al digitaal of elektronisch versturen. Dit kost ons meer tijd dan nodig. We werken met alle vestigingen in 1 relatiebestand, waarbij de nieuwe relatie voor al onze vestigingen zichtbaar is. Het invoeren van het KvK nummer is hierbij erg belangrijk. Door de vele handmatige stappen ging dat in het verleden wel eens mis. Zo ontstonden er verschillende relatiecodes voor uiteindelijk dezelfde klant, wat weer invloed had op onze Business Intelligence (BI) waar de rapportages werden gemaakt. Eén van de grote voordelen van e-facturatie is, dat het gaat op basis van een KvK en BTW nummer check. Als je leverancier eenmaal goed staat, dan hoef je er verder niet meer naar te kijken. Naast dat het fouten reduceert is er met ruim 27.000 facturen per jaar een enorme efficiëncyslag gemaakt!”

— “Eén van de grote voordelen van e-facturatie is dat het gaat op basis van een KvK en BTW nummer check.
Als je leverancier eenmaal goed staat, dan hoef je er verder niet meer naar te kijken.

Interne proces
In het voorjaar van 2020 werden op verzoek van Van der Velden Rioleringsbeheer de geautomatiseerde reacties vanaf het Platform op maat gemaakt, door de look & feel van de diverse entiteiten van Van der Velden Rioleringsbeheer toe te passen. Voor leveranciers draagt dit bij aan de herkenbaarheid en maakt het laagdrempelig. Aansluitend werd er officieel met e-factureren (inkomende facturenstroom) gestart.

Doordat e-facturatie concernbreed is opgepakt, waren de communicatielijnen kort. Na het akkoord van directie was Bjorn verantwoordelijk voor de implementatie. “IT heeft het hele technische gedeelte ingeregeld. Wij werken met servers, waardoor onze vestigingen niets hebben gemerkt van de voorbereidingen en zij een seintje van ons kregen toen het gebruiksklaar was.” aldus Bjorn. Op de vraag waar in dit proces tegenaan werd gelopen antwoordt hij, “Dat we met onze financiële software (Syntess Atrium) geen rechtstreekse koppeling konden maken, was een tegenvaller. Het proces ging daardoor niet vlekkeloos en ook niet snel genoeg. eVerbinding heeft dit met hun Platform uitstekend opgelost. Op het moment dat Syntess een rechtstreekse koppeling met Peppol heeft, valt hier dus nog winst te behalen.“

Leveranciersonboarding – FASE III

Zomer 2020 werd gestart met het op de hoogte stellen van de leveranciers, want om e-facturatie tot een succes te maken heb je ook medewerking van je leveranciers nodig.

“Wat mij in praktijk opviel bij de contacten met onze leveranciers is dat zij niet snapten wat het verschil was tussen een digitale en elektronische factuur.” geeft Bjorn aan. “Dat was voor mij een duidelijk signaal, hier hadden we hulp bij nodig. Na intern overleg met onze directie hebben we ervoor gekozen om WeConnect®, de leveranciersonboarding aanpak van eVerbinding, hiervoor in te zetten.”

— “Shell heeft aangegeven dat wij zelfs hun eerste klant zijn die middels de GLN-registratie Peppol facturen ontvangt.
We zijn hun pilot geweest en dat voelde fantastisch!

WeConnect®
Door de vele vestigingen die de afgelopen jaren zelfstandig in het relatiebestand konden werken, bleek het bestand verouderd en incompleet. Naast dubbele organisaties zaten er veel private partijen bij en was het een mix van crediteuren en debiteuren. Uiteindelijk bleek ongeveer 25% van het relatiebestand bruikbaar voor leveranciersonboarding. “Tot nu toe is het een groot succes!” vertelt Bjorn enthousiast. “In april starten we met de tweede fase. We zijn dus op de goede weg.”

Shell als grootste succes
Bjorn is niet te stoppen en laat weten dat de vestigingen er tot op heden erg blij mee zijn. “Neem nou het voorbeeld van Shell. Het grote voordeel is dat de facturen niet individueel meer op het Shell platform gedownload hoeven te worden en aansluitend handmatig ingeboekt moeten worden. Dit scheelt ons zo enorm veel handelingen. Daarnaast werkt het nu ook nog eens heel nauwkeurig en geheel automatisch. Shell heeft toen ook aangegeven dat wij zelfs hun eerste klant zijn die middels de GLN-registratie Peppol facturen ontvangt. We zijn hun pilot geweest en dat voelde fantastisch!”

Invloed COVID-19

Collega Linda Gebben werkt al ruim 12 jaar bij Van der Velden Rioleringsbeheer en geeft aan dat e-facturatie voor hen net op tijd is gestart. “Zo prettig om alles via e-facturatie zo snel en nauwkeurig binnen te krijgen. Door alle richtlijnen rondom COVID-19 ging het thuiswerken ineens erg snel. We hebben een planning voor wie op kantoor aanwezig moet of wil zijn. Het verschil zit hem in onze operationele collega’s (uitvoerende tak) die echt op locatie met het riool bezig zijn en onze collega’s die ondersteunen (administratieve tak). Voor deze laatste groep hebben we alle middelen om thuis te werken, dus dat gaat goed.”

Voortgang digitalisering

“Overigens waren we al redelijk digitaal. Alle monteurs hebben tablets in plaats van papieren werkbonnen, dat was een van de meest omvangrijke interne digitaliseringsslagen die we hebben gedaan.” vertelt Linda als betrokken Projectmedewerker enthousiast. “Elke maand hebben we bij een andere vestiging deze upgrade doorgevoerd, inclusief cursusavonden en een stukje nazorg. In het begin was het heel erg zoeken voor onze collega’s, je moet iets uit handen geven.

“Nu zijn ze lyrisch, fantastisch! Alles loopt door, er zijn geen handmatige handelingen meer met uitzondering van de controles die steekproefsgewijs plaatsvinden. Het werkt heel prettig. Sterker nog, het wordt intern ook verwacht dat we meer gaan digitaliseren en niet alleen vanuit het management. Laatst hoorde ik een collega verbaasd iets zeggen over de verlofaanvragen. Deze konden toch ook gewoon digitaal verstrekt worden en niet op papier?” vult Linda lachend aan.

Shared Service Center Finance

Een grote organisatieverandering is het introduceren van het Shared Service Center Finance. Linda heeft al jarenlang ervaring binnen Van der Velden Rioleringsbeheer als Vestigingsadministrateur en fungeert per 1 april 2021 als Teamleider SSCF.

“Niet alleen een nieuw team, maar ook een compleet nieuwe afdeling. Een echte uitdaging!”  Linda is blij met deze ontwikkeling. “Het SSCF valt onder Concerndiensten en regelt het debiteurenbeheer en de inkoopfacturen. Op de individuele vestigingen blijft een finance professional aanwezig die het facturatiedeel oppakt. Het doel van het SSCF is bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering van het werkproces. Er konden door de vele vestingen op veel verschillende manieren gewerkt worden. We hadden veel vrijheden. Nu zal er door het professionaliseren van het werkproces meer uniformiteit ontstaan en dat is belangrijk. Uniformiteit is uitwisselbaar en leeft niet alleen bij een individuele medewerker.”

Toekomst

Er staat dit jaar nog veel op stapel naast de uitrol van het SSCF. Zoals een vervolgtraining in samenwerking met eVerbinding voor e-facturatie voor het hele SSCF team en het inrichten van de verkoopfactuur stroom (ook via de CLI-tool van eVerbinding vanuit Syntess). Daarnaast ligt er de wens om e-facturatie van de achtergrond ook naar de voorgrond te brengen. Hiermee wordt bedoeld dat het Salesteam ook op de hoogte is en e-facturatie wordt meegenomen in de af te sluiten contracten en voorwaarden. Ook biedt het bestelproces mogelijkheden, denk aan inkooporganisaties en het werken met dagprijzen.

— “De kracht van Van der Velden Rioleringsbeheer mag grotendeels onzichtbaar zijn, feit is dat ons specialisme (even) onmisbaar is. Ons leven zou er zonder een goed werkend riool, heel anders uit zien.

Afsluiting

Op de vraag of ze nog tips hebben voor bedrijven die ook met e-facturatie willen beginnen of in een vergelijkbare fase zitten, hebben ze beiden een reactie.

  • E-facturatie is de investering meer dan waard! Het levert veel meer op, want het scheelt zoveel tijd. We zijn allemaal mensen, dus een tikfoutje is snel gemaakt en wordt door e-facturatie ondervangen. Niet denken dat het geld kost en je het in de tussentijd ook even snel zelf hebt gedaan. Ik kan uit ervaring vertellen dat de voordelen in praktijk toch echt wel zwaarder meetellen. (Linda)
  • Ga in gesprek met je softwareleverancier of zij e-facturatie via Peppol faciliteren en zoek verder als dit niet gelijk mogelijk lijkt te zijn. De Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) heeft een overzicht met integraties en zogeheten Billing Service Providers (BSP) zoals eVerbinding beschikbaar. Het is echt de moeite waard, ook gezien de innovaties die ze blijven doen, denk aan het ondersteunen van e-retour. (Bjorn)

Linda Gebben, Vestigingsadministrateur

Laat een bericht achter