Universiteit Utrecht e-factureert succesvol
Afgelopen periode was eConnect nauw betrokken bij de implementatie van e-facturatie binnen de Universiteit Utrecht. Niet alleen voor inkomende facturen, maar ook voor de uitgaande stroom. Afgelopen juli werd het project met een feestelijke online borrel afgerond, geheel coronaproof. Wat ons betreft tijd om eens met Florence Plomp, projectmanager binnen de Universiteit Utrecht (UU), te praten over de voorbereiding, implementatie en afronding van dit project.
Sinds 2017 is Florence, na een carrière van ruim 20 jaar binnen de bancaire en commerciële sector, werkzaam voor de Universiteit Utrecht. “Ik was op zoek naar een organisatie met meer maatschappelijke betrokkenheid. Ik vind het heel erg leuk om de faculteiten te kunnen helpen.”, vertelt ze enthousiast. Bij de Universiteit Utrecht is ze nauw betrokken bij innovaties op het gebied van processen en systemen. Dat betekent een brede scope, van e-facturatie tot het project waar ze momenteel druk mee is: Online Sales. “Dit is een nieuw project, waarbij we een eigen webwinkel neerzetten. We verkopen hier bijvoorbeeld tickets voor congressen en readers, maar mensen kunnen hier ook een funding-bijdrage doen. Een aantal jaren geleden is dit begonnen als een pilot, maar inmiddels zijn we aan het professionaliseren. Van lay-out en UX tot alle technische processen die nodig zijn om de winkel draaiende te houden.“, legt ze uit.
E-facturatie als ambitieus project
E-facturatie is één van de projecten waar Florence zich de afgelopen periode mee bezig heeft gehouden. Ook de Universiteit Utrecht moest in april 2019 namelijk voldoen aan de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. “Ik ben in december 2018 aangesloten bij het e-facturatieproject, en in april 2019 moesten we live zijn. Het was erg kort dag en we hadden nog geen leverancier. Wat dat betreft een echte uitdaging!” Daarom werden verschillende partijen geselecteerd, waarbij eConnect als beste uit de bus kwam: “Ik vond het heel erg pleiten voor eConnect dat er snel gehandeld werd. Bovendien verliep de communicatie erg prettig. We kregen snel duidelijkheid over de impact van e-facturatie voor onze organisatie en wat de kosten waren. Dit was bij andere partijen wel anders.”
Aangezien er een aantal belangrijke zaken bij dit project speelden, is gekozen voor een opzet van drie fasen. Fase 1 vormt hierbij een puur praktische en tevens tijdelijke toepassing.
Fase 1 - Een snelle oplossing
eConnect en Universiteit Utrecht werkten nauw samen om voor april 2019 aan de verplichting van de overheid te voldoen. Daarom werd in het begin gewerkt aan een kortetermijnoplossing, waarbij de focus lag op het omzetten van e-facturen in een format, zodat deze door het factuursysteem (SAP) van Universiteit Utrecht verwerkt konden worden.
Fase 2 - Focus op uitgaande facturen
Daarna is er meer aandacht voor de uitgaande factuurstroom. “Er is veel handmatig werk nodig om uitgaande facturen te versturen. Via Digipoort moest alles handmatig ingevoerd worden door onze medewerkers.” Als je bedenkt dat er maandelijks heel wat facturen uitgaan, is de wens om dit ook via SAP te kunnen doen logisch.
Fase 3 - Focus op inkomende facturen
In deze laatste fase van het project kwam de focus weer te liggen op de inkomende factuurstroom. “We kregen hierbij veel ondersteuning van eConnect. Wekelijks kwam een van hun medewerkers bij ons op kantoor, zodat we direct met elkaar konden schakelen. Bij het uitbreken van de coronacrisis bleek dat dit een goede basis was voor het online werken. We wisten precies wat we aan elkaar hadden, en dat zorgde voor een vlekkeloos vervolg.”
Dat ons interview via Microsoft Teams plaatsvindt, vindt Florence dan ook geen enkel probleem. Ze is zelfs een groot fan van online werken: “Voorheen was het lastig om een vergaderruimte te reserveren, maar dat is nu geen enkel probleem meer. Plannen met andere projectleden, dat lukt gewoon. Heerlijk!”, vertelt ze enthousiast.
Waar in de eerste fase van het project werd gewerkt met een tussentijdse kortetermijnoplossing, was er nu behoefte aan een duurzame oplossing. “E-mailuitwisseling van e-facturen is op lange termijn niet wenselijk. We willen als organisatie een zo veilig mogelijke koppeling en die hebben we nu door middel van een verbinding tussen onze Enterprise Service Bus (integratieplatform) en de Procurement Service Bus (PSB) van eConnect.”
Om e-facturatie tot een succes te maken, benadrukt Florence dat een goede samenwerking met je leveranciers essentieel is. De financiële afdeling is momenteel druk bezig met het activeren van leveranciers, waarbij de grote verzenders eerst worden benaderd. Dit gebeurt op verschillende manieren, bijvoorbeeld via e-mail, telefoongesprekken of face-to-face. “We ontvangen jaarlijks zo’n 100.000 facturen. Inmiddels wordt het aandeel e-facturen steeds groter.”
In de cloud
Inmiddels is het project e-facturatie succesvol afgesloten binnen de Universiteit Utrecht en dat betekent voor Florence dat ze doorgaat naar een volgend project. Wensen op het gebied van finance zijn er zeker nog. “We werken momenteel binnen Universiteit Utrecht met SAP on premise. In de toekomst willen we waarschijnlijk ook meer in de cloud afhandelen daar waar het kan. Dat is efficiënter en goedkoper op lange termijn. Op dit moment zijn we aan het onderzoeken hoe het administratieve landschap straks optimaal ingericht kan worden”
Tips van Florence
Op de vraag of ze nog tips heeft voor bedrijven die willen starten met e-facturatie, is ze stellig. “E-facturatie biedt veel voordelen en kan ik dan ook iedereen aanraden!” Daarnaast geeft ze nog een aantal praktische tips:
- Zorg dat je stamgegevens goed gevuld zijn
- Lees je in in de diverse bestandsformaten en richtlijnen, zoals de SI2.0 en NLCIUS-standaard
- Begin bij leveranciersactivatie met je grootste klant of leverancier
- Doe een productietest met je leveranciers en debiteuren voordat je overgaat