Succesvolle introductie van e-facturatie bij Stedin: ‘Klein beginnen en gewoon doen!’

Door 12 september 2017augustus 12th, 2020Blog

Netbeheerder Stedin, voornamelijk actief in de Randstad, loopt voorop op het gebied van elektronisch factureren via het open netwerk. Vanwaar die pioniersrol? En, hoe bokste de elektriciteit- en gasdistributeur dit voor elkaar? Projectleider Michel Veeken en facturatie-expert Niels Doms leggen het uit.

Michel Veeken, projectleider multi-channelfacturatie bij netbeheerder Stedin, kan het zich nog goed herinneren: hoe hij, als relatieve nieuwkomer in dit wereldje, met een collega begin 2015 op het Factuurcongres met open mond zat te luisteren naar de inspirerende presentaties van specialisten op het gebied van elektronisch factureren. Een jaar later, april 2016, was hij zelf een van de sprekers.

Dat zegt iets over de acceptatie van e-facturatie via het open netwerk in Nederland, maar misschien nog wel meer over de voortvarende aanpak van Stedin.

Toen dit bedrijf, verantwoordelijk voor het transport van elektriciteit en gas, hoofdzakelijk in de Randstad, begin 2016 met de invoering begon, verstuurde het nog zo’n 90 procent van de facturen per post. Medio 2017 is dit percentage gehalveerd. Nog eens 45 procent van de ruim 40.000 aansluitingen voor grootzakelijke klanten ontvangt de facturen digitaal, als pdf-bestand. De resterende 10 procent krijgt een elektronische factuur.

Dit succes bleef niet onopgemerkt. Op het Factuurcongres 2016, via een webinar, voor gemeenten, in een tijdschrift voor de Rijksoverheid: overal hebben Veeken en Doms, als specialist van de afdeling finance medeverantwoordelijk voor dit project, inmiddels hun verhaal gedaan. Ook steken de andere netbeheerders – Stedin behoort samen met Liander en Enexis tot de grootste drie – regelmatig nieuwsgierig hun neus om de hoek van de deur.

Trots en nog steeds vol enthousiasme vertellen ze over hun aanpak. Hoe ze, met vallen en opstaan, tal van klanten ‘om’ hebben gekregen. En over de voordelen, de uitdagingen en de plannen voor de toekomst.

Te veel omvattend

Veeken en Doms waren bij Stedin niet de eersten die hun tanden in e-facturatie zetten. Ook voor 2015 was er al een initiatief. Factuurverzending, herinneringen, aanmaningen, debiteurensaldi, openstaande facturen: alles zou daarin worden meegenomen. Het initiatief strandde. Enerzijds omdat Stedin zelf intern de organisatie veranderde, anderzijds omdat het project te groot bleek. ‘Er werd van alles aan gekoppeld, het was te veel omvattend,’ vertelt Veeken.

Vanuit het nieuw opgerichte financial shared service center werd de draad weer opgepakt. Veeken en Doms kregen dit project – multi-channelfacturatie geheten – onder hun hoede. Met daarbij een duidelijke boodschap: ga niet direct voor de ultieme oplossing, begin klein en ga eerst met een aantal grote klanten in gesprek. Kijk wat zij willen. Veekens: ‘We zijn van buiten naar binnen gaan werken.’

De behoefte van de klanten liep sterk uiteen. Doms: ‘Sommigen zeiden: “Met een pdf-bestandje zijn we al heel blij.” Dat was voor ons een interessant inzicht. Wel hebben we vaak moeten uitleggen wat het verschil is tussen een digitale en elektronische factuur. Een elektronische factuur is voor ons een UBL/XML-bestand dat je automatisch verstuurt en de ontvanger automatisch, dus zonder handeling, kan verwerken.’

De belangstelling voor elektronisch factureren was beperkt. En klanten die ze wel graag wilden, hadden de nodige eisen. Doms: ‘Sommigen dachten soms onterecht dat wij alleen elektronische facturen konden sturen via hun eigen provider. Anderen wilden precies bepalen wat er op de factuur moest komen te staan. Eisen waaraan Stedin voor alle grootzakelijke klanten afzonderlijk nooit zou kunnen voldoen.

Niels Doms (l) en Michel Veeken (r)

Betere betaalbaarheid

De netbeheerder zette toch door. Door eerst de vele klanten te bedienen die de factuur als pdf wilden, een relatief eenvoudige stap, realiseerde Stedin de eerste winst. Daarbij bleef het niet. Ook het elektronische factureren, de tweede stap, kreeg groen licht. ‘Logisch,’ meent Veeken. ‘De voordelen zijn evident. Je werkt veel duurzamer – we zijn een duurzame organisatie -, hebt minder handlingkosten, een betere borging, meer zicht op de status van de verwerking en de betaalbaarheid neemt toe.’

‘Klopt helemaal,’ vult Doms aan. ‘Klanten betalen op elektronische facturen beter. Om de eenvoudige reden dat ze in het systeem zetten dat de factuur voor de uiterste betaaldatum moet zijn betaald. Bovendien: is er een dispuut, dan kom je eerder tot een vergelijk. Als er iets niet klopt, signaleert de klant het eerder. En – last but not least: de nieuwe aanbestedingswet die bepaalde dat de Rijksoverheid van nieuwe leveranciers per 1 januari dit jaar alleen nog maar e-facturen zou accepteren was een stok achter deur.’

Stedin begon met een bescheiden pilotproject, met slechts tien partners, waaronder een paar klanten, een gemeente (Zoetermeer), een softwarebedrijf, een accountantskantoor en 100 elektronische facturen per maand. Deze facturen bevatten ook alle informatie over verbruik, aansluitwaarden en andere technische data. Deze gegevens staan in de zogeheten Energie eFactuur, de standaard voor elektronisch factureren van partijen in de energiesector voor hun klanten.

Verder stond voor de netbeheerder vast dat de facturen moesten worden verstuurd via Simplerinvoicing, het open e-facturatienetwerk van Europese e-facturatieproviders en financiële softwareleveranciers dat ERP-, accounting- en e-facturatiesoftware met elkaar verbindt.

Als provider koos Stedin voor de relatief kleine eVerbinding. Deze provider, ook wel billing service provider genoemd, stuurt de elektronische factuur van Stedin door naar de klant via het Simplerinvoicing-netwerk of in een aantal gevallen direct naar de op eVerbinding aangesloten boekhoudprogramma’s. Doms: ‘We hebben eVerbinding gekozen omdat zij net als wij geloven in de kracht van het open netwerk. Dat is niet bij alle providers evident.’

Mijlpaal

April 2016 ging de pilot van start. Die duurde tot en met juni, precies drie facturatiecycli. De eerste maand waren er de nodige kinderziektes. Doms: ‘Sommige klanten waren onvoldoende op de hoogte van de mogelijkheden van Simplerinvoicing, anderen bleken niet eens op dit netwerk aangesloten omdat hun provider dit was vergeten.’ Maar er ging ook veel goed.

De ‘landing’ van de eerste e-factuur bij een klant was voor Veeken, Doms en de andere collegae die bij het project betrokken waren een gedenkwaardig moment. ‘Ja hoor, hij staat in het rijtje met e-facturen, kregen we te horen,’ vertelt Veeken. ‘Voor die klant business as usual: één op één versturen veel bedrijven elkaar al jaren elektronische facturen. Maar voor ons was dit een echte mijlpaal.’

De tweede cyclus verliep al een stuk beter. Bij de derde waren de meeste problemen opgelost. Voor het projectteam reden om, in overleg met de accountmanagers, te kijken welke klanten wellicht nog meer in aanmerking zouden komen voor elektronische facturering. Een daarvan was KPN, met enkele duizenden facturen per maand tevens de grootste.

Ook KPN wilde wel. Doms: ‘Ze waren enthousiast, mede omdat de elektronische factuur de administratievoering voor hun goedkoper en efficiënter maakt. Na een pilot van twee maanden zit KPN sinds kort ook op het Simplerinvoicing-netwerk en kan Stedin alle facturen aan het telecom- en ICT-bedrijf elektronisch versturen. KPN gaat nu kijken of de andere energieleveranciers en netbeheerders het telecom- en ICT-bedrijf op dezelfde wijze elektronisch kunnen factureren.

Eenvoudig was het overigens niet om meer klanten te vinden die over wilden, vult Veeken aan. Ook het Rijk en de andere overheden – provincies, gemeenten, waterschappen – stonden niet te trappelen, ondanks het feit dat toen al lang en breed was besloten dat deze partijen in Nederland als katalysator zouden gaan fungeren op het gebied van e-facturatie.

Inmiddels factureert Stedin een kleine 10 procent van alle facturen elektronisch. De beide heren gaan ervan uit dat dit percentage de komende maanden nog verder zal oplopen, mede door de verplichting voor leveranciers van het Rijk om voor alle nieuwe contracten afgesloten na 1 januari 2017 elektronisch te factureren. Veeken: ‘Dat trekt veel organisaties over de streep.’

Om die stroom zelf een extra boost te geven wil Stedin de website zo aanpassen dat klanten via hun portal zelf kunnen overstappen op e-facturatie. Voor een bedrijf met duizenden klanten is dit essentieel. Doms: ‘We willen daar zo weinig mogelijk energie in stoppen. Tijdens de pilot hebben we heel intensief met de deelnemers samengewerkt. Maar het is voor ons onmogelijk om dat met alle klanten te doen.’

Gewoon doen!

Hebben de heren nog tips voor bedrijven en andere organisaties die ook over willen op e-facturatie? ‘Gewoon doen!,’ adviseert Veeken. ‘Dat klinkt nogal makkelijk. Maar wat we daarmee willen zeggen: door alleen de theorie van internet te halen, red je het niet. Pas als je het doet, ga je het echt begrijpen, daar moet je doorheen. Begin klein, dan blijft het overzichtelijk. Wijzelf hechten daarnaast zeer aan een open netwerk. We geloven niet in eindeloze één-op-éénkoppelingen met klanten. Dat maakt het alleen maar onnodig ingewikkeld en duur.’

Wat dat laatste betreft heeft Doms nog wel een verzoek aan het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging Nederlandse Gemeenten, de Unie van Waterschappen en de koepelorganisaties van alle andere lagere overheidsorganisaties: kies, net als het Rijk, voor het Simplerinvoicing-netwerk. Doms: ‘Ik snap dat ze zoiets niet zoals het Rijk kunnen verplichten. Maar de kracht van het open netwerk moet door zoveel mogelijk organisaties en overheidsinstellingen worden gebruikt. Voor een bedrijf als Stedin scheelt dit een slok op een borrel – neem alleen al de vele gemeenten die bij ons klant zijn.’

45 procent van de facturen digitaal, 45 procent op papier, een kleine 10 procent elektronisch: Stedin mag dan in korte tijd flinke slagen hebben gemaakt, voor de netbeheerder valt er nog steeds veel winst te behalen. Komt er een moment waarop het bedrijf al zijn facturen elektronisch kan versturen? ‘Je komt nooit helemaal af van de post en digitaal,’ reageert Veeken. ‘Maar met de verplichting van de Rijksoverheid kan het hard gaan,’ meent Doms. ‘Temeer vanwege de enorme awareness op het gebied van security. In hoeverre wordt nu en in de toekomst een factuur via de email nog als veilig ervaren? Ook in dat opzicht biedt een netwerk als Simplerinvoicing een flinke verbetering.’

Bron: CMweb