Automatische Detectie in het open netwerk - de norm van econnect
econnect detecteert voor iedere factuur die verzonden wordt altijd de meest optimale aflevermethode. Dit is bij voorkeur rechtstreeks in de financiële software van de ontvanger via het econnect netwerk of het netwerk van Peppol/Simplerinvoicing. Wij controleren dus altijd of de ontvanger in het netwerk is geregistreerd. Indien dit zo is, wordt de factuur dus veilig en foutloos afgeleverd op het door de ontvanger geregistreerde e-facturatieadres. Kortom, automatische detectie via het open netwerk.
Automatische detectie - de norm bij eConnect
Automatische detectie is voor eConnect de norm en wordt al sinds 2013 op álle via eConnect verzonden facturen toegepast. Lansigt Accountants en Belastingadviseurs was in 2013 de eerste organisatie die e-facturen met automatische detectie bij ontvangst invoerde en plukt hier nu nog steeds de vruchten van. Zowel Corporate als MKB-ondernemingen hebben in de afgelopen jaren vele facturen met automatische detectie via eConnect verzonden. Wij zijn niet voor niets met 60% factuurvolume op het Peppol/Simplerinvoicing netwerk verreweg de grootste verzender van Nederland over dit open netwerk. Gelukkig vindt onze manier van e-facturen verzenden nu langzaam navolging. Helaas controleert nog niet iedere Billing Service Provider (BSP) of de ontvanger van de factuur bereikbaar is in het open e-facturatienetwerk. De factuur eindigt vervolgens alsnog op de mat of in de mailbox, terwijl deze waarschijnlijk wel degelijk elektronisch afgeleverd had kunnen worden. Dit werkt kostenverhogend, maakt het sturen van spookfacturen mogelijk en de verwerking bij ontvangst inefficiënt. Allemaal zaken die door automatische detectie bij verzenden van e-facturen via Simplerinvoicing verleden tijd zijn.
Het e-facturatienetwerk – voor iedere organisatie
Het beveiligde Peppol/Simplerinvoicing netwerk is beschikbaar voor iedere organisatie in Nederland, van overheidsinstantie tot MBK onderneming. Uitwisseling van elektronische facturen verloopt via de beveiligde netwerken van diverse aangesloten Billing Service Providers (BSP’s). eConnect is één van deze BSP’s én tevens marktleider op het Simplerinvoicing netwerk. De Nederlandse Peppol Autoriteit Stichting Simplerinvoicing ketent alle ‘losse’ netwerken van BSP’s aan elkaar. Daarnaast bewaakt zij de beveiliging en factuurstandaarden, zodat elke organisatie e-facturen uit kan wisselen, ongeacht de gebruikte provider of grootte. Je kunt het vergelijken met de mobiele telefoniebranche: iedereen kan elkaar bereiken op een 06-nummer (registratie-nummer), ongeacht je telefoonprovider of het gebruikte device. De uitwisseling van e-facturen verloopt niet anders. Via aangesloten softwarepakketten (device) kun je facturen versturen naar én ontvangen van andere aangesloten softwarepakketten zonder tussenkomende handmatige handelingen. Dat klinkt niet alleen eenvoudig, maar is het ook!
Even ‘aan’ zetten
Simplerinvoicing is in veel financiële software beschikbaar. In het geval van eConnect is het alleen een kwestie van ‘aan’ zetten. Wij zijn in meer dan 30 veel gebruikte softwarepakketten standaard geïntegreerd. Op basis van een of meer unieke identificatienummers wordt het bedrijf geregistreerd in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK, BTW of IBAN nummer voor bedrijven en het OIN nummer voor overheidsinstellingen. Al deze nummers kunnen worden gebruikt om de ontvanger te bereiken, een soort van telefoonnummer. Bovendien is op deze manier altijd bekend wie de afzender van de factuur is en word je bij een volgende keer automatisch gevonden in het netwerk. Een bijkomend voordeel is dat het verzenden van spookfacturen op dit netwerk niet meer mogelijk is!
Standaard kosteloze registratie
Wanneer je met eConnect aan de slag gaat, zorgen wij er altijd voor dat je als Nederlandse organisatie kosteloos wordt geregistreerd in het Simplerinvoicing / PEPPOL netwerk. Hierdoor ben je voor iedereen bereikbaar die zich in dit netwerk bevindt. Vraag daarom altijd na bij je provider of je geregistreerd kan worden in het PEPPOL netwerk!
Versturen van een e-factuur
Bij het versturen van een e-factuur controleert de BSP de identificatienummers van de ontvanger in het netwerk. Indien alles in orde is, worden de aflevergegevens automatisch opgehaald door de BSP en wordt verbinding gemaakt met de provider van de ontvangende partij. Vervolgens wordt de e-factuur afgeleverd via het e-facturatienetwerk. Je hoeft je geen zorgen te maken of de ontvanger de e-factuur wel daadwerkelijk kan ontvangen, in alle gevallen komt de e-factuur aan.
Ontvangen van een e-factuur
Op het moment dat je e-facturen verstuurt kun je begrijpen dat de leveranciers verwachten dat je als organisatie ook e-facturen kunt ontvangen. De financiële software is er klaar voor en veel leveranciers kunnen e-facturen uitwisselen. Dus vraag actief om een e-factuur. Voor alle niet e-facturen, bijvoorbeeld pdf-facturen, heeft eConnect een oplossing. Deze komen via dezelfde stroom in de administratie terecht. Daarbij controleren we altijd of deze facturen elektronisch kunnen worden aangeleverd. Zo ontvang je steeds meer e-facturen en kun je ‘echt’ automatisch gaan boekhouden.
inVoice of Holland is voor automatische detectie
Wat is inVoice of Holland? De techniek van e-factureren is in heel veel gevallen eenvoudig toepasbaar. Tegelijkertijd wordt er nog onvoldoende van geprofiteerd. Verzenders wachten namelijk op ontvangers en ontvangers op verzenders. inVoice of Holland heeft als doel de impasse tussen verzenders en ontvangers te doorbreken en hiermee de adoptie van e-facturatie te versnellen. Dit doen we door publiek commitment te vragen van toonaangevende organisaties voor het op grote schaal inzetten van e-facturatie met de hoogste kwaliteit en beveiligingsniveau via Simplerinvoicing FULL. Eén van de vier pijlers van inVoice of Holland is Automatische detectie als norm. Als e-facturatie met automatische detectie wordt toegepast, besparen alle betrokken partijen immers kosten en worden de risico’s verminderd.
Als het kan, doe het dan!
Het resultaat is een enorme kostenbesparing en een sterk verbeterde veiligheid van het facturatieproces voor zowel verzender als ontvanger. Het motto is niet voor niets Als het kan, doe het dan!