25% tijdbesparing bij Grando Keukens & Bad door e-facturatie via econnect
Zoveel mogelijk digitaliseren – dat is de wens van Jan-Willem Stulen, Finance Manager bij Grando Keukens & Bad. Dit geldt ook voor de facturenstroom. Samen met Hein van der Sterren, Teamleider Financiële Administratie introduceerden ze dit jaar in samenwerking met eConnect e-facturatie bij hun franchisenemers.
Met 36 vestigingen in Nederland en 9 vestigingen in België is Grando Keukens & Bad een serieuze speler binnen de keuken- en badkamerbranche. Afgelopen jaar zagen ze hun verkopen dan ook flink stijgen, zelfs harder dan de markt. Mede door corona – mensen waren vaker thuis en besteedden hun geld aan klussen in huis. Voor 21 van die vestigingen doet Grando Retail, het hoofdkantoor, de volledige administratie: van aankopen tot energierekeningen. “Je kan ons zien als het administratiekantoor van Grando.”, legt Jan-Willem uit.
E-FACTUREN ONTVANGEN VIA BOEKHOUDPAKKET KOMAS
Grando is altijd op zoek naar mogelijkheden om het nog beter te doen. Vorig jaar kwam daar de wens voor het ontvangen van e-facturen bij. “Dit levert niet alleen flinke tijdswinst op, maar zorgt ook dat facturen veilig en eenvoudig verwerkt kunnen worden.”, legt Jan-Willem uit. eConnect was voor hen een logische keuze, omdat ze een integratie hebben met boekhoudpakket Komas, het boekhoudpakket waar Grando mee werkt. Komas is onderdeel van softwarepakket Simar, waarin o.a. keukens en badkamers kunnen worden uitgetekend.
“Bij Simar gaven ze aan dat we eens met eConnect moesten gaan praten. Zo is het balletje gaan rollen. Toen we eenmaal de knoop hadden doorgehakt, ging het snel!”, vertelt Jan-Willem enthousiast.
Jan-Willem en Hein hebben de franchisenemers van tevoren via e-mail gemeld dat ze vanaf nu graag e-facturen wilden ontvangen. “Voor hen veranderde er niet heel veel. Soms moest alleen het e-mailadres aangepast worden waarnaar de facturen verstuurd werden, zodat deze direct in het eConnect-platform terecht zouden komen.”, licht Hein toe.
EEN UP-TO-DATE KEUKENADMINISTRATIE
Franchise ondernemers zijn overigens niet verplicht om hun administratie door Grando Retail te laten doen. Een groot aantal kiest hier wel voor: “Onze kennis in keukenadministratie is gewoon goed, mede omdat wij er dagelijks mee bezig zijn. Bovendien is de administratie bij ons altijd up-to-date. Eigenlijk werken onze financiële medewerkers voor onze franchisenemers.”. Toch kiezen sommige franchisenemers ervoor om zelf hun administratie te regelen. “Dit komt omdat ze veel waarde hechten aan hun onafhankelijkheid en ze niet alles bij hun franchisegever willen neerleggen.”, legt Jan-Willem uit.
“MAAR LIEFST 25% TIJDBESPARING!”
Ondertussen was Hein op de achtergrond bezig om alles in goede banen te leiden: “Ik heb de hele inrichting gedaan en alle vestigingen overgezet. Hoewel dit tijd kostte, wisten we ook dat dit uiteindelijk een enorme tijdswinst zou opleveren.” Trots vult Jan-Willem aan: “Maar liefst 25% tijdbesparing! Er komen per maand heel wat facturen binnen. De tijd die onze medewerkers voorheen nodig hadden om facturen in de werkvoorraad op de juiste plaats te zetten, worden nu gebruikt voor andere taken.”
Het financiële team bestaat momenteel uit zes mensen. Drie medewerkers houden zich bezig met factuurverwerking, de andere drie met rapportages, zoals jaarrekeningen.
De implementatie zelf ging snel en soepel. “eConnect was en is nog steeds bereikbaar voor al onze vragen en die worden altijd netjes en snel beantwoord.”, legt Hein uit.
Inmiddels werkt Hein meer dan 10 jaar bij Grando en ondersteunt en adviseert ondernemers. Hij vertelt enthousiast: “De ondernemers zijn vooral bezig met ondernemen en verkopen: daar ligt ook hun kracht. Ik word er blij van als ik ze kan helpen, begeleiden en adviseren bij hun financiële vraagstukken.”
Jan-Willem is vanuit de verzekeringsbranche zo’n 5 jaar geleden bij Grando binnengerold. “Ik ben met veel verschillende dingen bezig en juist van die diversiteit word ik blij.”
Over Grando Keukens & Bad
Grando Keukens & Bad werd in 1965 opgericht als Grandorama en werd later hernoemd naar Grando. Grando telt 45 vestigingen, waarvan 36 in Nederland en 9 in België. Sinds 2011 is Grando onderdeel van De Mandemakers Groep.
EEN LAATSTE TIP
Hebben ze nog een laatste tip? “Zorg ervoor dat je je structuur heel goed uitzet en dat je duidelijk hebt wat je wil realiseren.”, zegt Jan-Willem. Hein vult aan: “En kijk ook of je softwarepakket het aankan”.