La piattaforma eConnect è costruita attorno a tre concetti fondamentali: l'ambiente, l'utente e l'organizzazione. Comprendere come interagiscono questi tre elementi consente di utilizzare e configurare la piattaforma in modo efficiente, sia che si lavori come libero professionista, come azienda con più sedi o come commercialista che gestisce i propri clienti.

L'ambiente è lo spazio di lavoro complessivo sulla piattaforma. Quando si crea un account, la piattaforma verifica se esiste già un ambiente per il dominio e-mail utilizzato. Se esiste, il nuovo utente viene aggiunto come ospite a quell'ambiente. Se non esiste ancora un ambiente per quel dominio, ne viene creato uno nuovo. Per i domini generici (come gmail.com o hotmail.com) viene sempre creato un ambiente proprio, poiché l'associazione automatica non è applicabile. Gli amministratori ricevono una notifica per ogni nuovo ospite e possono assegnare i permessi appropriati.

All'interno dell'ambiente si gestiscono le organizzazioni per cui si elaborano le fatture, gli utenti che hanno accesso e il proprio abbonamento.

Ogni ambiente dispone di un proprio saldo (credito transazioni) e opzioni di pagamento, disponibili a partire dall'abbonamento Basic. Il saldo è condiviso tra tutte le organizzazioni all'interno dell'ambiente. Non importa quale organizzazione invii o riceva una fattura: i costi vengono detratti dal credito comune. L'Invoice Portal è gratuito e consente di inviare fatture senza costi, ma non include saldo né opzioni di pagamento.

Un utente è chiunque abbia un proprio account sulla piattaforma. Ogni utente accede con un indirizzo e-mail e una password e ha un ruolo all'interno dell'ambiente: utente base, utente avanzato o amministratore. Il ruolo determina le azioni consentite a livello di ambiente, come invitare altri utenti o creare organizzazioni.

Inoltre, ogni utente ha permessi a livello di singole organizzazioni. È possibile essere membro di una o più organizzazioni. Solo le organizzazioni di cui si è membri sono visibili sulla piattaforma. Se dopo l'accesso non si visualizzano fatture o si vedono schermate vuote, probabilmente non si è ancora stati associati alle organizzazioni corrette. L'amministratore dell'organizzazione gestisce l'accesso dei membri e può risolvere la situazione.

Alla creazione di un ambiente, il primo utente diventa automaticamente amministratore. Tutti gli utenti aggiunti successivamente ricevono per impostazione predefinita il ruolo di utente base. L'amministratore può modificare i ruoli in qualsiasi momento.

Un'organizzazione rappresenta un'azienda, una fondazione o un ente pubblico per cui si inviano o ricevono fatture. Quando si aggiunge un'organizzazione, la piattaforma cerca automaticamente tramite Partita IVA o ragione sociale. Dopo l'attivazione, l'organizzazione viene registrata sulla rete Peppol e si possono elaborare le fatture immediatamente.

È possibile gestire più organizzazioni in un unico ambiente. Questo è utile nel caso di una holding con società controllate o quando, come commercialista, si lavora per più clienti. All'interno di una singola organizzazione si possono gestire anche più amministrazioni o reparti. Ogni organizzazione ha la propria registrazione Peppol, le proprie impostazioni fattura (numerazione, logo, indirizzo e-mail) e i propri membri.

La struttura funziona così: l'ambiente contiene le organizzazioni e gli utenti vengono associati alle organizzazioni. Un utente membro dell'organizzazione A vede tutte le fatture di A. Un utente membro sia di A che di B vede le fatture di entrambe. La piattaforma prevede due livelli di amministratore: l'amministratore dell'ambiente gestisce l'ambiente nel suo complesso, mentre l'amministratore dell'organizzazione gestisce l'accesso dei membri alla propria organizzazione. L'amministratore dell'ambiente non ha automaticamente accesso a tutte le organizzazioni presenti.

Questo modello offre grande flessibilità. Alcune configurazioni comuni:

Un'azienda, un collaboratore: si ha un ambiente con un'organizzazione. Si è amministratore e membro, con accesso completo a tutto.

Un'azienda, più collaboratori: si aggiungono colleghi come utenti. Per ogni collega si stabilisce a quali organizzazioni viene associato e quali permessi riceve. Ogni membro vede tutte le fatture in entrata e in uscita delle organizzazioni a cui è associato.

Holding con società controllate: tutte le organizzazioni si trovano nello stesso ambiente. Per ogni organizzazione si assegnano i collaboratori responsabili. L'amministratore della holding ha la visione completa.

Commercialista con clienti: si ha un proprio ambiente. Tramite il modello di delega si collegano gli ambienti dei clienti al proprio, così da gestire le fatture di tutti i clienti da un'unica postazione.

La piattaforma è disponibile in più lingue. La lingua si può modificare tramite Modifica profilo (in alto a destra nel menu), dove si seleziona la lingua desiderata. Dopo il cambio potrebbe essere necessario un momento prima che tutte le etichette si aggiornino. Ricaricare la pagina se si vede brevemente del testo incomprensibile.

Le fatture vengono tradotte automaticamente in base al codice paese del destinatario. Anche per le traduzioni delle fatture sono disponibili più lingue.

Suggerimento: non è necessario impostare manualmente la lingua della fattura. La piattaforma sceglie automaticamente la lingua corretta in base al paese del destinatario.

Nella Posta in arrivo e nella Posta in uscita, accanto a ogni documento si visualizza un'icona che indica tramite quale canale la fattura è stata ricevuta o inviata. Le quattro icone più comuni:

Queste icone consentono di riconoscere rapidamente come è stato elaborato un documento, senza dover aprire i dettagli della fattura.

Ad ogni accesso la piattaforma mostra un pop-up che chiede se si desidera ricevere fatture elettroniche per ogni organizzazione in cui la ricezione non è ancora attiva. Per impostazione predefinita la ricezione è disattivata.

Attenzione: attivare la ricezione è un servizio a pagamento che richiede saldo precaricato o un abbonamento (Basic o superiore). Verificare di avere credito sufficiente prima di attivare la ricezione.

Cliccare su Attiva per abilitare la ricezione per un'organizzazione. Se non si desidera più visualizzare la domanda, scegliere Disattiva pop-up. L'impostazione della ricezione fatture viene salvata nei dettagli dell'organizzazione, dove la ricezione può essere attivata o disattivata in qualsiasi momento.

Non appena si attiva la ricezione, l'organizzazione viene registrata sulla rete Peppol per la ricezione di documenti. Altre parti potranno quindi inviare fatture elettroniche tramite Peppol.

Suggerimento: non si è certi se la ricezione sia già attiva? Consultare i dettagli della propria organizzazione e verificare l'impostazione della ricezione fatture.

Per saperne di più sui diversi ruoli e permessi, consultare Permessi e ruoli all'interno della piattaforma.