FA_VAT è il formato di e-fattura obbligatorio per il sistema polacco KSeF (Krajowy System e-Faktur). A differenza di formati come NLCIUS o XRechnung, FA_VAT non è una variante della norma europea EN 16931, ma uno schema XML completamente proprio sviluppato dal Ministero delle Finanze polacco.

FA_VAT (Faktura VAT) è la struttura XML che ogni fattura deve avere per essere accettata da KSeF. Lo schema definisce tutti i campi obbligatori e opzionali per le fatture IVA polacche, comprese le fatture correttive e le note di credito/debito.

Il sistema KSeF funziona come modello di pre-clearance: ogni fattura viene prima inviata all'amministrazione fiscale, validata e dotata di un numero di riferimento univoco prima che il destinatario possa ritirarla.

econnect-docid::http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775::Faktura##ksef::3.0

Il processo si svolge in quattro fasi:

1. Il mittente crea una fattura in XML FA_VAT (schema FA(3)).
2. La fattura viene caricata su KSeF.
3. KSeF valida la fattura e assegna un numero di riferimento univoco.
4. Il destinatario ritira la fattura tramite KSeF o tramite il proprio Access Point.

Il numero di riferimento KSeF attesta che la fattura è stata registrata dall'amministrazione fiscale e deve essere conservato nel sistema ERP del mittente.

Nota: esiste una modalità offline per le situazioni in cui KSeF non è temporaneamente disponibile. Le fatture possono essere create offline e devono essere caricate al più tardi il giorno lavorativo successivo.

Per le fatture transfrontaliere (ad es. Paesi Bassi verso Polonia) si utilizza Peppol BIS Billing V3, non FA_VAT.

L'obbligo KSeF si applica per fasi:

Tutti i soggetti passivi IVA in Polonia devono essere in grado di ricevere fatture KSeF dal 1 febbraio 2026.

eConnect supporta completamente FA_VAT. Se si invia una fattura a un destinatario polacco tramite KSeF, la PSB trasforma automaticamente la fattura UBL nel formato FA_VAT XML (schema FA(3)). Se si consegna già in formato FA_VAT, viene inviata direttamente. Dopo la clearance, si riceve il numero di riferimento KSeF tramite il webhook.

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