La Polonia ha creato una piattaforma nazionale di e-fatturazione: il KSeF (Krajowy System e-Faktur). Si tratta di un sistema di clearance in cui le fatture vengono caricate e approvate dall'amministrazione fiscale prima di raggiungere il destinatario. Il sistema � diventato gradualmente obbligatorio e si applica ormai alla maggior parte delle aziende polacche.

L'introduzione avviene in tre fasi:

Tutti i soggetti IVA devono poter ricevere fatture KSeF dal 1 febbraio 2026, indipendentemente da quando sono obbligati a inviare tramite KSeF.

Suggerimento: fino alla fine del 2026 non vengono applicate sanzioni per errori causati dal KSeF. Ci� offre alle aziende il tempo di configurare il sistema senza rischio immediato.

KSeF � un sistema di pre-clearance. Ci� significa che una fattura viene prima caricata sulla piattaforma KSeF, dove l'amministrazione fiscale la verifica e assegna un numero di riferimento KSeF univoco. Solo dopo la fattura � valida e disponibile per il destinatario.

Il processo in fasi:

1. Il mittente crea una fattura nel formato obbligatorio FA_VAT XML (schema FA(3))
2. La fattura viene caricata su KSeF
3. KSeF verifica la fattura e assegna un numero di riferimento
4. Il destinatario recupera la fattura da KSeF o la riceve tramite il suo Access Point

Non sempre � disponibile una connessione internet stabile. Per questo KSeF offre una modalit� Offline24: le fatture possono essere create offline e caricate su KSeF al pi� tardi il giorno lavorativo successivo. Le fatture offline ricevono un PDF UPO con un QR code Offline come prova temporanea.

Oltre a KSeF esiste PEF (Platforma e-Faktur), il percorso Peppol per la fatturazione elettronica in Polonia. Entrambi i sistemi coesistono:

Per le fatture B2B polacche nazionali KSeF � il percorso obbligatorio. Per le fatture transfrontaliere (ad esempio dai Paesi Bassi alla Polonia) si pu� utilizzare Peppol.

KSeF richiede il formato FA_VAT XML (schema FA(3)), specificamente progettato per il sistema polacco. Questo formato supporta allegati e prevede un QR code obbligatorio.

Per la connessione tecnica a KSeF sono necessari dei certificati: due set di file .key e .crt per azienda (uno per l'uso online, uno per l'uso offline), inclusa la crittografia e la gestione multi-organizzazione. Questi certificati vengono rilasciati dall'amministrazione fiscale polacca.

Importante: non inviare mai file di certificato tramite e-mail ordinaria. Outlook blocca i file .key e .crt. Utilizzare un canale sicuro.

eConnect offre un'integrazione KSeF collaudata in produzione, attualmente con due clienti operativi (sia in entrata che in uscita, modalità online e offline comprovate), per i clienti che inviano fatture da o verso la Polonia:

• Onboarding KSeF: eConnect guida il processo di onboarding, inclusa la configurazione dei certificati e della configurazione dell'elaborazione batch.
• Elaborazione batch: per evitare il rate limiting, eConnect elabora le fatture in batch (intervallo configurabile)
• Numero di riferimento KSeF: dopo la clearance, il numero di riferimento KSeF viene restituito al Suo sistema ERP
• Numero NIP: il Suo numero IVA polacco (NIP) viene collegato alla Sua organizzazione nella piattaforma eConnect

Se fattura dai Paesi Bassi a un destinatario polacco, pu� anche utilizzare il percorso Peppol (PEF). eConnect instrada automaticamente in base all'identificativo del destinatario.

Desidera configurare l'integrazione KSeF tramite eConnect? Contatti il nostro team.