I formati di fattura ibridi combinano un PDF visivo con XML leggibile dalla macchina. Come funzionano, quali formati esistono e quali sono le complicazioni?
Una fattura ibrida combina due mondi in un unico file: un PDF visivo leggibile dall'uomo e un allegato XML leggibile dalla macchina che può essere elaborato automaticamente. Questo rende i formati ibridi particolarmente adatti alla fase di transizione verso la fatturazione elettronica completa, in cui non tutti i destinatari elaborano ancora in modo automatizzato.
Una fattura ibrida è tecnicamente un documento PDF/A-3. PDF/A-3 è una variante di archiviazione del PDF che consente di incorporare file arbitrari come allegati. Nel caso di una fattura ibrida, quell'allegato è un file XML strutturato con tutti i dati della fattura.
Il destinatario può elaborare il documento in due modi:
Visivamente. Aprire il PDF e leggere, stampare o archiviare la fattura, esattamente come una tradizionale fattura PDF.
Automaticamente. Leggere l'XML incorporato ed elaborarlo automaticamente nel sistema contabile o ERP, senza OCR o inserimento manuale.
Questo distingue i formati ibridi sia da un normale PDF (solo visivo, non strutturato) sia da un formato puramente XML come UBL o CII (solo leggibile dalla macchina, non visivo).
Esistono diversi formati di fattura ibridi, ciascuno con una propria origine e proprie scelte tecniche. Ciò che hanno in comune è il principio PDF/A-3; ciò in cui differiscono è lo schema XML che viene incorporato.
Factur-X (Francia) e ZUGFeRD (Germania) sono due nomi per lo stesso formato. L'XML incorporato utilizza lo schema CII di UN/CEFACT ed è (dal profilo EN 16931 in poi) completamente conforme alla norma europea. Factur-X prevede cinque profili che variano nella quantità di dati strutturati, dai dati di base minimi fino a un modello completamente esteso.
Factur-X è il formato ibrido dominante in Europa. In Francia è uno dei sei formati obbligatori nell'ambito della riforma CTC. In Germania e Austria ZUGFeRD è ampiamente adottato. Il formato dispone inoltre di un proprio Peppol DocumentTypeId, che consente l'invio diretto tramite la rete Peppol.
Approfondimento: Factur-X / ZUGFeRD: il formato di fattura ibrido
ISDOC.PDF è la variante ceca del concetto ibrido. Invece di CII utilizza l'XML ISDOC nazionale come allegato incorporato. Il formato non è nativamente conforme a EN 16931 e non dispone di un proprio Peppol DocumentTypeId. Per l'utilizzo transfrontaliero è necessaria la conversione a UBL.
ISDOC.PDF è rilevante soprattutto per il mercato ceco e slovacco, dove è ampiamente supportato dai software contabili locali. A livello internazionale è sconosciuto; i partner commerciali al di fuori di questa regione si aspettano UBL o CII.
Approfondimento: ISDOC: lo standard ceco per la fatturazione elettronica
I formati ibridi risolvono un problema pratico. La transizione verso la fatturazione elettronica completamente strutturata (puro XML) avviene gradualmente. Non ogni destinatario è già in grado di elaborare XML, ma allo stesso tempo i mittenti desiderano già automatizzare il proprio processo di fatturazione.
Una fattura ibrida offre il meglio di entrambi i mondi: il mittente può fatturare in modo completamente strutturato (l'XML contiene tutti i dati), mentre il destinatario può comunque leggere la fattura semplicemente come PDF. Non appena il destinatario sarà in grado di elaborare automaticamente, i dati saranno immediatamente disponibili senza modifiche dal lato del mittente.
Tutti i formati ibridi seguono la stessa impostazione tecnica:
┌─────────────────────────────────┐
│ Container PDF/A-3 │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Pagine PDF visive │ │
│ │ (layout fattura) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Metadati XMP │ │
│ │ (descrive l'allegato) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ File XML incorporato │ │
│ │ (CII, ISDOC, ...) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────┘
I tre livelli sono:
I formati ibridi comportano sfide specifiche che non si presentano con i formati XML puri.
Coerenza PDF versus XML. Il PDF e l'XML incorporato devono contenere le stesse informazioni. In pratica possono verificarsi discrepanze: un importo nel PDF può differire dall'importo nell'XML, ad esempio a causa di differenze di arrotondamento o errori nella generazione. La questione è quale fonte sia prevalente. Nell'elaborazione automatizzata è sempre l'XML; in caso di controversie la versione PDF può causare confusione.
Profili e processabilità. Con Factur-X/ZUGFeRD il profilo determina quante informazioni sono contenute nell'XML. I profili inferiori (Minimum, Basic WL) contengono troppo pochi dati per un'elaborazione automatizzata completa. Un destinatario che riceve solo il profilo Minimum non può utilizzare l'XML per registrare completamente la fattura e deve comunque consultare il PDF.
Validazione. Oltre alla validazione dello schema XML, per i formati ibridi anche la struttura PDF/A-3 deve essere corretta. L'incorporamento del file XML deve essere conforme alla specifica PDF/A-3, inclusi metadati XMP corretti e tipo di relazione (af:relationship). Questo aggiunge un ulteriore livello di validazione.
Interoperabilità dei formati nazionali. Formati come ISDOC.PDF che utilizzano un proprio schema XML nazionale (invece di CII o UBL) non sono direttamente scambiabili con i partner commerciali europei. È necessaria la conversione, che avviene sull'XML incorporato, non sul container PDF. Dopo la conversione il risultato è tipicamente un file UBL autonomo, con la conseguente perdita del carattere ibrido.
Dimensione del file. Una fattura ibrida è più grande di un file XML autonomo, poiché contiene sia il PDF visivo sia l'XML. Per una singola fattura questo è trascurabile, ma nell'elaborazione batch di migliaia di fatture al giorno la differenza può diventare rilevante.
eConnect supporta tutti i formati di fattura ibridi comuni. I documenti ibridi ricevuti vengono elaborati automaticamente tramite l'XML incorporato, indipendentemente dal fatto che si tratti di Factur-X, ZUGFeRD o ISDOC.PDF. Il PDF visivo viene conservato come allegato.
La PSB può anche trasformare i formati ibridi in Peppol BIS Billing V3 e altri formati supportati. In questo caso la PSB estrae l'XML incorporato, lo trasforma nel formato di output desiderato e instrada il documento verso il destinatario. Questo funziona anche al contrario: una fattura UBL può essere trasformata in un formato ibrido se il destinatario lo richiede.
Particolarmente interessante è che la PSB API può ricevere ed elaborare direttamente questi formati. I fornitori di software che già fatturano in Factur-X o ISDOC possono inviare i propri documenti esistenti direttamente all'API senza doverli convertire preventivamente. La PSB gestisce la trasformazione automaticamente. Questo rende particolarmente semplice per i partner software, ad esempio in Repubblica Ceca o Francia, connettersi alla rete Peppol tramite eConnect.
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