Tout sur la facturation électronique

Introduction à la facturation électronique

La facturation électronique (e-facturation) est un processus permettant aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures par voie électronique. Ce processus utilise des formats et des technologies standardisés pour améliorer l'efficacité, réduire les coûts et accroître la précision. Les capacités vont jusqu'à permettre, sans intervention humaine, que les factures soient automatiquement comptabilisées d'un système comptable à un autre, créant ainsi une "administration automatique".

Aspects importants de la facturation électronique

1. Efficacité : La facturation électronique réduit le temps nécessaire pour préparer, envoyer et traiter les factures. Elle élimine les étapes manuelles, ce qui conduit à des paiements plus rapides et moins d'erreurs.
2. Réduction des coûts : En utilisant des factures électroniques, les entreprises économisent sur les coûts de papier, d'impression, d'envoi et de stockage.
3. Précision et conformité : La facturation électronique permet de réduire les erreurs grâce à des mécanismes automatisés de validation et de contrôle. Cela aide les entreprises à respecter les exigences légales et les normes comme celles de Peppol.
4. Respect de l'environnement : Réduire l'utilisation du papier et les besoins en transport contribue à la durabilité et à la protection de l'environnement.

Qu'est-ce qu'une e-facture ?

Une e-facture est une facture électronique qui doit répondre aux mêmes exigences qu'une facture papier ou en format PDF, telles que l'indication d'un numéro de facture unique, du numéro de TVA et du numéro de registre de commerce de l'expéditeur. Une e-facture est un fichier technique pouvant être lu par un "robot". Les données d'une e-facture se trouvent toujours à des emplacements fixes avec une codification fixe, ce qui permet un traitement automatique.

Pourquoi utiliser la facturation électronique ?

La facturation électronique est rapide, fiable et sécurisée. Les factures peuvent être échangées directement entre les systèmes ERP, réduisant ainsi le temps de traitement et minimisant les erreurs. L'utilisation d'un réseau sécurisé rend l'échange plus sûr que via e-mail. En outre, la facturation électronique est de plus en plus imposée par les gouvernements dans le cadre d'initiatives telles que VAT in a Digital Age (ViDA), visant à réduire la fraude à la TVA et à moderniser la perception des impôts. Les gouvernements encouragent, et parfois obligent, les entreprises à adopter la facturation électronique car elle offre un système plus efficace et plus transparent pour les administrations fiscales et les entreprises.

Étapes dans l'envoi des e-factures

1. Soumission

• Logiciel de facturation : Les factures sont générées par un logiciel de facturation spécialisé ou dans le système comptable, puis soumises (directement) via l'écosystème du Peppol Access Point ou du fournisseur de services Peppol.
• Portail : Les entreprises peuvent télécharger leurs factures via un portail en ligne proposé par le Peppol Access Point ou le fournisseur de services Peppol. Ce portail offre une interface conviviale pour la saisie et le téléchargement manuel des factures. Pour les nouveaux utilisateurs ou les entreprises avec un petit volume de factures, un prestataire comme eConnect propose la possibilité de créer ces factures via le portail.
• Connexion directe : Les factures peuvent être soumises via une connexion directe. Les systèmes comptables ou de facturation mettent en œuvre une approche « Peppolfirst » (voir explication dans cet article).
• Secure mail : Les factures sont envoyées via des canaux de messagerie sécurisés afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des données pendant leur transmission.

2. Traitement

• Conversion PDF : Les factures au format PDF sont converties en un format standard de facturation électronique.
• Normalisation : Les données des factures sont transformées dans un format uniforme pour permettre un traitement cohérent et précis.
• Enrichissement et validation : Les données sont vérifiées et complétées avec des informations manquantes pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des factures.
• Détection de livraison : Il est vérifié si la facture peut être livrée avec succès au destinataire et dans quel format elle doit être envoyée.
• Traitement financier : La facture est traitée dans la comptabilité.

3. Envoi

• Connexion directe : Les factures sont envoyées directement au destinataire via une connexion électronique sécurisée. Si aucune connexion directe n'est disponible, il est vérifié si le destinataire est accessible via un autre réseau de facturation électronique que Peppol.
• Autres réseaux : Les factures peuvent être envoyées via différents autres réseaux de facturation électronique, en fonction des préférences du destinataire. Si le destinataire n'est pas accessible via un autre réseau de facturation électronique, il est vérifié si le destinataire est connecté à Peppol.
• Peppol : Les factures sont envoyées via le réseau Peppol. Si le destinataire n'a pas été détecté dans les étapes précédentes, la facture est envoyée par e-mail.
• E-mail avec lien de paiement : Les factures sont envoyées avec un lien de paiement par e-mail, permettant au destinataire de payer rapidement et facilement.

PeppolFirst

PeppolFirst est une initiative qui configure les logiciels comptables et les systèmes ERP pour utiliser Peppol comme réseau de facturation électronique par défaut. Cela signifie que lorsqu'un système intègre PeppolFirst, il choisit automatiquement Peppol pour l'envoi et la réception des e-factures, sauf indication contraire de l'utilisateur. Si PeppolFirst est implémenté dans le logiciel comptable, une vérification via une API est effectuée pour vérifier si le destinataire est connecté à Peppol. Si c'est le cas, Peppol est considéré comme le canal de réception préféré.

Comment fonctionne PeppolFirst dans un logiciel comptable ?

Lorsque PeppolFirst est intégré dans un logiciel comptable, le processus se déroule comme suit :

• Configuration et intégration : Peppol est automatiquement défini comme le réseau de facturation électronique par défaut dans le logiciel comptable. Le logiciel est intégré au réseau Peppol, permettant aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des e-factures sans configuration supplémentaire.
• Envoi de factures : Lorsqu'un utilisateur génère une facture, celle-ci est automatiquement formatée selon les normes Peppol. Le logiciel comptable détecte ensuite l'adresse de facturation électronique du destinataire sur le réseau Peppol et envoie la facture automatiquement via Peppol. L'expéditeur reçoit une confirmation d'envoi réussi et peut suivre le statut de la facture dans le réseau Peppol.
• Réception de factures : Les e-factures reçues sont automatiquement téléchargées depuis le réseau Peppol et importées dans le logiciel comptable. Le logiciel valide les données de la facture et effectue des contrôles automatisés. Les factures correctes sont automatiquement comptabilisées dans le système, tandis qu'en cas d'erreur, une notification est envoyée à l'utilisateur pour une action complémentaire.

Avantages des messages de réponse de facture (invoice response messages)

Avec les messages de retour (e-return), aussi appelés invoice response messages (IRM), vous recevez automatiquement des mises à jour de statut pour les e-factures envoyées. Ces messages fournissent des informations sur la localisation et le statut de la facture, permettant de prendre des mesures rapidement en cas de problème.

Les e-retours améliorent la relation avec les clients en créant une boucle de retour structurée. Les fournisseurs peuvent réagir plus rapidement en cas de litige, mettre à jour les flux de trésorerie après approbation ou paiement, et ajuster automatiquement les statuts dans le système ERP, réduisant ainsi les modifications manuelles. C'est un avantage majeur par rapport à l'envoi de factures par e-mail, car il est non seulement important de savoir que votre facture a bien été livrée, mais aussi de recevoir une notification en cas de problème. Par exemple, si le numéro de commande (PO) est incorrect, le destinataire peut renvoyer automatiquement une mise à jour avec une demande de réémission de la facture avec le bon numéro de commande.

Réseau Peppol versus autres réseaux de facturation électronique

Peppol est un réseau ouvert avec des normes de facturation unifiées et divers fournisseurs de services, ce qui facilite l'accès des entreprises et l'utilisation de ses avantages. Peppol est conçu pour permettre l'interopérabilité entre différents réseaux de facturation électronique, garantissant un échange standardisé et simplifié de documents électroniques. D'autres réseaux, comme Coupa, Tungsten et Ariba, sont des réseaux fermés avec leurs propres normes de facturation, ce qui oblige souvent les utilisateurs à se connecter pour envoyer des factures, entraînant plus de travail et des coûts supplémentaires. La transformation d'un format de facture électronique à un autre est généralement confiée à un fournisseur de services Peppol.

Différence entre conversion et transformation

• Conversion : il s'agit par exemple de la conversion d'un fichier PDF en e-facture.
• Transformation : il s'agit de la transformation d'une e-facture d'un format à un autre.

Adoption de la facturation électronique

L'adoption de la facturation électronique est beaucoup plus élevée dans les pays voisins qu'aux Pays-Bas. Le pourcentage d'e-factures n'a pas augmenté de manière significative ces dernières années. L'une des raisons à cela est que le gouvernement subventionne le développement de réseaux alternatifs au lieu de faire un choix clair pour un réseau standard comme Peppol. Cela pousse certains secteurs à concevoir leurs propres normes pour le transport des e-factures, augmentant ainsi la complexité et les coûts pour les fournisseurs de services.