Introduction

Dans cet article, nous explorons le monde des normes de documents électroniques, en mettant un accent particulier sur celles qui ouvrent la voie au traitement automatique, comme dans le cas de la facturation électronique.

PDF et documents électroniques

La différence fondamentale entre un PDF et un document financier électronique réside dans la capacité de traitement des informations. Un PDF agit comme un document papier numérique qui reste visuellement cohérent sur différentes plateformes, mais son contenu n'est pas directement exploitable par les logiciels financiers. En revanche, les documents financiers électroniques, tels que les factures électroniques au format XML, contiennent des données structurées pouvant être automatiquement lues, interprétées et traitées par des systèmes informatiques, permettant ainsi un échange efficace, précis et automatisé d'informations financières entre différentes parties.

Avec une solution de Scan et Reconnaissance as a Service, l'inconvénient des documents PDF peut être en grande partie résolu, mais la qualité et la fiabilité d'un document XML restent toujours supérieures.

Échange électronique

La facturation électronique inclut, en plus des normes documentaires, le processus d'envoi et de réception de factures de manière électronique, permettant ainsi le traitement automatique du document par les systèmes comptables. Combiné à une norme de message XML, ce processus réduit la nécessité de saisie manuelle, diminue les erreurs, accélère les cycles de paiement et contribue à la durabilité en réduisant l'utilisation du papier.

Normes sémantiques : La base de l'échange de données

Les normes sémantiques définissent la signification des données dans un document. Dans le contexte de la facturation électronique, ces normes précisent la signification des champs d'une facture - par exemple, quelles informations doivent être incluses dans une facture et comment ces informations doivent être interprétées - afin d'assurer une compréhension et un traitement uniformes entre différents systèmes.

En attribuant la même signification aux éléments de données, les expéditeurs et les destinataires peuvent interpréter les informations de manière uniforme, quel que soit le système ou la technologie utilisé. Ces normes sont essentielles pour atteindre l'interopérabilité et l'automatisation à grande échelle, ce qui conduit à une précision accrue, à des coûts de traitement réduits et à des délais de paiement plus courts.

Norme européenne EN16931

La norme européenne EN16931 joue un rôle crucial dans l'harmonisation des pratiques de facturation électronique au sein de l'Union européenne. Cette norme définit un modèle de facture "core" qui établit la base des données sémantiques qui doivent être incluses dans une facture électronique. Le modèle vise à établir une compréhension commune et un format pour les informations essentielles devant figurer sur chaque facture, telles que les informations sur le fournisseur, l'acheteur, les détails de la facture, ainsi que la description et les prix des biens ou services fournis.

La norme européenne est intégrée dans la législation et garantit que, notamment, les administrations publiques doivent s'y conformer dans les développements futurs.

PINT : norme sémantique mondiale pour les messages

Le PINT a été développé en tant que norme sémantique visant à simplifier la facturation électronique transfrontalière, même au-delà de l'Europe. PINT est conçu pour prendre en charge la facturation électronique mondiale, avec un cœur de facture encore plus réduit que le modèle européen.

La norme sémantique d'eConnect

Une application pratique d'un modèle sémantique est offerte par eConnect, qui a développé un modèle sémantique unifié basé sur le PINT et la norme européenne. Cela permet de lire une facture de manière conviviale, quelle que soit la nature des types de messages sous-jacents. Cela simplifie la complexité de la matière tout en garantissant l'interopérabilité.

Avantages des normes sémantiques

Uniformité : Une norme sémantique standardisée aide à réduire la complexité et la diversité des formats de facture.

Interopérabilité : Elle facilite le commerce transfrontalier en garantissant la compatibilité entre différents systèmes de facturation électronique.

Conformité : Elle aide les entreprises à respecter les réglementations, car l'utilisation d'un modèle normé est reconnue et souvent exigée par les administrations publiques au sein de l'UE.

Promotion de l'efficacité : Elle contribue à rationaliser les processus de facturation dans le secteur public, entraînant des délais de traitement plus courts et une meilleure efficacité.

Qu'est-ce qu'une Core Invoice Usage Specification (CIUS) ?

Une Core Invoice Usage Specification (CIUS) est une implémentation spécifique qui fournit des instructions et des ajustements détaillés pour l'utilisation de la norme européenne EN16931 pour la facturation électronique. La CIUS définit comment les éléments de base d'une norme sémantique doivent être utilisés ou restreints pour répondre à des exigences spécifiques liées aux affaires, aux secteurs, aux régions ou aux pays. L'objectif d'une CIUS est d'accroître l'interopérabilité tout en garantissant la flexibilité nécessaire pour répondre aux différents besoins et exigences réglementaires.

Un exemple de CIUS est la NLCIUS pour l'application de la norme européenne EN16931 aux Pays-Bas. La BISv3 de Peppol est également une CIUS pour l'utilisation de la norme européenne dans Peppol.

L'utilisation des CIUS et des Extensions pour des implémentations spécifiques

Une CIUS ou une extension permet aux organisations d'adapter et de spécifier les normes générales de facturation électronique pour leur contexte spécifique. Cela peut être nécessaire dans les cas suivants :

Exigences spécifiques à l'industrie : Différents secteurs peuvent avoir des exigences de facturation uniques qui ne sont pas entièrement couvertes par l'ensemble de base des normes sémantiques.

Législation régionale ou nationale : Les lois et réglementations en matière de facturation peuvent varier considérablement d'un pays ou d'une région à l'autre, nécessitant des ajustements pour se conformer à ces exigences spécifiques.

Processus commerciaux spécifiques : Les entreprises peuvent avoir des processus opérationnels uniques nécessitant des éléments de données ou des structures spécifiques dans leurs pratiques de facturation électronique.

Une CIUS rend une norme sémantique plus spécifique, donc plus stricte. En général, des champs optionnels ou des valeurs spécifiques sont requis dans certaines situations où cela est important. Par exemple, aux Pays-Bas, un numéro KvK ou un numéro OIN peut être obligatoire en tant qu'identifiant d'une organisation, tandis que cela ne s'applique pas en dehors des Pays-Bas.

Il est important de faire preuve de retenue lors de l'utilisation de CIUS, car la complexité augmente et l'interopérabilité diminue. De plus, une CIUS entraîne des coûts de maintenance et de mise en œuvre sur le marché.

Une bonne utilisation d'une extension consiste à ajouter des données optionnelles à un document. En rendant les données facultatives, il est possible d'implémenter les avantages de leur utilisation. Par exemple, les relevés de compteur inclus dans l'extension SEEF (énergie). Si vous n'utilisez pas ces relevés, ce n'est pas un problème et la facture peut tout de même être traitée.

Qu'est-ce qu'une syntaxe ?

Alors que les normes sémantiques déterminent le "quoi" des données, les syntaxes se concentrent sur le "comment" - la manière dont les données sont structurées et formatées pour l'échange électronique. Les syntaxes telles que XML (eXtensible Markup Language) ou JSON (JavaScript Object Notation) fournissent un cadre pour coder les documents afin qu'ils puissent être lus et traités par des systèmes informatiques.

Dans le contexte de la facturation électronique, UBL (Universal Business Language) et UN/CEFACT sont deux exemples de syntaxes couramment utilisées pour faciliter l'échange de documents électroniques, y compris les factures. Chaque syntaxe offre un cadre pour coder les informations afin qu'elles puissent être lues et traitées par des systèmes informatiques, garantissant l'interopérabilité entre différentes technologies et plateformes.

Les deux syntaxes peuvent être utilisées pour préparer une facture BISv3 ou NLCIUS.

UBL (Universal Business Language)

UBL a été développé par l'organisation OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) et est spécifiquement conçu pour standardiser l'échange électronique de documents commerciaux tels que les factures, les commandes et les bons de livraison. UBL utilise XML (eXtensible Markup Language) pour définir un ensemble standard de documents commerciaux :

Flexibilité et extensibilité : UBL est conçu pour être facilement adapté et étendu afin de répondre aux besoins commerciaux et aux processus spécifiques sans perdre la compatibilité générale.

Adoption internationale : Il est largement utilisé dans le commerce international et par les administrations publiques, grâce à son adoption et à son soutien au sein du réseau PEPPOL pour les transactions transfrontalières.

UN/CEFACT

UN/CEFACT, développé par la Commission économique des Nations Unies pour l'Europe, vise à améliorer la capacité à faire du commerce électronique et contribue au développement de normes pour l'échange de données électroniques. UN/CEFACT utilise plusieurs formats, y compris XML, mais est également connu pour son travail sur la définition de l'EDIFACT (Échange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport), un format plus ancien mais encore largement utilisé pour l'échange électronique de données :

Large éventailde candidatures : UN/CEFACT ne se concentre pas uniquement sur la facturation, mais propose un cadre complet pour divers aspects du commerce électronique et de l'échange de données.

Accent sur le commerce international : Les normes et recommandations de l'UN/CEFACT sont conçues pour améliorer l'efficacité et l'interopérabilité des processus commerciaux internationaux.

Mappage de syntaxe et artefacts de validation

Dans le domaine de la facturation électronique, le "mappage de syntaxe" et les "artefacts de validation" sont des éléments cruciaux qui assurent un échange de données fluide et précis entre différents systèmes et normes. Voici ce que signifient ces termes et pourquoi ils sont importants.

Mappage de syntaxe

C'est là que la sémantique et la syntaxe se rejoignent. Le mappage de syntaxe associe les éléments d'une norme sémantique (la signification et le contenu des informations) à une syntaxe spécifique (le format et le codage des informations), comme UBL ou UN/CEFACT. Cela permet de définir la facture sémantique (BISv3) indépendamment de la syntaxe (UBL). Ce processus est essentiel lorsque la même information sémantique doit être exprimée dans différents formats techniques, selon les exigences du système destinataire ou du réseau utilisé.

Artefacts de validation

Les artefacts de validation sont des outils ou des fichiers utilisés pour vérifier si un document électronique (tel qu'une facture électronique) respecte une norme ou un ensemble de règles. Ceux-ci peuvent inclure des schémas (XSD), des règles de logique métier (Schematron) ou d'autres spécifications utilisées pour valider la structure, le contenu et la cohérence des données.

Dans le meilleur des cas, les règles de validation sont définies dans la norme sémantique, afin qu'elles puissent être appliquées à différentes syntaxes. Cela signifie que la règle de validation de la NLCIUS est identique sur le fond entre un UBL et un UN/CEFACT, mais les champs XML et les formules pour effectuer cette validation sont différents.

Conclusion : approche intégrée de la facturation électronique

La transformation numérique des processus financiers, et en particulier de la facturation électronique, nécessite une approche structurée et intégrée. La mise en œuvre et le succès de la facturation électronique dépendent d'une compréhension approfondie et d'une utilisation efficace des normes sémantiques, du mappage de syntaxe et des artefacts de validation. Ces trois éléments forment l'épine dorsale d'un système de facturation électronique efficace, fiable et interopérable.

Les normes sémantiques fournissent un langage commun et une compréhension commune, ce qui est essentiel pour l'interprétation correcte des données de facturation entre différentes parties et systèmes. Le mappage de syntaxe permet de traduire ces concepts universels dans différents formats techniques, facilitant ainsi l'échange de données entre divers systèmes comptables et logiciels commerciaux. Enfin, les artefacts de validation garantissent l'intégrité et la conformité des factures électroniques avec les normes et spécifications établies, cruciales pour un traitement automatique et la conformité.

L'application intégrée de ces composants contribue de manière significative au succès de la facturation électronique en :

• Augmentant l'efficacité et l'automatisation, rendant le processus de facturation plus rapide et moins sujet aux erreurs.
• Promouvant l'interopérabilité entre différents systèmes et organisations, essentielle pour le commerce international et les marchés publics électroniques.
• Assurant la conformité avec les réglementations régionales et internationales, ce qui aide à éviter des complications juridiques.

Références

Pour la rédaction de cet article et pour obtenir une compréhension plus approfondie de la matière, les sources et lectures suivantes sont recommandées :

• Commission européenne - Facturation électronique : Fournit des directives complètes et des ressources sur la facturation électronique au sein de l'UE, y compris la norme EN16931.
• PEPPOL : Pour des documents et des guides de mise en œuvre liés au réseau PEPPOL et aux spécifications BIS.
• OASIS UBL et UN/CEFACT : Pour des spécifications techniques et une documentation sur ces syntaxes largement utilisées.
• W3C XML Schema (XSD) : Pour des informations sur les bases des schémas de validation XML.