Processus Procure-to-Pay (P2P)
Le processus Procure-to-Pay (ou également : Purchase to Pay - P2P) est une composante essentielle de l'e-procurement qui englobe toutes les étapes, de l'achat au paiement. Ce processus aide les entreprises à gérer l'ensemble de leur cycle d'achat, de la commande à la facturation.
Étapes du processus P2P
Demande La première étape consiste en une demande interne de biens ou de services par un employé. La demande doit être approuvée par des personnes autorisées avant d'être convertie en bon de commande. Le document de support pour cette étape est le document de demande, qui représente une demande interne de biens ou de services.
Bon de commande Une fois la demande approuvée, un bon de commande est établi et envoyé au fournisseur. Ce document officiel initie l'achat.
Confirmation de commande Le fournisseur confirme la commande avec une confirmation de commande, qui constitue l'accord formel pour la livraison des biens ou services.
Réception des biens/services Lorsque les biens ou services sont livrés, ils sont vérifiés en termes de qualité et de quantité. Le bon de réception documente la réception des biens ou services, et tout écart ou problème est enregistré pour une action ultérieure.
Facturation Le fournisseur envoie une facture qui est vérifiée par rapport au bon de commande et aux informations de réception. Ce processus, appelé correspondance de facture, garantit qu'il n'y a pas de divergences avant que la facture ne soit approuvée pour paiement. Si nécessaire, une note de crédit peut également être envoyée et reçue.
Paiement Une fois la facture approuvée, le paiement est effectué selon les conditions de paiement convenues. Cette étape clôture le processus P2P et est enregistrée dans la comptabilité de l'entreprise, en lettrant la facture ouverte avec le paiement dans le relevé bancaire.
P2P via Peppol
La standardisation et l'échange électronique de documents via des réseaux comme Peppol améliorent la précision, la rapidité et la traçabilité des transactions. Dans le processus P2P, la commande, la facture et la note de crédit peuvent être envoyées via Peppol, et les messages de réponse de facture (Invoice Response Messages) fournissent des mises à jour de statut pour les documents échangés.
Mises à jour de statut (Invoice Response Messages) via Peppol
Peppol offre la possibilité d'envoyer et de recevoir des mises à jour de statut, également appelées Invoice Response Messages. Ces messages couvrent l'ensemble du processus, de la commande au paiement. Les mises à jour de statut fournissent des informations en temps réel sur l'avancement d'une commande, telles que la confirmation de commande, l'expédition, la réception et la facturation. Cela garantit une transparence accrue et permet d'intervenir rapidement en cas de problème, ce qui conduit à un processus d'achat plus efficace et fiable.
