Qu'est-ce que le 3-way matching ?

Le 3-way matching est un mécanisme de contrôle important utilisé par les entreprises pour s'assurer que les paiements aux fournisseurs sont corrects et justifiés. Ce processus consiste à comparer trois documents : le bon de commande, le bon de livraison (ou avis de réception) et la facture. Cela aide à détecter les erreurs et à éviter de payer trop cher ou de payer pour des biens qui n'ont pas été reçus.

Comment fonctionne le 3-way matching ?

Le processus de 3-way matching se déroule en plusieurs étapes :

  1. Bon de commande (Purchase Order - PO) : Ce document est envoyé par votre entreprise au fournisseur et contient des détails sur les biens ou services commandés, y compris les quantités et les prix.
  2. Bon de livraison (Packing Slip ou Delivery Note) : Le fournisseur joint ce document à l'expédition. Il confirme les biens livrés et mentionne les quantités ainsi que l'état des articles. Votre entreprise utilise ce document pour vérifier si tout ce qui a été commandé a effectivement été reçu.
  3. Facture : Le fournisseur envoie une facture à votre entreprise pour les biens ou services livrés. La facture contient les prix et quantités convenus dans le bon de commande.

Processus de comparaison

Dans le processus de 3-way matching, vous comparez ces trois documents pour vous assurer que :

  • Les quantités sur le bon de commande correspondent à celles du bon de livraison et de la facture.
  • Les prix sur le bon de commande correspondent à ceux de la facture.
  • Les biens figurant sur le bon de livraison ont bien été reçus et sont en bon état.

Si toutes les informations correspondent, vous pouvez approuver la facture pour le paiement. En cas de divergences, celles-ci doivent être examinées et résolues avant de procéder au paiement.

Voir cet article pour une nuance sur le 3-way matching.

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