Generación de PDF y opciones de fusión: cuándo eConnect crea un PDF nuevo y cómo se combinan los adjuntos.
Muchos programas de contabilidad solo pueden mostrar un archivo PDF por factura. Por eso eConnect puede generar automáticamente un PDF a partir de los datos de la factura electrónica y fusionar los adjuntos en un solo documento claro.
Cuando recibe una factura electrónica (XML) sin un PDF adjunto, la plataforma puede generar automáticamente un PDF a partir de los datos de la factura en el XML. Así siempre tiene una versión visualmente legible de cada factura, independientemente de cómo se haya enviado.
Hay tres modos, configurables a nivel de cuenta:
La configuración está separada por flujo (entrante y saliente) y la gestiona el soporte de eConnect. Contacte con nosotros si quiere cambiar el modo.
Una opción útil es colocar el PDF generado por eConnect al principio del documento. El usuario ve siempre el mismo diseño estandarizado, independientemente del diseño de la factura original del proveedor. Es especialmente útil para organizaciones que reciben muchas facturas de distintos proveedores y quieren una vista uniforme en su proceso de aprobación.
En facturas que llegan junto con especificaciones, albaranes u otros documentos, puede hacer que todo se fusione en un solo PDF. Esto es esencial para los sistemas ERP que solo pueden procesar un archivo PDF por factura en su flujo de aprobación.
El orden de fusión es:
Como alternativa, puede enviar los adjuntos como archivos separados en lugar de fusionarlos. La elección correcta depende de lo que pueda gestionar su software.
La fusión de PDF es especialmente valiosa en estas situaciones:
Los proveedores también pueden incrustar un PDF en la propia factura UBL (como adjunto base64 en el elemento AdditionalDocumentReference). Es un método admitido por Peppol con el que los proveedores envían en un solo archivo tanto los datos estructurados como el PDF visual. eConnect lo procesa correctamente y pone el PDF incrustado a disposición como adjunto.
Sí. Con la fusión de PDF, todos los adjuntos (especificaciones, albaranes y otros documentos) se combinan automáticamente en un solo archivo PDF. Es especialmente útil para los sistemas ERP que solo pueden procesar un PDF por factura en su flujo de aprobación. Como alternativa, también puede enviar los adjuntos como archivos separados.
Hay tres modos configurables a nivel de cuenta, separados por flujo (entrante y saliente): "Siempre" (en cada factura se genera un PDF nuevo a partir de los datos de la factura electrónica), "Si no está presente" (predeterminado; solo si no se adjuntó un PDF a la factura XML) y "Nunca" (no se genera ningún PDF). La configuración la gestiona el soporte de eConnect.
La generación de PDF y la configuración de fusión las gestiona el soporte de eConnect. Contacte con soporte a través de support.econnect.eu para cambiar el modo o activar la fusión de PDF en su cuenta.
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