El proceso de conversión completo: desde la presentación hasta la entrega, incluidos estados y tiempo de procesamiento.
Cuando envías una factura en PDF o una imagen a eConnect, se convierte en una tarea de conversión. El IDR (Intelligent Document Recogniser) transforma el documento en una e-factura validada. Este artículo explica cómo funciona ese proceso de principio a fin.
Cada PDF o imagen que envías —por correo electrónico, a través de un remitente de confianza o mediante la API— se convierte automáticamente en una tarea de conversión. El sistema determina el mejor método de conversión y comienza a trabajar.
El sistema recibe el documento y lo clasifica mediante la API Detect. ¿Es una factura, un albarán, un recordatorio u otra cosa? Solo los documentos reconocidos como facturas pasan a la conversión. Los demás documentos se añaden automáticamente como adjuntos a la factura.
El IDR analiza el documento con tres capas tecnológicas:
El IDR reconoce los campos clave de la factura: proveedor, comprador, número de factura, fecha, importes, tipo de IVA y datos de pago.
Tras el reconocimiento, se validan todos los campos:
El IDR compara los valores reconocidos con facturas procesadas anteriormente del mismo proveedor. Cuantas más facturas de un proveedor se hayan procesado, mejor será el reconocimiento. El sistema aprende de forma continua.
Si el IDR no está suficientemente seguro del reconocimiento, la tarea de conversión se envía al equipo de Control de calidad de eConnect. Este revisa manualmente los casos dudosos, como un importe difícil de leer o un campo faltante.
Cada corrección del equipo de CC se devuelve como datos de entrenamiento al IDR. Así, un error que ocurre una vez se evita en el futuro.
Tras un reconocimiento y validación exitosos, el documento se convierte en una e-factura estandarizada en formato UBL. Esta e-factura contiene todos los datos estructurados que necesita tu software de contabilidad.
La factura procesada aparece en tu Bandeja de entrada (para facturas de compra) o Bandeja de salida (para facturas de venta). Si has configurado una integración de software, la factura se reenvía automáticamente a tu paquete de contabilidad.
La garantía es del 99 % en 8 horas. En la práctica, el rendimiento medio ronda los 30 minutos. Un documento que pasa a control de calidad puede tardar hasta 24 horas en días laborables.
Puedes seguir el progreso de una tarea de conversión en la plataforma. El período de retención estándar para las tareas de conversión es de 4 meses, tras los cuales se eliminan automáticamente.
A veces un documento no puede procesarse completamente. Esto puede ocurrir porque el archivo es ilegible, faltan datos esenciales o la factura no cumple el estándar requerido. En ese caso, la tarea de conversión se rechaza y recibes una notificación con el motivo.
El IDR utiliza dos cifras clave que siempre se presentan juntas:
Estas dos cifras miden cosas distintas: el 100 % se refiere a la completitud del canal, el 98 % a la corrección del contenido. Siempre se aplican juntas.
La garantía es del 99 % en 8 horas. En la práctica, el rendimiento medio ronda los 30 minutos. Si hace falta control de calidad, puede tardar hasta 24 horas en días laborables.
Con una seguridad insuficiente, la tarea de conversión se envía al equipo de Control de calidad para verificación manual. Cada corrección se devuelve como datos de entrenamiento al sistema, de modo que errores similares se eviten automáticamente en el futuro. También puedes informar de un error al soporte.
Sí, puedes seguir el progreso de cada tarea de conversión en la plataforma eConnect. Por cada documento puedes ver en qué fase se encuentra el procesamiento. El período de retención estándar para las tareas de conversión es de 4 meses, tras los cuales se eliminan automáticamente.
No. Un correo de estado o resumen sobre adjuntos enviados informa del avance del procesamiento. No es una factura electrónica ni un archivo UBL adjunto. La factura electrónica procesada llega a la bandeja de entrada tras la conversión, no al buzón de envío (tampoco en un buzón de prueba, salvo una conexión manual configurada expresamente). Siga el avance en Tareas de conversión en la plataforma. Consulte la factura electrónica solo después de la conversión, en la bandeja de entrada.
Ese nombre es de un miembro del equipo de Quality Control que revisó el documento manualmente (véase el paso 4 anterior). Forma parte del proceso normal de IDR/QC cuando la certeza de reconocimiento es insuficiente y no indica una ruta de cliente distinta.
El campo Propietario no es una asignación personal ni el nombre del revisor de Quality Control de la línea de tiempo (véase la pregunta anterior). Propietario es la propiedad del sistema: por defecto el último administrador de entorno designado. Consulte Permisos y roles para los roles de la plataforma.
¿Tienes preguntas sobre una tarea de conversión específica? Contacta con el soporte.
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