Cómo enviar facturas de compra por correo electrónico a eConnect para su conversión y entrega automáticas.
¿Recibe sus facturas por correo electrónico o correo postal? Al reenviarlas a su dirección de correo electrónico personal de eConnect, se procesan automáticamente y se entregan en su software de contabilidad. No importa si es un PDF, una imagen o un archivo XML, eConnect Scan & Recognise lo procesa todo.
Tan pronto como su organización esté activada en la plataforma, recibirá su propia dirección de correo electrónico para facturas de compra:
<numero-registro-mercantil>@inkoopfacturen.econnect.eu
Esta dirección está disponible de inmediato y no necesita solicitarla ni activarla por separado. Sin embargo, la configuración predeterminada no siempre se ajusta a sus necesidades específicas. Por lo tanto, compruebe siempre que la dirección esté configurada correctamente, o cree una nueva dirección a través del Email Receiver donde puede configurar los ajustes exactamente como desee.
Además de la dirección estándar del registro mercantil, también puede crear una dirección de correo electrónico específica por proveedor a través del Email Receiver. La plataforma genera entonces una dirección única en el dominio trust.econnect.eu con una serie aleatoria de caracteres, por ejemplo:
y49jvmtw@trust.econnect.eu
Por dirección, usted determina qué dominio o dirección de correo electrónico puede enviar, qué tipo de documento se crea y si las facturas XML se reenvían automáticamente. Esto ofrece más control que la dirección estándar del registro mercantil y está disponible a partir del plan Basic.
Consejo: ¿utiliza el PSB (Procurement Service Bus)? Póngase en contacto con Sales para hablar sobre cómo eConnect puede ayudarle a configurar el procesamiento de correo electrónico en el PSB.
Cuando envía un correo electrónico con una factura adjunta a su dirección de facturas de compra, ocurre lo siguiente:
El sistema comprueba cada archivo adjunto y determina automáticamente si se trata de una factura, un albarán, un anexo u otro documento.
Las facturas se convierten en una factura electrónica validada. Las facturas en PDF pasan por el IDR (Intelligent Document Recogniser) para el reconocimiento OCR. Las facturas XML se validan directamente.
Otros documentos en el mismo correo electrónico (especificaciones, albaranes) se adjuntan automáticamente a la factura.
La factura procesada aparece en su bandeja de entrada y se reenvía automáticamente a su software de contabilidad vinculado.
La mayoría de las facturas se procesan en pocos minutos. Más información sobre los tiempos de procesamiento.
eConnect procesa PDF, facturas XML (todos los formatos de factura electrónica), imágenes (JPEG, PNG, BMP) y formatos híbridos como ZUGFeRD/Factur-X. Un correo electrónico puede tener un máximo de 35 MB con un máximo de 50 archivos adjuntos. Un adjunto de menos de 10 KB se ignora. Envíe siempre una factura por archivo.
Lea los requisitos para el envío de facturas para conocer todos los formatos, límites y aspectos a tener en cuenta.
También puede reenviar correos electrónicos con facturas desde su propio buzón. Tenga en cuenta lo siguiente:
everbinding.nl y econnect.eu del reenvío automático para evitar bucles.Si algo sale mal al enviar, recibirá un mensaje de error por correo electrónico a la dirección desde la que envió la factura. Las causas más comunes son un archivo demasiado grande, un PDF ilegible o un archivo XML que no cumple con el estándar requerido.
Sí, puede adjuntar varias facturas en un solo correo electrónico, hasta un máximo de 50 archivos adjuntos y 35 MB en total. Sin embargo, cada factura debe estar en un archivo separado. Un PDF con varias facturas será rechazado.
Si el IDR no puede procesar el documento, recibirá un mensaje de error por correo electrónico a la dirección desde la que envió la factura. En la mayoría de los casos puede resolver el problema usted mismo, por ejemplo enviando una versión más legible o utilizando el formato de archivo correcto.
El tiempo medio de cálculo sin intervención humana está entre 5 y 30 segundos por documento. El tiempo medio de extremo a extremo, incluida la cola, es de unos 3,5 minutos. La norma SLA es el 99 % en 8 horas. Si el documento pasa a revisión manual, puede tardar hasta 24 horas en días laborables.
¿Quiere que sus proveedores envíen sus facturas directamente a esta dirección? Configure un remitente de confianza para mayor seguridad.
Envíe su primera factura